Как надлежаще заверить копию

Как заверить «надлежащим образом» копии документов, предоставленных в Арбитражный суд физическим лицом?

Копии документов, предоставленных физическим лицом в Арбитражный суд должны быть заверены «надлежащим образом». Как заверить «надлежащим образом» копии документов не нотариально?

Ответы юристов (9)

На документе в свободном от записи месте пишете «копия верна» свою фамилию, Инициалы, дату и подпись. (Если выступаете по доверенности, её прикладываете)

Уточнение клиента

Здравствуйте, Анастасия! Большое спасибо за ответ. Вы мне очень помогли. С уважением. Людмила

30 Июля 2016, 21:38

Уточнение клиента

Здравствуйте, Анастасия! Прошу прощения, а по-поводу подлинников ничего указывать не нужно (находятся у меня , могу предоставить по требованию суда)? Спасибо.

30 Июля 2016, 21:57

Есть вопрос к юристу?

если Вы — генеральный директор, то кроме вышеуказанного пишете, что Вы генеральный директор

Ген. директор Иванов И.И.

подлинники лучше на заседание брать с собой в любом случае ( на первое заседание лучше принести все документы, копии которых есть в деле)

Уточнение клиента

Понятно. Спасибо. А когда я заверяю «надлежащим образом» и пишу «копия верна» не нужно указать еще, что подлинники находятся у меня, могу предоставить по требованию суда?

30 Июля 2016, 22:32

нет, это указывать не нужно.

Просто имейте при себе, что бы при требовании суда могли дать на обозрение.

Уточнение клиента

Анастасия, большое спасибо за ответ, извините за дилетантские вопросы.

30 Июля 2016, 23:14

Пожалуйста, удачи в суде!

Да, в исковом стоит указать, что подаются копии, но по требованию суда будут представлены оригиналы. Это стандартная фраза в исковых.

Уточнение клиента

Здравствуйте, Дарья! Мне нужно заверить «надлежащим образом» не исковое заявление, а копии документов, поданных в Арбитражный суд, т.к. определением суда мои «Возражения» оставлены без рассмотрения до устранения указанных недостатков. Поэтому, важно, чтобы я заверила документы правильно, указать именно то, что требуется иначе их просто вернут.

31 Июля 2016, 12:29

Здравствуйте, Дарья! Мне нужно заверить «надлежащим образом» не исковое заявление, а копии документов, поданных в Арбитражный суд, т.к. определением суда мои «Возражения» оставлены без рассмотрения до устранения указанных недостатков. Поэтому, важно, чтобы я заверила документы правильно, указать именно то, что требуется иначе их просто вернут.

В данном случае это указывается в отзыве, в любом случае Вы будете делать сопровождающий документ, где и можно указать, что подлинники будут представлены по требованию суда.

Уточнение клиента

Добрый вечер, Дарья! Большое спасибо за ответ. Сопровождающий документ, вероятно, заявление или ходатайство? А что значит «отзыв»? Если можно, поясните,пожалуйста,И еще, если можно, определением суда дело оставили без движения, т. к.нарушена ч.8 ст.75 АПК РФ (копии документов не заверены надлежащим образом). Могу ли я, исполняя требование суда предоставить не надлежащим образом заверенные копии документов, а подлинники ( с голубыми печатями) , будет ли это Арбитражным судом признано исполнением определения?

02 Августа 2016, 22:16

Отзыв на исковое заявление — это Ваша позиция по дела (согласны или не согласны с иском и обоснование)

Можете предоставить оригиналы, но потом будет достаточно проблемно и долго их забрать обратно, лучше заверьте копии.

Уточнение клиента

Добрый вечер, Анастасия! Большое спасибо за Ваш ответ и совет, помогли во всем разобраться.

03 Августа 2016, 00:31

если будут вопросы — пишите

Уточнение клиента

Спасибо Вам, Анастасия, огромное, очень помогли Ваши профессиональные и доброжелательные ответы, С уважением.

03 Августа 2016, 00:40

Ищете ответ?
Спросить юриста проще!

Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее, чем искать решение.

Как заверять копии документов в арбитражный суд

Пунктом 8 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (далее-Кодекс) определено, что «письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии».

