Приказ о хранении печатей и штампов

Приказ о печати в организации

В любой организации должны присутствовать печати, которые имеют важное практическое значение. Некоторые из них применяются для первичных документов, отдельные для первичной документации и даже для писем. В данной статье мы рассмотрим, какими приказами вводятся печати в организации.

Из данной статьи вы узнаете:

• Приказ об изменении печати организации;
• Приказ об утверждении печати организации;
• Приказ об использовании печати для документов.

Приказ об изменении печати организации

Нередко в компании возникает необходимость заменить старую печать на новую. При этом причины могут быть самыми разными. Как правило, замена печати требуется в следующих случаях:

• Утеря или кража действующей печати;
• Защита от подделывания;
• Смена реквизитов компании;
• Изменение названия организации;
• Смена организационно-правовой формы;
• Износ старой печати.

Любая из вышеперечисленных причин требует признания старой печати недействительной и ввода новой взамен списанной. Однако, чтобы ввести в действие новую печать, необходимо выполнить порядок действий, который включает соответствующий приказ (правила оформления рассмотрим ниже).

Самым первым действием необходимо созвать собрание, по итогам которого будет составлен протокол о необходимости введения в организации новой печати. В данном протоколе должна быть указана причина, по которой потребовалась новая печать (утеря старой, недействительность и т.д.), а также список лиц, принявших данное решение. После этого необходимо приказ. Как оформить его, мы рассмотрим далее.

Правила оформления

Правила оформления приказов не имеют единой формы по поводу приказа о смене печати, поэтому он составляется в свободной форме. При составлении данного документа следует указать следующие данные.

1. Причину, по которой требуется замена печати (в связи с утерей, со сменой реквизитов, со сменой названия компании и т.д.).
2. Дату (в формате дд/мм/гг), с которой вступает в действие новая печать с указанием наименования, названия и юридического адреса организации (при необходимости эти данные дублируются на английском языке).
3. Пункт, который отменяет действие первой печати с даты введения новой (пункт о признании недействительной или утратившей силу).
4. Срок, в течение которого будет уничтожена старая печать (если она имеется).
5. Лиц, ответственных за уничтожение старого оттиска.
6. Перечень организаций, которых необходимо уведомить о замене печати.

Правила оформления приказа образец

После всех перечисленных пунктов приказ должен быть подписан руководителем организации. Данный документ также должен содержать приложение к приказу (образец представлен ниже) с утверждением нового оттиска.

Приказ с приложениями образец

Также при необходимости в приказе можно перечислить руководителей структурных подразделений (филиалов организации), которым следует сообщить о замене печати.

Приказ об утверждении печати организации

Наличие печати в организациях уже не считается обязательным в отношении АО и ООО. Компании данной организационно-правовой формы могут оставить использование печатей на свое усмотрение. В отношении остальных организаций наличие печати является обязательным. Более того, если АО или ООО планируют ввести в действие печать, то необходимо понимать, о какой именно печати идет речь.

Существует несколько разновидностей печатей: основные и вспомогательные. К основным печатям относятся гербовые печати и печати юридических лиц. Правила оформления приказа (делопроизводство) в коммерческих организациях приравнивают печать юридического лица к гербовой, соответственно, она используется на документах, подписываемых руководителем организации. Независимо от того, какую печать организация планирует ввести действие, ее необходимо предварительно утвердить приказом руководителя.

Для того, чтобы утвердить печать организации, необходимо также собрать целый пакет документов, которые понадобятся для ее изготовления. Так, предварительно необходимо подать в компанию-изготовитель документы, необходимые для заказа изготовления оттиска. К ним относятся:

• Копии Устава организации и свидетельства о государственной регистрации юридического лица, заверенные нотариально;
• Документы, свидетельствующие об избрании данного лица на должность руководителя организации;
• Документ, в котором принято и отображено решение об изготовлении данной печати.

Следует отметить, что наличие печати в акционерных обществах и обществах с ограниченной ответственность не является обязательным. В связи с этим, если ваша компания относится к данным организациям по своей организационно-правовой форме, то наличие печати и ее использование (для каких бумаг) должно быть закреплено в Уставе организации.

Далее следует оформить соответствующие приказы, правила оформления которых мы представим ниже.

Правила оформления

Правила оформления приказов делопроизводство регламентирует только в отношении реквизитов: содержание документа в каждом случае определяется отдельно. В случае, если необходимо утвердить введение в действие новой печати изданием соответствующего приказа, то его содержание должно быть следующим:

1. Непосредственно текст приказа («Приказываю утвердить эскиз печати…») и полное наименование, название организации и юридический адрес;
2. Дата, с которой вводится в действие печать.
3. Для работы с какими документами она предназначена (не обязательно).

К данному документу правила оформления приказов регламентируют наличие приложения с утверждением печати.

