Возврат перерасхода

Возврат перерасхода по авансовому отчёту

Подскажите, пожалуйста, последний авансовый отчёт составлен в ноябре, там остаток-перерасход. Возврат перерасхода произведён в декабре на карту подотчётнику. Сальдо «ноль» на 31 декабря. Как быть со следующим авансовым отчётом в январе? При заполнении АО появляется перерасход на 01 января. Может надо было в декабре, после возврата перерасхода, тоже делать АО, выбрать первую закладку «Авансы»? Но тогда этот АО будет пустым, отчитываться сотруднику не за что, только выплата перерасхода показана? Или правильно так: делать следующий АО в январе и не важно, что на 1 января ещё показан перерасход (выданный в декабре)?

• Где купить СОФТ
• Вакансии фирм-партнеров «1С»

• Центры Сертифицированного Обучения
• Интернет курсы обучения «1С»
• Самоучители
• Учебный центр № 1
• Учебный центр № 3

• Сертификация по «1С:Профессионал»
• Организация обучения под заказ
• Книги по 1С:Предприятию

1С бесплатно 1С-Отчетность 1С:ERP Управление предприятием 1С:Бесплатно 1С:Бухгалтерия 8 1С:Бухгалтерия 8 КОРП 1С:Бухгалтерия автономного учреждения 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 1С:Бюджет муниципального образования 1С:Бюджет поселения 1С:Вещевое довольствие 1С:Деньги 1С:Документооборот 1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 1С:Зарплата и управление персоналом 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП 1С:Комплексная автоматизация 8 1С:Лекторий 1С:Предприятие 1С:Предприятие 7.7 1С:Предприятие 8 1С:Розница 1С:Управление нашей фирмой 1С:Управление производственным предприятием 1С:Управление торговлей 1СПредприятие 8

• WWW.1С.ru
• 1С:Предприятие 8
• 1С Отраслевые решения
• Образовательные программы
• 1С:Линк
• 1С:Консалтинг
• 1С:Дистрибьюция
• 1С для торговли
• 1С-Онлайн
• 1С Интерес
• 1С:Образование

При использовании материалов гиперссылка на БУХ.1С обязательна.

Редакция БУХ.1С не несет ответственности за мнения и информацию, опубликованную в комментариях к материалам.

Редакция уважает мнение авторов, но не всегда разделяет его.

На указанный в форме e-mail придет запрос на подтверждение регистрации.

Мы используем файлы cookie, чтобы анализировать трафик, подбирать для вас подходящий контент и рекламу, а также дать вам возможность делиться информацией в социальных сетях. Если вы продолжите использовать сайт, мы будем считать, что вас это устраивает.

Что делать при перерасходе по авансовому отчету?

Перерасход по авансовому отчету — как поступить в этой ситуации и можно ли выплатить сумму перерасхода сотруднику? Рассмотрим алгоритм действий по данному вопросу и нормы его законодательного регулирования.

Каковы условия, при которых перерасход по авансовому отчету возмещается?

Перерасход по авансовому отчету – вещь нередкая, поскольку сложно точно угадать ту сумму, которую нужно будет уплатить за приобретаемые товары (услуги) или израсходовать в служебной поездке. При выдаче средств объем предстоящих расходов определяется приблизительно. Окончательная их сумма становится известна из авансового отчета (АО), на составление которого отводится 3 рабочих дня, отсчитываемых от завершения срока, на который выданы деньги, или от даты возвращении сотрудника из командировки. В АО должны отразиться все произведенные расходы. Обязательным приложением к нему станут оправдательные документы, подтверждающие величину этих расходов (чеки, счета, квитанции и т. д.).

В ходе проверки АО, осуществляемом бухгалтерией, нужно определить, все ли траты совершены по правилам, обоснованы ли они, соответствует ли их характер цели, на которую выдавались средства. Образовавшаяся сумма перерасхода по авансовому отчету будет оплачена сотруднику, если к АО у бухгалтерии нет претензий, а сам отчет утвержден руководителем (что подтверждает его согласие с осуществленными тратами).

Требования бухгалтерии к АО таковы:

• отчет оформлен в соответствии с установленными для него правилами;
• каждая расходная строка имеет подтверждающий документ;
• соблюдается принцип обоснованности по каждому из расходов, т. е. он направлен на выполнение цели, изначально поставленной при выдаче средств на покупки.