Правильное заверение копий документов имеет важное значение в судопроизводстве

Невыполнение данного требования при представлении в суд копий документов означает, что в деле отсутствуют надлежащие доказательства. Отсутствие заверенных копий, на которые суд ссылается в обоснование принятого судебного акта, может послужить основанием для его отмены.

Какой же способ заверения копий письменных доказательств является надлежащим?

К надлежащим способам заверения копий письменных доказательств в целях определения их допустимости относятся как нотариальное заверение, так и удостоверение в порядке, предусмотренном Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 года № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (в ред. Федерального закона от 08.12.2003) с учетом ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации», утверждённого Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 года № 65-ст.

Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

На копии документа должна проставляться заверительная надпись следующего вида:

«Копия верна, подлинник находится в организации.

Должность (подпись, заверяемая печатью) Фамилия И.О.

Для физических лиц и индивидуальных предпринимателей печать не требуется. Если документы содержат более одного листа, все листы копий должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены подписью и печатью.

Заверение фотографий

• Заверение фотографий осуществляется путем проставления автографа с расшифровкой и даты.
• В случае сомнения, суд вправе назначить экспертизу фото.
• Чтобы не было проблем, делайте цветное фото с понятным изображением.

Почему в арбитраж направляются и прикладываются копии к иску, а не оригиналы

Весь правильным считается отправлять прикладывая к иску оригиналу документов, но представь на минутку, что будет с вами, если документы пропадут, при этом не важно будет как вы их сдавали, почтой или лично в суд.

Для ваших оппонентов это будет шанс и суд их поддержит.

В дальнейшем суде вы сможете представить оригиналы на обозрение суда.

Позиция судов по правильному заверению копий документов

Данная позиция подтверждается Постановлением ФАС ВСО от 24.11.2005 года № А33-10760/2005-Ф02-5777/05-С2, Постановлением ФАС СКО от 31.10.2005 года № Ф08-4851/05-2011А, Определением ФАС СЗО от 27.10.2005 года № А56-45216/04, Постановлением ФАС МО от 06.10.2005 года № КА-А41/9743-05, Постановлением Президиума ВАС РФ от 21.01.2003 года № 6163/02.

Как следует из п. 3.1.25 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст заверенной копией документа является копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Арбитражный суд Республики Бурятия

Отделение – НБ Республика Бурятия

УФК по РБ (МРИ ФНС России №2 по Республики Бурятия)

Порядок заверения копий документов

Правильное заверение копий документов имеет важное значение в судопроизводстве. Пунктом 8 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (далее-Кодекс) определено, что «письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии». Невыполнение данного требования при представлении в суд копий документов означает, что в деле отсутствуют надлежащие доказательства. Отсутствие в деле надлежащим образом заверенных копий, на которые суд ссылается в обоснование принятого судебного акта, может послужить основанием для его отмены.

Данная позиция подтверждается Постановлением ФАС ВСО от 24.11.2005 № А33-10760/2005-Ф02-5777/05-С2, Постановлением ФАС СКО от 31.10.2005 № Ф08-4851/05-2011А, Определением ФАС СЗО от 27.10.2005 № А56-45216/04, Постановлением ФАС МО от 06.10.2005 № КА-А41/9743-05, Постановлением Президиума ВАС РФ от 21.01.2003 № 6163/02.

Как следует из п. 3.1.25 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст заверенной копией документа является копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Согласно действующему Указу Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ) верность копии документа должна быть засвидетельствована подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью (за исключением случаев, когда определенный документ требует нотариального заверения).

В абз. 4 п. 1 Указа N 9779-Х установлено, что на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Из вышесказанного следует, что право заверять копии документов имеет руководитель или уполномоченное им должностное лицо.

ГОСТ Р 6.30-2003 определяет, как именно должна выглядеть заверительная надпись.

В соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

• ниже реквизита «подпись» проставляется надпись «Верно»;
• далее указывается должность лица, заверившего копию;
• проставляется его личная подпись;
• делается расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
• указывается дата заверения;
• проставляется печать.

В отношении заверения копии печатью необходимо иметь в виду, что предусмотренное в п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 положение о том, что допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации, не означает, что заверение копии печатью проводится или не проводится по усмотрению организации.