Также в данном приказе отдельным пунктом может содержаться информация об утверждении Положения о порядке использования печатей. При наличии данного пункта правила оформления приказа подразумевают и следующий пункт, согласно которому необходимо обозначить, с какой даты вступает в действие Положение.

Отметим, что именно Положением должны регулироваться в компании порядок использования печатей, перечень утверждаемых ею документов, срок ее действия и порядок уничтожения. Также целесообразно завести в организации журнал печатей и штампов, в котором будут отображаться все передачи печатей сотрудникам и основания, по которым осуществлялась выдача.

Образец приказ с приложением

Приказ об использовании печати для документов

Правила делопроизводства (оформление приказа относится к их числу) подразумевают и наличие приказа об использовании печати для документов в случае, если печать (или печати) предназначены для определенных категорий деловых бумаг.

Напомним, выше мы уже писали о том, что в организации может быть несколько печатей, и использование каждой регламентируется соответствующими документами. Так, существуют печати, действующие только в отношении бухгалтерских документов. Проще говоря, использование данной печати на других документах не будет представлять никакой ценности, более того, данный документ будет считаться не действительным.

Как правило, приказ об использовании печати для документов и приказ об утверждении печати организации оформляются в один документ, при наличии в приказе пунктов о введение в действие Положения об использовании печатей. Именно данное Положение регламентирует порядок применения печатей в отношении различных документов, их хранение, срок действия, выдачу сотрудникам и лицо, ответственное за хранение печати.

Положение об использовании печатей должно быть подписано руководителем организации. Более того, на нем должны присутствовать отметки об ознакомлении ответственных лиц.

Приложение к приказу оформление образец

Печати и штампы в организации

• Кожанова Евгения | специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Что такое печать и что такое штамп?
Нормативная база

С огласно ГОСТу Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» печать – это «устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу».

Как видно, определение довольно общее. Более информативен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который говорит, что реквизит 25 «Оттиск печати» «заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации».

На вопрос, что именно должно быть изображено на печати юридического лица (будем называть ее основной печатью 1 ), отвечают п. 5 ст. 2 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ, а также ст. 2 Федерального закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ. Данные статьи содержат практически идентичный текст, из которого следует, что на печатях ООО и АО должны присутствовать:

• полное фирменное наименование ООО или АО;
• место нахождения ООО или АО.

Кроме того, печати ООО или АО могут содержать фирменное наименование общества на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке.

Филиалы и представительства обществ должны помещать на печатях ту же информацию, плюс слова «Филиал» или «Представительство».

Это лишь минимальные требования. Юридическое лицо по своему желанию может разместить на печати собственный логотип, эмблему, банковские реквизиты, контактные данные и т.п.

Индивидуальные предприниматели (далее – ИП) иметь печать не обязаны (см. Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 08.08.2001 № 129-ФЗ).

Примеры печатей из ГОСТа Р 51511-2001:

Печати хозяйственных обществ

В упомянутом ГОСТе можно найти и требования к порядку изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения печатей, однако обязательными они являются лишь для организаций, использующих государственную символику. Технические требования к печатям организаций содержит Национальный стандарт РФ «Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования» (утвержден на основании Федерального закона от 27.12.2002 №184-ФЗ «О техническом регулировании»). Здесь, например, перечислены размеры, которые должна иметь и сама печать, и изображения на ней.

Что касается штампа, то официального определения для него нет. Мы будем считать штампом клише с текстом, цель которого – воспроизвести этот текст, чтобы его не пришлось писать от руки.

Штампы для разных целей

Виды печатей в организации

Любая организация, а также ИП имеют право изготовить для своих нужд дополнительные печати. Они разойдутся по структурным подразделениям и будут проставляться их работниками на строго определенных документах. Каких именно – следует прописать в соответствующем регламенте (см. пункты 5.2 и 5.3 в Примере 12).

К использованию дополнительных печатей следует относиться с известной осторожностью, так как их юридическая сила может быть поставлена под сомнение. На документах, предоставляемых в государственные и контролирующие органы, мы рекомендуем проставлять главную печать организации. Нет ничего страшного в использовании дополнительной печати, но чиновники на местах вполне могут отказаться принимать заверенные ими документы. Чтобы избежать ненужных проволочек, лучше сразу использовать основную печать.

Заслуживает внимания и печать «Для договоров». Можно ли ставить ее на договоры? Гражданский кодекс РФ вообще не содержит требования заверять подписи в договоре печатью. Однако в сам договор может быть включено условие о том, что подпись заверяется основной печатью организации. Если подобного условия нет, то можно поставить печать «Для договоров».

Самая главная печать организации хранится в сейфе службы ДОУ, помощника генерального или самого директора. Все остальные печати, а также штампы расходятся по структурным подразделениям. Чтобы контролировать их хранение и использование, рекомендуется назначить ответственных лиц. Самым логичным было бы поручить хранение печатей и штампов работникам, ответственным за делопроизводство в подразделениях. Для этого создается приказ по основной деятельности (его распорядительная часть показана в Примере 4).