Расход, в отношении которого не соблюдено хотя бы одно из 2 последних перечисленных условий, принят быть не может. Общий итог АО будет уменьшен на его сумму. Это может привести либо к исчезновению перерасхода, либо к уменьшению его суммы.

Перерасход по авансовому отчету: заявление нужно?

Нужно ли работнику, сдавшему АО с перерасходом, писать заявление на возмещение такового? Обоснованно ли такое требование бухгалтерии?

Выплата перерасхода осуществляется на основании утвержденного АО. Никаких заявлений дополнительно писать не требуется — данная обязанность нигде законодательно не закреплена.

Обоснованием того, что перерасход по авансовому отчету нужно выплачивать, являются следующие факторы:

• обоснованность расходов;
• документальное подтверждение каждого расхода;
• соответствие АО принятой у работодателя форме;
• утверждение АО руководителем.

О вопросах, возникающих при возмещении перерасхода по командировочным расходам, читайте в материале «Каков порядок возмещения по авансовому отчету?».

Можно ли выплачивать перерасход на карту сотруднику?

Удобство использования в расчетах банковских карт неоспоримо, но можно ли использовать такой способ расчета для выплаты перерасхода по АО? Позиция государственных органов в этом вопросе неоднозначна.

Если обратиться к унифицированной форме АО (АО-1), то мы можем увидеть, что в качестве документа, на основании которого выдаются деньги по перерасходу, в нем указан только кассовый ордер. Однако в нем имеются и свободные строки, позволяющие вписать туда иные способы получения денег.

Форму АО-1 можно скачать на нашем сайте.

На то, что выплату подотчетных средств можно осуществлять только посредством выдачи наличных средств через кассу, указано в п. 6.3 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Однако казначейство РФ и Минфин РФ придерживаются иной позиции (письма от 10.09.2013 № 42-7.4-05/5.2-554 и № 02-03-10/37209), считая выплату средств на карту сотрудника вполне допустимой.

Для подтверждения факта перерасхода по АО нужно не только документально обосновать все расходы, но и осуществить их в соответствии с поставленной при выдаче средств задачей. Выплата перерасхода осуществляется после проверки АО бухгалтерией и утверждения его руководством. Основанием для выплаты является сам авансовый отчет. Выплату можно осуществлять как наличными из кассы предприятия, так и переводом средств на карту сотрудника.

Как оформить перерасход по авансовому отчету

Коммерческие предприятия нередко сталкиваются с необходимостью осуществления расчетов наличными деньгами. Подотчетные суммы выдаются через кассу организации или переводятся на карту ответственного лица.

По факту исполнения производственной задачи получатель обязан представить авансовый отчет об использовании выданных средств.

Содержание

При этом нужно разобраться какой документ оформляется после авансового отчета при перерасходе подотчетником предоставленной ему суммы.

Перерасход денежных средств может быть вызван производственной необходимостью или изменением стоимость товаров и услуг, на которые предоставлялись подотчетные суммы.

Например, работнику пришлось обращаться в нотариальную контору, выполнять шиномонтажные работы или делать ксерокопии документов.

Однако перерасход должен быть обоснован с экономической точки зрения, иначе работодатель может отказать заявителю в возмещении потраченной суммы.

Еще одним обязательным условием является наличие подтверждающих документов. К ним относятся:

1. Командировочное удостоверение.
2. Копия заграничного паспорта с отметкой о пересечении границы.
3. Документы, подтверждающие аренду жилья.
4. Квитанции, слипы.
5. Товарно-транспортные накладные.
6. Контрольно-кассовые, товарные чеки.
7. Проездные билеты.
8. Другие документы.

Решение о возврате излишне потраченной суммы денег принимает руководитель предприятия. Отдельно стоит упомянуть о налогообложении доходов.

Исходя из положений ст.217 НК РФ расходы на командировки не облагаются НДФЛ. Основанием для освобождения от налогообложения являются оправдательные документы.

При отсутствии документов, например, по аренде жилья освобождение от подоходного налога производится в пределах законодательных норм.

Выплаты, связанные с возмещение командировочных издержек также не облагаются обязательными страховыми взносами.