В данном случае имеется в виду, что организация по своему усмотрению определяет вид печати, используемой для заверения (печать организации, используемая для скрепления подписей руководителя организации, печать канцелярии, печать филиала и т.д.), что целесообразно указать в приказе или положении о документообороте организации.

«Надлежащим образом заверенной копией» может быть признана либо нотариально заверенная копия документа, осуществленная нотариусом в соответствии с требованиями статей 48, 77, 79 «Основ законодательства РФ о нотариате», либо копия документа, заверенная юридическим лицом с соблюдением требований вышеназванных ГОСТов.

К «надлежащим образом заверенной копии» можно отнести копии, заверенные судами при возвращении подлинных документов из материалов дела (п. 10 ст. 75 АПК РФ и ст. 72 ГПК РФ), а также должностными лицами налоговых органов при изъятии документов при производстве выемки (п. 8 ст. 94 НК РФ).

Поскольку иного порядка, в том числе и ГОСТами не установлено, то письменные доказательства, представляемые в арбитражный суд индивидуальными предпринимателями и физическими лицами, должны быть удостоверены в таком же порядке, что и документы организации.

Если документы содержат более одного листа, все листы копий должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены подписью и печатью.

НАДЛЕЖАЩЕЕ ЗАВЕРЕНИЕ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ

В современном деловом обороте допускается использование вместо подлинников документов их надлежащим образом заверенных копий. Так, к примеру, в процессуальном законодательстве РФ предусмотрено, что письменные доказательства представляются в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии (ч. 2 ст. 71 ГПК РФ, ч. 8 ст. 75 АПК РФ, ч. 2 ст. 70 КАС РФ). Требование о необходимости представления надлежащим образом заверенных копий документов содержат многие нормативные правовые акты. Например, такое требование можно найти в ст. 161 Кодекса внутреннего водного транспорта РФ, п. 4 ст. 226.1 НК РФ, ст. 84.1 Трудового кодекса РФ.

Что следует понимать под «надлежащим образом заверенной копией документа»?

Общие правила

В соответствии с пп. 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст, под заверенной копией документа понимается такая копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

В ГОСТе Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации», утв. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст, предусмотрены порядок и форма заверения копий различных видов документов. В п. 3.26 указано, что при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Если копия документа не заверена в соответствии с приведенными требованиями, она считается ненадлежащей (Постановление ФАС Поволжского округа от 07.07.2011 по делу N А57-9000/2010). Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Копии документов, не заверенные надлежащим образом, а также документы, не содержащие обязательных реквизитов, суды не принимают в качестве доказательств. Это можно увидеть из следующих показательных примеров из судебной практики:

— Простая копия доверенности представителя, подписавшего исковое заявление от имени организации, послужила основанием для его оставления без рассмотрения. Суд посчитал, что (про недопустимое доказательство в данном судебном акте ничего не сказано!) полномочия представителя не были подтверждены (Апелляционное определение Нижегородского областного суда от 28.06.2016 по делу N 33-7798/2016);

— Поскольку приложенная к жалобе на бездействие судебного пристава копия доверенности не была надлежащим образом заверена, вышестоящий орган ФССП РФ правомерно отказал в рассмотрении поданной жалобы (Определение Пермского краевого суда от 18.07.2011 по делу N 33-7178).

Порядок заверения копий

С одной стороны, приведенные нормативные документы носят рекомендательный характер, и формально не обязательны к применению. В судебной практике есть примеры случаев, когда суды считали несоблюдение порядка заверения копий документов несущественным и не лишали владельцев таких копий полагающегося им объема прав и гарантий. К примеру, получение налогоплательщиком от своего контрагента копий документов, заверенных с нарушением рекомендованного порядка, без указания того или иного реквизита, не означает его недобросовестность и не лишает права на получение причитающейся ему налоговой выгоды (Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 14.09.2015 N Ф06-27279/2015).

Однако лучше не рисковать и настаивать в таких случаях на получении надлежащим образом заверенных копий документов, тем более что сам по себе порядок не вызывает никаких сложностей. Отметим также, что если законом или нормативным правовым актом никаких иных специальных требований к порядку заверения документов не предусмотрено, то использование приведенного порядка признается достаточным.