Распорядительная часть приказа о назначении ответственных за хранение и использование печатей и штампов в структурных подразделениях

Приказ проходит обычную процедуру согласования и подписания генеральным директором, после чего с ним нужно ознакомить под подпись всех назначенных ответственными за печати работников.

Учет печатей и штампов

Все печати и штампы организации подлежат учету. Информация о том, в каком отделе находится тот или иной штамп или печать, когда и кому они были выданы, сданы и уничтожены, содержится в специальном журнале. Поскольку в этом журнале проставляются оттиски печатей и штампов, а также собственноручные подписи ответственных за них работников, он является рукописным. Возможный состав граф и способ заполнения показаны в Примере 5.

Изредка печатям приходится покидать пределы организации и отправляться, например, на совещание к контрагенту, по результатам которого сразу же будет подписан протокол разногласий к договору. Руководитель, который едет на совещание, должен взять печать с собой. Этот факт, равно как и факт возврата им печати, фиксируются в специальном журнале – см. Пример 6.

Журнал учета печатей и штампов

Журнал учета выхода печатей за пределы организации

Куда и как ставить печать?

Если форма документа предусматривает проставление печати, то место оттиска может быть обозначено буквами «М.П.» («Место печати»). В этом случае оттиск можно ставить прямо на эти буквы. См. Пример 7.

Иногда данная пометка ставится внутри специально предназначенного для печати и очерченного поля (как в Примере 8). Тогда нужно стараться уместить печать внутри, не выходя за рамки обозначенной границы. Например, такой вариант предусмотрен в Карточке с образцами подписей и оттиска печати, форма которой утверждена инструкцией Банка России от 14.09.2006 № 28-И (в просторечье она именуется банковкой карточкой).

Проставление оттиска печати при указании места для него – «М.П.»

Проставление оттиска печати в специально отведенном поле

Если же место для оттиска не обозначено, а печать требуется для заверения подписи должностного лица, то ставить ее нужно так, чтобы захватить небольшие фрагменты должности и заверяемой подписи (см. Пример 9). Это правило нигде не закреплено и является, скорее, обычаем делового оборота. С логической точки зрения данный обычай вполне оправдан: в самом деле, если печать проставляется после подписания документа, то человек, который ее ставит, может сделать это так, чтобы оттиск стоял в определенном месте – задевая фрагмент должности и подписи и при этом оставляя их читаемыми. Оттиск, полностью закрывающий подпись, затрудняет ее идентификацию, а стоящий где-то далеко от нее может вызвать сомнения в том, что проставлялся он после подписания документа.

Если форма документа такова, что проставить оттиск печати, задевая одновременно и подпись, и должность невозможно, то лучше «зацепить» подпись.

Проставление оттиска печати при заверении подписи должностного лица

Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати, приведен в Приложении 8 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003. Подобный перечень организация вправе составить для себя сама, закрепив обязательный характер его применения. Если организация применяет в работе не только основную, но и дополнительные печати, то для всех них нужно определить, на какие документы они будут проставляться.

Места проставления штампов, как правило, известны и зачастую даже зафиксированы в локальных нормативных актах. Так, в Инструкции по делопроизводству может быть указано, что штамп «Входящий №» ставится в нижнем правом углу документа, а штамп «В дело №» – в нижнем левом.

Уничтожение печатей и штампов

Грамотный учет печатей, штампов подразумевает и их грамотное уничтожение. Изношенную или сломанную печать нельзя выбросить в мусорную корзину, особенно не поставив в известность ответственную службу. В последнюю стекаются все ненужные или пришедшие в негодность печати, штампы для последующего уничтожения. Это фиксируется в Журнале учета печатей и штампов (см. в Примере 5 графы о возврате печати в административно-хозяйственную службу (АХС), они заполнены в строке 24).

Уничтожением печатей и штампов занимается специальная комиссия. Она создается по указанию руководителя организации. Она может быть постоянно действующей либо создаваться на год или разово по потребности.

Уничтожить печать – это привести в полную негодность ее клише. Чаще всего это делается простым разрезанием его ножницами на мелкие кусочки. Металлические печати придется дробить, отправлять в печь или производить опиловку. Конечно, сделать это в условиях обычного офиса довольно непросто, но металлические печати сегодня встречаются все реже. Зачастую используются обычные каучуковые клише. Факт уничтожения печати отражается в акте (образец см. в Примере 10), после чего регистрационные данные акта вносятся в Журнал учета (см. в Примере 5 последнюю графу «Примечания / отметка об уничтожении (дата и № акта)»).

Если вдруг выясняется, что печать потеряли, это отражается в особом акте – показан в Примере 11. В Журнале учета данный факт нужно отразить в последней графе «Примечания / отметка об уничтожении (дата и № акта)», тогда:

• вместо более привычной надписи «Уничтожена в связи с износом (акт от 17.07.2014 № 3)»
• там будет красоваться «Утрачена (акт от 07.07.2014 № 6)».