Перерасход подразумевает превышение потраченной суммы денег над суммой, выданной под отчет. Другими словами, это не вознаграждение за выполненную работу, а компенсация понесенных работником издержек.

Следовательно, возмещение перерасхода не приносит работнику экономическую выгоду (ст.41 НК РФ). Поэтому полученные сотрудником суммы не облагаются подоходным налогом.

При этом использование личных денег подотчетным лицом должно найти свое отображение в авансовом отчете.

Документ позволяет вести учет денежных средств, которые выдается работникам на производственные нужды. Авансовый отчет является документом, который подтверждает произведенные сотрудником растраты.

Почему так получается

Перерасход подотчетных сумм может образоваться по разным причинам, например, в связи с увеличением стоимости товаров и услуг.

Также могут возникнуть незапланированные расходы, связанные с нотариальным удостоверением или ксерокопированием документов.

Правовое регулирование

Основным нормативным документом регулирующих трудовые взаимоотношения выступает ТК РФ. Бухучет хозяйственных операций осуществляется в рамках ФЗ «О бухгалтерском учете».

Кассовые операции проводятся предприятием с учетом Указаний Центробанка №3210-У. Наличные расчеты осуществляются согласно с требованиями Центробанка №3073-У.

Единый план счетов бухучета утвержден распоряжением Минфина от 01.12.2010 №157. Порядок предоставления работодателю авансового отчета разработан постановлением Правительства от 13.10.2008 №749.

Форма отчетного документа закреплена постановлением Госкомстата №55. Налогообложение субъектов хозяйственной деятельности осуществляется на основании Налогового кодекса.

Порядок возмещения перерасхода по авансовому отчету ↑

Общий порядок возврата израсходованных работником денег определяется законом. При этом процедура возмещения перерасхода состоит из нескольких этапов.

Чтобы упростить рассмотрение вопроса необходимо разбить его на отдельные блоки.

Как написать заявление

Выплата подотчетных сумм осуществляется по заявлению работника (п.6.3 Указаний №3210-У). Однако чтобы получить возмещение перерасхода заявление подавать необязательно.

Основанием для возврата израсходованных работником денег является авансовый отчет. К нему нужно обязательно приложить список документов, подтверждающих текущие расходы (см. подзаголовок «Общие сведения»).

Как формируется авансовый отчет по командировке в 2019 году, читайте здесь.

Возмещение израсходованных работником денег производится после того, как проверенный кассиром отчет будет утвержден руководителем предприятия. Предоставление оправдательных документов важно не только для работника, но и для работодателя.

Так как они является основанием для включения понесенных сотрудником расходов в состав издержек, которые будут учтены при налогообложении прибыли предприятия (ст.252 НК РФ).

Если организация использует кассовый метод начисления расходов, то произведенные расходы учитываются по факту оплаты товаров и услуг (ст.273 НК РФ).

Как следствие расходы учитываются в том отчетном периоде, когда будет утвержден авансовый отчет. При наличии перерасхода, сумма превышения учитывается в расходах предприятия только после того, как она будет выплачена работнику предприятия.

Другими словами, если перерасход был выдан позже авансового отчета, то учет издержек берется во внимание по факту выплаты денег работнику в конкретном налоговом периоде.

Однако в рамках одного договора сумма произведенного работником платежа не должна быть более 100 000 руб. (Указания Центробанка №3073-У).

За возможным превышением лимита следит ответственное лицо, назначенное руководителем предприятия.

Нарушение установленного порядка может стать основанием для привлечения должностных лиц к административной ответственности (ст. 15.1 КоАП РФ).

В какой срок нужно возместить

Возмещение перерасхода должно быть произведено в разумные сроки. Если в кассе предприятия отсутствует необходимая сумма, то стороны могут договориться о выплате денег частями.

При этом работодатель должен помнить, что за несвоевременное выполнение обязательств работник может претендовать на возмещение убытков (ст.395 ГК РФ).

Как именно осуществляется выдача?

Возмещение денег подотчетному лицу осуществляется в том же порядке, что и выдача средств. Получить деньги можно через кассу предприятия.

При выдаче средств кассир выписывает расчетно-кассовый ордер на сумму перерасхода.