К такому выводу пришел суд, признав незаконным постановление судебного пристава об отказе в возбуждении исполнительного производства по мотиву того, что к заявлению взыскателя была приложена ненадлежащим образом заверенная копия доверенности. По мнению суда, нормы Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» не предусматривают каких-либо специальных правил относительно порядка заверения доверенности, прилагаемой к заявлению взыскателя, в связи с чем оснований для отказа в возбуждении исполнительного производства не было. Представленная копия доверенности была оформлена надлежащим образом: она была выполнена на бланке компании-взыскателя, заверена печатью и подписью уполномоченного лица. Отметка о заверении копии проставлена в нижнем правом углу первой страницы доверенности (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 06.03.2015 N Ф07-1185/2014).

В действующем законодательстве можно встретить и другие дополнительные требования к порядку заверения копий документов. Так, в абз. 4 п. 1 Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» установлено, что верность документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации. Эту отметку, как правило, никто не проставляет, чтобы не «утяжелять» удостоверительную надпись, тем более что суды не настаивают на обязательном соблюдении такого требования, ограничиваясь только требованием о проставлении тех обязательных реквизитов, которые приведены выше.

Про оригиналы нельзя забывать

При предъявлении заверенных копий документов следует учитывать, что у суда может возникнуть желание проверить наличие подлинников, с которых были сняты копии. Заверение соответствия копии документа подлиннику возможно лишь в случае, если лицо, заверяющее правильность копии документа, располагает подлинником документа. Установленные реквизиты заверительной надписи (должность лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения) о соответствии копии документа его подлиннику имеют целью предотвращение неправомерного заверения копий документов лицами, у которых подлинники таких документов отсутствуют.

В соответствии с ч. 6 ст. 71 АПК РФ арбитражный суд не может считать доказанным факт, подтверждаемый только копией документа или иного письменного доказательства, если утрачен или не передан в суд оригинал документа, а копии этого документа, представленные лицами, участвующими в деле, не тождественны между собой и невозможно установить подлинное содержание первоисточника с помощью других доказательств.

Так, при рассмотрении одного дела суд установил, что лицо, заверившее документ, не имеет никакого отношения к организации, от имени которой оно заверяло копию. Поскольку в материалы дела не было представлено доказательств в подтверждение того, имело ли оно право заверять документы и располагало ли подлинниками, суд признал заверенные им копии недопустимыми доказательствами (Постановление ФАС Московского округа от 11.01.2012 по делу N А40-26778/11-5-185).

Если речь идет о деле о банкротстве, в рамках которого кредитор пытается включить свои требования к должнику в реестр, он обязан предъявить оригиналы документов, подтверждающие его требования. Такая необходимость связана с тем, что с целью защиты конкурсной массы от недобросовестных кредиторов суд обязан установить действительность таких требований и отсутствие признаков злоупотребления правом со стороны заявителей.

Так, в одном деле суд усомнился в представленных компанией документах в подтверждение ее вексельных требований. Копии документов, представленные в материалы дела, были заверены самой компанией, хотя она не имеет отношения к их составлению и оригиналами не располагала. Представитель компании пояснил, что документы получил из материалов дела в ходе ознакомления с ними, однако данный довод не был проверен нижестоящими судебными инстанциями, поэтому суд округа направил дело на новое рассмотрение (Постановление ФАС Московского округа от 26.06.2014 N Ф05-6271/2014).

Кто вправе заверять копии?

Таким образом, надлежащим образом заверенной копией документа является такая копия, которая полностью соответствует оригиналу, и верность копии свидетельствует уполномоченное лицо. Верность копий подлинникам документов может свидетельствовать руководитель организации, который от ее имени действует без доверенности, а также иное лицо, которому такое право предоставлено по доверенности или локальным актом организации.

Так, в одном деле суд пришел к выводу о том, что копия доверенности на представление интересов лица на подачу жалобы в таможенные органы может быть заверена лицом, которому она была выдана, вследствие чего является незаконным отказ в принятии жалобы на бездействие таможенного поста со ссылкой на то, что доверенность не соответствует требованиям надлежащего заверения. Заверение копии доверенности специалистом соответствовало приказу генерального директора общества, согласно которому в связи с большим документооборотом с таможенными органами, судебными инстанциями и иными государственными структурами, с целью организации наиболее эффективной работы всем работникам фирмы предоставлено право заверения копий документов. Такой порядок заверения копий документов не противоречит закону (Постановление ФАС Дальневосточного округа от 02.02.2011 N Ф03-10026/2010 по делу N А51-10967/2010).