Возможные периоды действия комиссии и приказ о ее создании (на примере экспертной комиссии) показаны в статье «Экспертиза ценности научно-технической документации»Рецепт составления различных актов дан в статье «Акты в канцелярии и в отделе кадров». Здесь вы найдете: пореквизитный анализ (что обязательно, что факультативно, что нужно в определенных случаях); возможные варианты конструирования текста акта; три образца полностью оформленных разноплановых актов.

Образец регламента о печатях и штампах

В заключение приведем образец Положения об изготовлении, учете, использовании, хранении, уничтожении печатей и штампов в коммерческой организации. Каждая компания на его основе может составить собственный, см. Пример 12.

Обратите особое внимание на пункт 7.1, где говорится о том, что использование не предусмотренных регламентом печатей не разрешается. Но ведь организация растет и развивается, и появления новых печатей, а тем более штампов, не избежать. За этим нужно следить и каждую новую печать / штамп фиксировать в своем Положении стандартным способом внесения изменений в локальный нормативный акт.

Печать организации: изготавливаем, вводим в действие, защищаем и уничтожаем

• Доронина Л.А. | к.э.н., доцент кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления

Понятие и классификация печатей

П ечать – одна из древнейших вещей, с помощью которой человек отмечал свое право собственности на имущество или документы.

Приведем современное определение этого понятия, которое содержится в ГОСТе Р 51511–2001 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 25.12.2001 г. № 573-ст):

• печать – устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу;
• клише печати – элемент печати, содержащий зеркальное отображение оттиска печати.

Печать имеет круглую форму.

Наряду с термином «печать» часто используются такие понятия, как штамп, апостиль, факсимиле и штемпель. Давайте разберемся и с этими терминами.

Штамп (ит. stampa – печать) – это особая разновидность печатной формы, служащей для производства оттиска на документах, она содержит текстовую информацию. Это может быть сложный штамп, например, повторяющий угловой бланк организации (как правило, содержит наименование организации, адрес и телефон, банковские реквизиты, может содержать пустые графы для вписывания в них вручную переменной информации, логотип или герб), а может быть и простой, содержащий стандартную фразу: «для пропусков», «оплачено», «для рецептов», «для служебного пользования» или др. Форма штампов – произвольная.

Апостиль – специальный штамп, который в соответствии с Гаагской конвенцией 1961 г. ставится на официальных документах государств – участ­ников Конвенции с целью освободить эти документы от необходимости дипломатической или консульской легализации. Апостиль удостоверяет «подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ» (ст. 5 Гаагской конвенции 1961 года).

Факсимиле (от лат. fac simile – сделай подобное) – это печать, оттиск которой воспроизводит подпись официального лица.

Штемпелем (от нем. Stempel) сейчас, как правило, называют печать, проставляемую почтовыми работниками на почтовых отправлениях. Она содержит данные отделения связи и дату проведения операции.

• гербовая печать (есть у организаций, обладающих правом использования государственной символики, их перечень указан в Федеральном конституционном законе от 25.23.2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»);
• основная круглая печать организации (у тех, кто не обладает правом использования госсимволики);
• печать обособленного подразделения (филиала, представительства) может быть у него, только если это предусмотрено в Положении об этом подразделении. Такая печать в обязательном порядке должна содержать слово «филиал» или «представительство»;
• дополнительная печать для определенных групп документов или структурных подразделений организации (например, печать для справок или печать отдела кадров);
• печать адвокатского кабинета;
• печать врача;
• печать индивидуального предпринимателя.

Необходимость наличия печати

Необходимость наличия печати у организации закреплена в федеральном законодательстве. Так, в пункте 7 статьи 2 Закона «Об акционерных обществах» (№ 208-ФЗ от 26.12.1995 г.) установлено, что акционерное общество «должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения». Аналогичная норма есть и в пункте 5 статьи 2 Закона «Об обществах ­с ограниченной ответственностью» (№ 14-ФЗ от 08.12.1998 г.).

Основное предназначение печати – заверение подлинности подписи должностного лица на документах, которые удостоверяют права лиц, фиксируют факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи (это положение закреплено в ГОСТе Р 6.30-2003). Именно поэтому печать должна проставляться только на подписанный уполномоченным лицом документ, а не на его проект, лишенный личного росчерка.

Перечень документов, на которых будет проставляться та или иная печать организации, необходимо утвердить приказом руководителя.