При составлении РКО, кроме основных реквизитов предприятия необходимо дополнительно внести следующие записи:

Альтернативным вариантом является зачисление денег на заработную карту сотрудника. Решение об изменении способа выдачи денег принимает работодатель.

Единственным условием выступает отображение порядка выдачи подотчетных денег в учетной политике предприятия.

Основная заминка может возникнуть при оформлении авансового отчета, который предусматривает внесение данных о расходно-кассовом ордере.

Но, так как унифицированная форма отчета не является обязательной, то работодатель может разработать собственный формуляр документа.

Аналогичная правовая позиция о возможности зачисления подотчетных сумм изложена в письме Минфина от 29.10.2011 № 14-01-07/1396-1966.

Судебная коллегия указала на то, что предприятие правомерно произвело перечисление денег на банковскую карту сотрудника.

При выдаче денег из кассы предприятия бухгалтерские проводки делаются следующим образом:

Пример заполнения АО

Авансовый отчет должен быть составлен в течение трех дней с момента завершения срока, на который выдавались подотчетные суммы или со дня возвращения работника из командировки.

Однако если сотрудник вернулся в выходной день, то отчет времени начинается с первого рабочего дня.

Форма отчетного документа и рекомендации по его заполнению утверждены постановлением Госкомстата №55.

Авансовый отчет составляется в 1 экземпляре. При оформлении отчета работнику и кассиру необходимо заполнить следующие поля:

• название организации;
• номер, дату составления отчета;
• реквизиты структурного подразделения;
• ФИО ответственного лица;
• табельный номер, должность работника;
• назначение аванса;
• данные по предыдущему авансу;
• бухгалтерскую запись;
• приложение;
• отчет проверен;
• данные о главном бухгалтере и бухгалтере;
• расписка о принятии отчета на проверку;
• подпись подотчетного лица.

В графе «Бухгалтерская запись» отображаются бухгалтерские проводки, номера счетов, на которых фиксируются потраченные подотчетные суммы.

К авансовому отчету должны прилаживаться документы, подтверждающие понесенные издержки. Документы нужно пронумеровать в порядке их записи.

Видео: авансовый отчет и все нюансы по его составлению в программе 1С

В обязанности бухгалтера входит проверка целевого использования денег, наличия оправдательной документации и правильность составления отчета.

При приеме документов работнику выдается расписка о том, что он сдал отчет на проверку. После проверки документ должен быть утвержден руководителем предприятия.

Отметка о принятии отчета делается в соответствующей графе документа. При выдаче перерасхода в отчете указывается дата составления и номер расходно-кассового ордера.

В отчете должна быть расшифровка подписи кассира, главного бухгалтера. Следующим этапом является списание подотчетных сумм. Этим занимается бухгалтерия предприятия.

Списание производится на основании утвержденного авансового отчета. Но, если отчет не прошел проверку, например, по причине необоснованности израсходованных работником денег, то он не принимается к учету.

Следовательно, произведенный работником перерасход не возмещается. Перерасход считается обоснованным при соблюдении следующих условий:

Подотчетные средства: порядок выдачи и возврата

Как оформить выдачу в подотчет

Основной документ, определяющий, как выдать деньги в подотчет, — это Указания № 3210-У. На основании пп. 6.3. п. 6 Указания деньги выдаются на основании распоряжения руководителя (в приказе обязательно указываются Ф.И.О. сотрудника, сумма к выдаче, срок возврата) или заявления подотчетного лица с визой руководителя о сумме и сроке ее возврата. Данный порядок обязателен как при выдаче наличных через кассу, так и при перечислении денег на счет подчиненного со счета организации.

Выдача наличных оформляется РКО, порядок оформления которого установлен в пп. 4.2., 4.3. п. 4 Указания № 3210-У. Подотчетные деньги выдаются из кассы только после подписи получающего их сотрудника на РКО (пп. 6.2 п. 6 Указания № 3210-У). Выдача денег из кассы оформляется в учете проводками Дт 71 Кт 50.

Перечисление денег со счета на счет имеет свою специфику.