Закон не содержит обязательного требования заверения печатью организации отдельно каждого листа, представленного в пакете прошитых и скрепленных печатью документов. В деле о взыскании задолженности за поставленный товар суд признал допустимыми доказательствами копии товарных накладных и счетов-фактур, прошитых и скрепленных печатью вместе (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 26.08.2011 по делу N А10-41/2011). Копии документов могут заверять и государственные органы в пределах своей компетенции для выполнения возложенных на них задач. Такие копии могут быть представлены в качестве доказательств в суде. Например, распечатки сообщений электронной почты, информации с жестких дисков и иных носителей, заверенные антимонопольным органом, который получил эти материалы в ходе проведенной им проверки, являются надлежащими доказательствами по делам о нарушении антимонопольного законодательства (Постановление Президиума ВАС РФ от 12.11.2013 N 18002/12 по делу N А47-7950/2011).

При рассмотрении дел в порядке упрощенного производства действуют общие правила представления письменных доказательств в виде подлинников или надлежаще заверенных копий, выписок из документов (Постановление Пленума ВАС РФ от 08.10.2012 N 62 «О некоторых вопросах рассмотрения арбитражными судами дел в порядке упрощенного производства»). Необходимо учитывать, что если для обычного судебного разбирательства на стадии подачи иска можно приложить простые копии доказательств по делу или даже не все доказательства сразу раскрыть, то для упрощенного производства это не подходит. Поскольку особенность данной судебной процедуры состоит в принятии решения без вызова сторон на основании документов, своевременное представление надлежащим образом заверенных копий является принципиально важным.

Участники гражданского оборота при использовании судебных актов в исполнительном производстве, в деле о банкротстве и в иных случаях должны иметь на руках их надлежащим образом заверенные копии с подписью судьи и гербовой печатью. Перечень требований к заверению копий судебных актов (от прошивания и места наклеивания наклейки до проставления подписи и гербовой печати суда) предусмотрены в п. 10 раздела II Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций), утв. Постановлением Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 N 100.

В противном случае они рискуют получить отрицательный результат. Так, к примеру, арбитражный суд не может установить размер требований конкурсного кредитора к должнику на основании не заверенных надлежащим образом копий актов суда общей юрисдикции (Постановление Президиума ВАС РФ от 22.11.2005 N 10161/05 по делу N А55-13072/04-38).

В Постановлении Пленума ВАС РФ от 08.10.2012 N 61 «Об обеспечении гласности в арбитражном процессе» в отношении дел, касающихся государственной тайны, указано, что при представлении лицами, участвующими в деле, копий документов суд проверяет, заверены ли они надлежащим образом в соответствии с требованиями ч. 8 ст. 75 АПК РФ (п. 16.1).

Нотариальное заверение копий

Нотариальное заверение копии документа является обязательным в случаях, прямо предусмотренных законом (например для представления интересов в суде, в Росреестре и др.). Если на законодательном уровне не установлено, что копии документов должны быть удостоверены нотариусом или иным государственным органом, организация вправе самостоятельно заверить копии необходимых документов. Нотариус удостоверяет копии документов в соответствии с Методическими рекомендациями по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них, утв. решением Правления ФНП от 25.04.2016, протокол N 04/16.

В отличие от обычного заверения копий для нотариуса не имеет значения тот факт, является ли заявитель владельцем соответствующего подлинника или нет. Перед выполнением нотариального действия он обязан установить личность заявителя (п. 2.1 названных Рекомендаций).

Нотариус не станет заверять копию биометрического загранпаспорта гражданина, который является технически сложным документом, включающим заламинированные страницы, содержащие скрытую информацию в электронном виде, что не позволяет нотариусу сделать однозначный вывод об отсутствии признаков подделки документа и свидетельствовать верность его копии (Определение Московского городского суда от 26.12.2011 по делу N 33-40341).