При разработке своего перечня вы можете отталкиваться от примерного перечня, который содержится в

сборнике принципов и правил документирования и организации работы с документами на территории РФ «Государственная система документационного обеспечения управления» (М., ВНИИДАД, 1991 г.). Он несколько устарел, т.к. содержит документы уже не существующего СССР. Но на его основе мы можем порекомендовать вам включить в свой список документов, на которые в обязательном порядке должна проставляться основная печать вашей организации, следующие позиции:

• акты (выполненных работ, приемки оборудования, списания, экспертизы и др.);
• доверенности (на ведение дел в арбитраже, на заключение договоров, на получение товарно-материальных ценностей и др.);
• договоры и соглашения (о сотрудничестве, хозяйственные, трудовые и др.);
• документы по кассовым и кредитным операциям, приходные ордера, поручения (банковские, пенсионные, платежные и др.), справка по заработной плате;
• заключения и отзывы на проекты документов, диссертации, авторефераты и другие научные работы;
• командировочные удостоверения;
• копии документов, требующие особого удостоверения их подлинности;
• накладные (товарные, товарно-транспортные и др.);
• нормы расхода материалов;
• образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
• письма гарантийные;
• протоколы согласования цены, сроков поставок и др.;
• сметы расходов (на производство, на капитальное строительство и др.);
• справки (о выплате страховых сумм, лимитные и др.);
• спецификации (изделий, продукции и др.);
• трудовые книжки;
• финансовые документы и отчеты, представляемые в финансовые, налоговые и статистические органы, фонды;
• характеристики сотрудников, представления и удостоверения о награждении, почетные звания, грамоты, свидетельства, различные справки (о прохождении государственной службы, архивные, на предоставление льгот и др.), штатные расписания и изменения к ним.

Требования к печатям

Чтобы основная печать организации (простая круглая или гербовая) имела юридическую силу, она должна, как минимум, соответствовать требованиям, предъявляемым государством. Например, в Москве принят действующий в настоящий момент Закон г. Москвы от 30.06.2004 г. № 44 «Об учете печатей».

В период, когда реестр печатей вела Московская регистрационная палата (МРП), действовали «Временные правила изготовления и основания для уничтожения печатей и штампов на территории Москвы» (они являлись приложением к утратившему в настоящее время силу распоряжению Мэра Москвы от 25.08.1998 г. № 843-РМ). Но постановлением Правительства Москвы от 08.02.2005 г. №65-ПП Московская регистрационная палата (МРП) и Реестр печатей были ликвидированы. Вместо него было образовано ГУП «Московский реестр», а архив МРП перешел к новой структуре «по наследству». Теперь включение печати организации в государственный реестр печатей осуществляется только по добровольному решению юридического лица. При этом такая печать получает регистрационный номер, указываемый на крайнем внешнем ободке оттиска печати. Некоторые справедливо ­полагают, что зарегистрированная печать больше защищена от подделки.

В 2003 году Корпорацией профессиональных изготовителей печатей и штампов совместно со Всероссийским научно-исследовательским институтом полиграфии разработан Национальный стандарт Российской Федерации «Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования». Приведем пример простой круглой печати, которая соответствует требованиям национального стандарта:

Вы можете встретить на документах печати, не обладающие перечисленными здесь степенями защиты. Это не лишает их удостоверяющей силы – просто делает менее защищенными от подделки злоумышленниками.

Обязательными реквизитами основной печати в настоящее время являются:

• полное наименование организации на русском языке с указанием организационно-правовой формы;
• местонахождение;
• ОГРН (или номер в регистрационном реестре – для лиц, зарегистрированных до образования Московской регистрационной палаты);
• Государственный герб Российской Федерации либо герб субъекта РФ (для организаций, имеющих право на их воспроизведение).

Кроме того, часто в печати включают идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), который у организаций состоит из 10, а у индивидуальных предпринимателей из 12 цифр. По желанию заказчика в кругах информационного поля может располагаться и другая дополнительная информация, например, коды ОКПО, КПП, ОКВЭД, государственный регистрационный номер записи о государственной регистрации изменений, вносимых в учредительные документы.

С 1 июля 2002 года все гербовые печати предприятий, организаций и учреждений, находящихся на территории Российской Федерации, изготавливаются в соответствии с ГОСТом P 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования». Согласно этому документу государственные организации обязаны размещать заказы на изготовление печати только у сертифицированного производителя. Документы, заверенные гербовой печатью, изготовленной с нарушением ГОСТа и без соответствующего сертификата, не будут иметь юридической силы. Уполномоченным органом, осуществляющим сертификацию организаций – изготовителей печатей, является ВНИИ Полиграфии.

Минимальный диаметр клише печати с воспроизведением Государст­венного герба Российской Федерации точно определен ГОСТом 51511-2001 и составляет 40 мм, а максимальный – 45 мм. По внешнему кольцу клише печати ограничивается ободом, на котором располагается микротекст в негативном начертании (белый текст на черном фоне), микротекст состоит из повторяющейся записи, включающей слово «сертификат» с указанием его номера, а также другой информации, определяемой изготовителем печати.