1. Либо в учетной политике, либо в ином локальном акте необходимо прописать возможность выдачи в подотчет как наличных, так и безналичных средств.
2. В заявлении или в приказе руководителя обязательно следует указать способ выдачи денег: в безналичном порядке с расчетного счета организации (указать реквизиты счета) на зарплатную или личную карту сотрудника (указать реквизиты счета, данные карты).
3. Чтобы избежать вопросов налогового органа о характере поступления на карту физлица, в назначении платежа необходимо более подробно указать основание перечисления с указанием реквизитов заявления или приказа на выдачу подотчетных средств.

Как отчитаться за подотчетные деньги

При получении наличных авансовый отчет (форма АО-1) об их использовании должен быть предоставлен в течение трех дней после:

• дня истечения срока, на который они выданы (срок указан в заявлении или Приказе);
• дня выхода на работу.

При перечислении денег безналом такого срока не установлено. Поэтому для своевременной отчетности и исключения рисков признания полученных средств в качестве дохода физлиц с начислением на них НДФЛ в той же учетной политике или локальном акте (документ, которым установлена возможность перечисления денег в подотчет со счета на счет) нужно указать срок для предоставления авансового отчета. Например:

К авансовому отчету сотрудником, получившим деньги любым способом, прикладываются документы, подтверждающие его расходы на нужды предприятия (чеки, БСО, квитанции, накладные, проездные билеты, др.). Перечисляются подтверждающие расходы документы на оборотной стороне авансового отчета.

Главный бухгалтер проверяет авансовый отчет и приложенные к нему документы в срок, установленный внутренним документооборотом предприятия. После прохождения проверки главным бухгалтером авансовый отчет утверждается руководителем, и приобретенные сотрудником товары (работы, услуги) отражаются в учете проводками Дт 10 (08, 20, 26, 44, 60, 76 ) Кт 71.

Если у сотрудника остались неизрасходованные деньги, они возвращаются предприятию и отражаются проводками:

• Дт 50 Кт 71 (при внесении в кассу);
• Дт 51 Кт 71 (при перечислении денег на счет организации с обязательным указанием в назначении платежа: возврат подотчетных сумм).

Если выданных денег не хватило, и сотрудник рассчитывался своими сбережениями, ему необходимо компенсировать расходы, выдав перерасход по авансовому отчету Дт 71 Кт 50 (51).

Если выданные в подотчет деньги не возвращены в срок, в учете делается проводка Дт 94 Кт 71 или Дт 70 Кт 71 — подотчетные суммы удержаны из зарплаты.

Удержание происходит в течение месяца после истечения срока для возврата подотчетных сумм на основании приказа руководителя об удержании. Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом и дать письменное согласие на удержание суммы (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0). На невозвращенные и неудержанные из зарплаты суммы начисляются страховые взносы, НДФЛ не начисляется.

Взыскать с директора подотчетные денежные средства необходимо в порядке, аналогичном для всех сотрудников и описанном в статье.

Возврат перерасхода по авансовому отчету

Скажите пожалуйста,предприятие объявило себя банкротом, как теперь можно получить с них перерасход по авансовым отчетам?

Здравствуйте! Похожие вопросы уже рассматривались, попробуйте посмотреть здесь:

Сегодня мы уже ответили на 548 вопросов .
В среднем ожидание ответа – 14 минут.

когда возник перерасход, до или после признания компании банкротом?

Тогда Вы во второй очереди реестра кредиторов.

Напишите письмо конкурсному управляющему и приложите копию документов.

Консультация юриста бесплатно

Похожие вопросы

Сроки возврата авансового отчета за проезд

Могу ли я подать в суд на кадровика, который потерял авансовый отчет?

Возврат перерасхода по авансовым отчетам: каковы ограничения по суммам?

Evropa, добрый день.

Возмещение перерасхода должно быть произведено в разумные сроки.

В вашем случае работник имеет право на возмещение убытков, согласно ст.395 ГК РФ, потому что три года это уже срок.

Спасибо за ответ.
Да, на этот вопрос мне уже ответили:
Nataly S Консультант
25 ноября 2013 в 00:41

«Законодательно не установлены сроки, в течение которых нужно погашать задолженность перед работником по подотчетным суммам. Если есть желание, то можете предусмотреть ограничение по срокам ЛНА организации, не забывая при этом, что их нужно соблюдать.
Но это должно быть именно ограничение, то есть «не позднее чем. «, а не что-то типа «выплаты по авансовым отчетам производятся в последний рабочий день декабря за весь прошедший год».