Нотариально заверенная копия по своей юридической силе более значима. Особенностью любых нотариальных документов, в том числе нотариальных копий, является то, что обстоятельства, подтвержденные нотариусом при совершении нотариального действия, не требуют доказывания, если подлинность нотариально оформленного документа не опровергнута путем подачи заявления о подложности доказательств или не установлено существенное нарушение порядка совершения нотариального действия, и нотариальный акт был отменен (п. 5 ст. 61, ст. 186 ГПК РФ, п. 5 ст. 69, ст. 161 АПК РФ).

Предоставлений копий участникам / акционерам общества

Помимо предоставления документов в суд, необходимость предоставления копий документов имеется и в случае раскрытия информации обществу своему участнику или акционеру. В п. 9 информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 N 144 «О некоторых вопросах практики рассмотрения арбитражными судами споров о предоставлении информации участникам хозяйственных обществ» предусмотрено, что если участник обратился с требованием к обществу о предоставлении заверенных копий документов, то исполнение обществом обязанности по предоставлению участнику информации может считаться надлежащим только при условии, что копии таких документов заверены должностным лицом общества, полномочия которого вытекают из устава общества, его внутренних документов, или лицом, полномочия которого на заверение копий документов общества явствуют из обстановки, в которой такое лицо действует (например, сотрудником общества, присутствующим при ознакомлении участника с документами) в установленном порядке с проставлением печати общества, либо верность копий документов засвидетельствована нотариусом.

В случае предоставления информации в виде копий, записанных на компьютерные носители данных, удостоверение подлинности документа может быть осуществлено с использованием электронной цифровой подписи. Если у общества отсутствует электронная цифровая подпись, оно может предоставить участнику информацию в электронном виде без соответствующего удостоверения подлинности либо, если участник настаивает на предоставлении информации с удостоверением ее подлинности, в виде документа на бумажном носителе, заверенного надлежащим образом.

(Бычков А.И.) (Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2017)

Как заверить копию бумажного документа

Копия должна быть четкой, легко читаемой. Если копия имеет неясный текст, приписки и иные неоговоренные исправления, Удостоверяющий центр (УЦ) вправе отказать в принятии такой копии.

Копии документов, необходимых для выпуска электронной подписи, должны быть заверены не более 7 дней назад на момент предоставления в УЦ.

Юридические лица и индивидуальные предприниматели могут заверить копии документов либо нотариально, либо самостоятельно. Копии документов для выпуска электронной подписи физическому лицу (не представителю юридического лица или индивидуального предпринимателя!) заверяются только нотариально.

Копии документов может заверять не только руководитель, но и любой сотрудник компании, при предоставлении документа (доверенности, приказа и т.д.), подтверждающего эти полномочия.

Для заверения юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем на копии необходимо указать:

• заверительную надпись «Верно» или «Копия верна»;
• должность лица, заверившего копию;
• подпись заверившего;
• расшифровку подписи;
• дату заверения;
• печать организации или индивидуального предпринимателя. Если печати нет:
  — организации заверяются документы только подписью руководителя, при этом дополнительно необходимо предоставить Устав организации, в котором должна быть запись, что организация работает без печати.
  — ИП — только подписью предпринимателя. При приеме документов сотрудник УЦ проверит ФИО предпринимателя по ЕГРИП.

Физические лица, находящиеся на территории другой страны, могут заверить копии в консульстве РФ. Доверенность, по которой представитель ФЛ будет получать ЭП, также должна быть заверена в консульстве.

Копия многостраничного документа может быть заверена двумя способами:

• отдельно заверить каждый лист копии;
• либо прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки. Тогда нужно указать количество листов, например: «Копия на 6 листах верна».

Копия документа, заверенная факсимильной подписью, принимается только при предъявлении приказа, разрешающего сотруднику использовать факсимиле, подписанного директором организации, и наличии соглашения между вашей организацией и ООО «Компания Тензор» об использовании факсимильной подписи.

Как заверить копию документа

Можно ли заверить копию документа в организации так, чтобы она имела юридическую силу или нужно обращаться к нотариусу? Какие правила устанавливает законодательство? Узнайте о требованиях делопроизводства к заверению копий в 2017 году.