В Примере 2 представлен оттиск печати с воспроизведением ­Государственного герба Российской Федерации по ГОСТу 51511-2001:

Изготовление печатей с эмблемами, символами, латинским шрифтом возможно только в том случае, если они указаны в Уставе или Положении об учреждении, предприятии. Графика, не зарегистрированная как логотип, разрешена только во внутренних, дополнительных печатях и штампах организации. Если печать будет содержать графическое изображение, то необходимо также свидетельство о регистрации товарного знака / знака обслуживания (или лицензионный договор, договор об уступке товарного знака / знака обслуживания).

Организации могут иметь дополнительные (вспомогательные) печати для своих структурных и обособленных подразделений. В этом случае, кроме перечисленных выше реквизитов, в печати должна содержаться ­дополнительная надпись, например:

• секретариат;
• канцелярия;
• управление делами;
• отдел кадров;
• для удостоверений;
• для справок.

Вспомогательные печати могут иметь различную форму: круглую, треугольную, четырехугольную и др.

Технология изготовления печатей

По способу воспроизведения изображения печати делятся на:

1. Обычные печати организаций, о которых мы говорили выше.
2. Рельефные – оставляют выдавленное (выпуклое) изображение на бумаге. Обычно рельефные печати используются со специальными наклейками – «лейблами». На цветном лейбле, приклеенном на бумагу, получается красивое тисненое изображение. В сочетании с лейблами рельефная печать идеально подходит для оформления договоров, сертификатов, дипломов, грамот и т.д. Оттиск рельефной печати нельзя скопировать факсимильными и копировальными аппаратами, что служит дополнительной защитой документов.
3. Печати с защитой содержат сложные полутоновые рисунки или фотографии. Сама фоновая заливка состоит из большого количест­ва мелких элементов, в стандартной круглой печати их может быть до 10 000 шт. Полутоновый рисунок чрезвычайно трудно восстановить по оттиску, а также невозможно изготовить с помощью фотополимерной технологии, которая наиболее распространена среди поддельщиков. По своей сложной структуре печати с полутоновыми заливками нисколько не уступают гербовым печатям со средствами защиты, указанными в ГОСТе P 51511-2001.

В настоящее время для изготовления клише печати используется несколько технологий:

1. Фотополимерная технология отличается простотой и дешевизной при достаточно высоком качестве получаемых клише печатей и штампов. При этом предполагается пользование штемпельными красками на водной основе, поскольку фотополимеры не обладают стойкостью к различным растворителям.
2. Лазерная гравировка на резине клише со сложными графическими элементами, а также со специальными фрагментами для защиты от подделок (микросеткой, микрошрифтами и т.д.). Печати из резины отличаются от полимерных более высокой разрешающей способностью, стойкостью к краскам на спиртовой основе, повышенной износостойкостью и, как следствие, увеличенным сроком службы. Они оставляют более качественный оттиск, т.к. чернила не растекаются по поверхности клише.
3. Вулканизация – длительный, многоэтапный, трудоемкий процесс, в результате которого из сырой резины получается клише. Такая технология выгодна при большом количестве одинаковых печатей. Ее недостатками являются ограничения по разрешающей ­способности, высокая себестоимость при разовых заказах.
4. Флэш-технология принципиально отличается от вышеперечисленных тем, что позволяет изготавливать красконаполненные печати – краска аккумулируется в пористом материале и не подается извне. Это происходит из-за отсутствия рельефа на самой печати, что имеет несомненные преимущества по сравнению с традиционными печатями. Печати, изготовленные по флэш-технологии, позволяют воспроизводить очень мелкие и тонкие элементы благодаря высокой разрешающей способности, штемпельная подушка для таких печатей не требуется. Поскольку печать не имеет рельефа, она практически не подвержена износу, а оттиск не смывается водой. Проставляются такие печати бесшумно.

Документы, необходимые для изготовления печатей

Печати и штампы изготавливают штемпельные мастерские. Чтобы принять ваш заказ, организация-изготовитель попросит предоставить комплект документов. У разных изготовителей он варьируется и зависит от того, какая организация и какую печать хочет заказать. В любом случае вам потребуется предоставить изготовителю:

• нотариально заверенные копии Устава организации и свидетельство о госрегистрации;
• документ, подтверждающий избрание руководителя организации на должность;
• документ, фиксирующий факт принятия решения об изготовлении данной печати;

Если круглую печать заказывает акционерное общество при созданиии либо по причине изменения своего наименования (организационно-правовой формы, местонахождения), реорганизации либо по причине утраты печати, то представляется протокол собрания акционеров общества о создании, изменении, реорганизации либо утрате печати.

Если же новая круглая печать изготавливается по причине износа прежней либо акционерное общество хочет заказать дополнительную печать, то вместо протокола общего собрания акционеров можно предоставить приказ руководителя организации, в котором ­фигурировало бы данное решение.

• заявление, содержащее эскиз печати (штампа);
• если на эскизе печати присутствует товарный знак / знак обслуживания, то необходимо предоставить нотариально заверенную копию свидетельства о его регистрации
• и др. документы.

Так как данный перечень нормативно не закреплен, его полный состав всегда нужно уточнять у изготовителя печати, к которому вы обращаетесь.

Порядок уничтожения печатей

Итак, мы разобрались с тем, какие печати бывают, а также кто и как ­их изготавливает. Теперь предлагаем рассмотреть правила их уничтожения.

Когда это может понадобиться? Возможны разные причины:

• во-первых, в случае изменения данных владельца печати, фигурирующих в ней (смена организационно-правовой формы или наименования, местонахождения организации);
• во-вторых, при полной ликвидации предприятия;
• в-третьих, печать может прийти в негодность (износиться или быть деформирована) и потребовать своей замены на новую, которая оставляла бы четкий оттиск. Ряд документов требует полного, четкого оттиска, на котором читался бы весь текст.

Примером может быть чек, по которому в банке получают наличные в кассу. И если ваша печать уже не в состоянии оставлять при каждом оттиске полностью читаемое изображение, то приходится оформлять несколько чеков, пока печать на очередном из них не оставит нужный оттиск. А если учесть, что чековая книжка имеет ограниченное количество листов и на каждом чеке необходимы подписи нескольких высокопоставленных лиц организации, то мучения с печатью будут ощутимыми.

В заявлении на изготовление печати должна быть указана причина, по которой изготавливается новая печать. К такому заявлению прилагаются документы, подтверждающие соответствующие изменения: новая редакция устава и свидетельство регистрации изменений, вносимых в учредительные документы, выданное налоговыми органами.

Старая печать должна быть уничтожена, только после этого ­изготавливается новая.

Обратим ваше внимание на один момент. В этой ситуации получается, что до определенной даты на всех ваших документах будет стоять одна печать (например, с непропечатываемым правым краем или без последней буквы в наименовании организации), а после этой даты – другая, идеальная. Тут возникают вопросы. Как старой печати не попасть в плохие руки? И как доказать, что измененная печать теперь придает юридическую силу ­документам? Все просто – вам необходимо:

• во-певых, физически уничтожить старую печать и,
• во-вторых, документально зафиксировать факт уничтожения старой и введение в силу новой печати (см. Примеры 5 и 7).

Способ уничтожения печатей выбирается руководителем организации, если у него имеются на это полномочия. Печать может быть уничтожена:

• силами самой организации или
• специальной штемпельной мастерской (той самой, которая изготавливает печати) либо органом по учету печатей 1 (он вносит печать в государственный реестр печатей1 и выдает ей уникальный номер, который располагается в негативном начертании на внешнем ободке оттиска печати).

Уничтожаем собственными силами

В первом случае уничтожение печатей и штампов производится комиссией, специально назначенной руководителем организации. Данная комиссия уничтожает печать и составляет акт, который утверждается ­руководителем организации. В акте должно быть указано:

• время и место уничтожения;
• состав комиссии;
• основание уничтожения печатей / штампов;
• наименование и оттиски уничтоженных печатей / штампов;
• способ уничтожения (изделия из каучука и других полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, а из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями);
• заключение комиссии о приведении печати / штампа в состояние, исключающее возможность восстановления и дальнейшего использования;
• подписи членов комиссии.

Данный акт (см. Пример 5) является основанием для внесения отметки об уничтожении печати / штампа в журнал учета (см. Пример 9).

Акт об уничтожении с оттиском старой печати надо хранить постоянно на случай возникновения споров по сделкам, отчетам и др. документам, которые скреплены старой печатью.

Уничтожает сторонняя организация

Во втором случае старые печати / штампы сдаются в соответствующий орган по учету печатей или в организацию – изготовитель печати (штемпельную мастерскую), о чем собственнику печати выдается акт. На его обороте проставляется оттиск уничтоженных печатей и штампов.

При этом на уничтожение подается не только сама печать, но и комплект документов. Приведем их примерный состав:

• заявление об уничтожении печати, которое подписывает только руководитель;
• ксерокопия паспорта руководителя (а для государственных организаций – еще и копия приказа о назначении руководителя, заверенная вышестоящей организацией);
• доверенность от руководителя организации на уничтожение печати лицу, ответственному за ее уничтожение;
• паспорт (ксерокопия) лица, ответственного за уничтожение печати;
• выписка из ЕГРЮЛ (нотариально заверенная копия);
• документ, подтверждающий факт оплаты (оригинал квитанции Сбербанка или платежное поручение).

Если печать утеряна, то уничтожить ее невозможно

В случае утери старой печати перед изготовлением новой необходимо получить справку в органах внутренних дел об утере печати. Именно с этой справкой и вышеуказанным стандартным пакетом документов можно обращаться за изготовлением новой печати. Необходимо также опубликовать объявление об утрате печати в местном СМИ.

Если утерянная печать была зарегистрирована, то о факте пропажи необходимо уведомить регистрационный орган. Считается, что эта процедура является дополнительной гарантией для правообладателя печати.

Если печать до утери не была зарегистрирована в соответствующем органе, то желательно новую печать зарегистрировать, чтобы избежать незаконного использования старой печати. Таким образом, если кто-то незаконно воспользуется утерянной печатью, можно будет опровергнуть незаконную сделку или любую другую операцию, предоставив документы о том, когда была изготовлена новая печать с определенным регистрационным номером взамен утерянной и что старая печать уже недействительна.

Печати и штампы, изготовленные взамен утерянных, должны иметь в своем оттиске букву «Д», которая говорит о том, что это дубликат.

ГОСТ Р 51511-2001 позволяет изготавливать печать с изображением герба в нескольких экземплярах (номерная печать), если печать утеряна – иготавливается ее дубликат.

В целях защиты печати от подделки специалисты рекомендуют менять ее раз в год.

Ответственность за подделку печатей

При современных возможностях даже в домашних условиях можно изготовить печатную форму оттиска на принтере или на фотополимере. Однако такие печати не будут иметь удостоверительной силы. Организации, допускающие в своем документообороте печати, изготовленные несертифицированным изготовителем без учета требований ГОСТа, должны помнить, что таким способом могут воспользоваться и их партнеры или конкуренты, поставщики или заказчики.

Статья 19.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ устанавливает ответственность за нарушение порядка изготовления, использования, хранения или уничтожения бланков, печатей либо иных носителей изображения Государственного герба РФ в виде административного штрафа в размере от 500 до 1 000 рублей. В этом случае протокол об административном правонарушении правомочны составлять только сотрудники органов внутренних дел, а рассмотрение дела по данному вопросу производится в судебном порядке.

Подделка документов является уголовно наказуемым преступлением.

Здесь стоит обратить внимание на статью 327 Уголовного кодекса РФ «Подделка, изготовление или сбыт поддельных документов, государственных наград, штампов, печатей, бланков». Подделка, изготовление либо сбыт документа, предоставляющего какие-либо права или освобождающего от обязанностей (для чего может потребоваться и подделка оттиска печати), наказывается:

• ограничением свободы на срок до 3 лет, либо
• арестом на срок от 4 до 6 месяцев, либо
• лишением свободы на срок до 2 лет.

Те же деяния, совершенные с целью скрыть другое преступление или облегчить его совершение, наказываются лишением свободы на срок до 4 лет.

Использование заведомо подложного документа грозит:

• штрафом в размере до 80 000 рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 6 месяцев, либо
• обязательными работами на срок от 180 до 240 часов, либо
• исправительными работами на срок до 2 лет, либо
• арестом на срок от 3 до 6 месяцев.

Меру наказания в каждом конкретном случае определяет суд исходя из степени вины и размера последствий. Если поддельный документ был использован для служебного подлога, то в силу вступит еще и статья 292 УК РФ, если для мошенничества – статья 159 УК РФ.

Защита печатей и штампов

Для обеспечения порядка использования, сохранности и учета печатей в организации может быть разработана Инструкция о порядке пользования на предприятии печатями, штампами и факсимиле, приложениями к которой могут быть:

• образец заявки на изготовление или замену печати;
• форма журнала регистрации печатей и штампов;
• перечень документов, на которых ставится печать организации;
• перечень документов, на которых ставится печать структурного подразделения.

Вступление новой печати в силу должно оформляться приказом руководителя организации. Его образец мы демонстрируем в Примере 7. Обратите внимание: данным приказом назначается лицо, ответственное за новую печать. Это не случайно. Во-первых, изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение всех печатей и штампов организации обеспечивает должностное лицо, назначенное приказом руководителя. Оно же ведет Журнал учета печатей и штампов. Обычно это сотрудник службы, ответственной за делопроизводство на предприятии. Во-вторых, право использовать ту или иную конкретную печать, а также ответственность за ее сохранность может быть передана другому должностному лицу (например, печатью отдела кадров может распоряжаться начальник этого отдела).

В случае увольнения или временного отсутствия ответственного работника (например, в связи с отпуском или командировкой) издается приказ о передаче его полномочий относительно печати другому лицу (см. Пример 8). Можно также данную процедуру закрепить в должностной инструкции сотрудника, используя формулировку такого рода: «В случае отсутствия начальника отдела кадров право использования и хранения печати отдела кадров передается заместителю начальника отдела кадров».

Сам факт передачи печати от одного сотрудника другому тоже должен быть документально зафиксирован. Это можно делать в Журнале учета печатей и штампов организации (см. Пример 9). На некоторых предприятиях вместо журнала или в дополнение к нему оформляют акт передачи печати. Но, на наш взгляд, подписи в журнале достаточно для того, чтобы с даты получения печати ответственность за нее была возложена именно на это должностное лицо.