Из статьи вы узнаете:

Заверение копий документов 2017

Несмотря на быстрое развитие электронного документооборота, деятельность многих организаций все еще связана с бумажной документацией. Оригиналы оформляют в определенном количестве экземпляров (зачастую это регламентируется ГОСТами и нормативными документами). Совсем по-другому выглядит ситуация с копиями. Их может сниматься неограниченное количество, при этом, если заверить их надлежащим образом, они будут иметь юридическую силу, а в некоторых ситуациях даже приравниваться к оригиналу.

Действующий в сфере делопроизводства и архивного дела ГОСТ Р 7.0.8-2013 предлагает точное определение для данного вида документации. Это документация несущая аналогичную содержащейся в подлиннике информацию.

Обычная бумажная ксерокопия действительно полностью соответствует подлиннику. Однако она не обладает юридической силой. Чтобы придать ей значимость, копию необходимо заверить в соответствии с существующими правилами делопроизводства. При заверении на копии делаются специальные отметки о том, что она верна и полностью соответствует оригиналу.

Когда может понадобиться заверение копий документов?

Правильно заверенная копия обладает юридической силой и, в некоторых случаях, может заменить оригинал. Как правило, такая документация используется для защиты интересов и исполнения прав юридических и физических лиц. Подобная процедура необходима физлицам во многих случаях. Без нее не обходится трудоустройство, оформление наследства, заключение имущественных сделок, получение выплат и пенсий и т.п.

Что касается юридических лиц, заверение копий документов, как правило, используется в следующих случаях:

• при предоставлении бумаг в государственные учреждения;
• при выдаче сотрудникам;
• при представлении контрагентам;
• для направления в тендерную комиссию;

Отметим, что в некоторых ситуациях организация обязана предоставлять и заверять копии документов по запросу:

сотрудников предприятия в “интересах граждан”;

третьего лица о предоставлении копии, если ее нельзя получить в первоначально выдавшей документ организации;

Трудовой кодекс позволяет сотрудникам обращаться за получением копий даже в те компании, трудовые отношения с которыми уже расторгнуты. В таком случае он может получить документацию, отражающую период его работы в данной фирме. Работнику достаточно оформить соответствующее заявление, а работодателю – изготовить и заверить копии в трехдневный срок.

Нотариальное заверение копий документов

В некоторых ситуациях требования законодательства обязывают граждан и организации заверить копии нотариально. Такой порядок устанавливается Основами законодательства РФ о нотариате. В противном случае бумага будет считаться недействительной. Если нотариусу предоставлен подлинник, состав и оформление которого соответствует действующему законодательству, он должен нотариально заверить копию. Физическому лицу для этого потребуется лишь удостоверение личности. Срок действия заверенных нотариально копий законодательство не ограничивает.

Тем не менее, в некоторых случаях нотариус имеет право отказаться заверить дубликат. Отказ может касаться документации:

1. медицинского характера, содержащей сведения о заболеваниях;
2. имеющей гриф секретности;
3. договоров в письменной форме без нотариального удостоверения подлинности подписей сторон;
4. с наличием в тексте исправлений, приписок, неоговоренных корректировок;
5. с нечитаемыми элементами: словами, подписями, реквизитами, печатями;
6. с фрагментами, написанными карандашом;
7. с нарушенной целостностью;
8. с наличием факсимильной подписи;
9. ламинированной документации, если сложно определить ее подлинность;

Правила заверения копий документов

В настоящее время в действующем законодательстве отсутствует единый акт о правилах документооборота. Тем не менее, существуют отдельные акты, которые поясняют, как правильно заверять копии документов, и приводят образцы заверенных копий. Порядок нотариального заверения урегулирован более полно. Однако правила заверения копий в организациях также оговорены на законодательном уровне.

Соблюдать эти правила необходимо для того чтобы, например, при рассмотрении спора в суде или ответе на запрос налоговой инспекции не получить отказ в признании доказательственного значения копии. Если она удостоверена надлежащим образом, она не сможет подтвердить факт, на который ссылается организация.

Порядок заверения копий документов: нормативная база

В настоящее время на территории Российской Федерации действуют три документа, регламентирующие порядок заверения копий. К ним относятся:

ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированные системы документации.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

Указ Президиума Верховного совета СССР № 9779-х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» от 04.08.1983 г.

Несмотря на то, что эти акты не противоречат друг другу, они имеют ряд расхождений по составу реквизитов отметки о заверении: