Расписка в получении трудовой книжки на руки при увольнении образец

Оглавление:

Что такое расписка в получении трудовой книжки на руки при увольнении? Образец документа

Трудовая книжка является главным подтверждением стажа работы сотрудника и наличия опыта в конкретной области.

Процесс восстановления в случае утери довольно длительный и требует сбора информации от всех работодателей. Поэтому ответственные работники тщательно следят за местом нахождения своих официальных бумаг.

В статье мы рассмотрим, что такое расписка в получении трудовой книжки при увольнении.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — просто позвоните, это быстро и бесплатно !

Что такое расписка в получении трудовой книжки при увольнении?

Согласно положениям законодательства в период работы трудовую книжку сотрудника должен хранить у себя работодатель. Трудовые книжки являются бланками строгой отчетности и хранятся в специализированных местах. В каждой организации есть специально уполномоченный сотрудник, который занимается ведением и отвечает за невредимость такой документации.

В настоящее время работодатель обязан выдавать работнику книжку только в двух случаях: увольнение (ст. 84.1 ТК РФ) и обязательное социальное страхование (ст. 62 ТК РФ). При других обстоятельствах все решается по соглашению сторон.

Поскольку уполномоченный сотрудник работодателя несет личную ответственность за сохранность трудовых книжек, он не может просто отдать ее трудящемуся.

Для подтверждения того, что действительно состоялась и отныне ответственность за сохранность несет сам уволившийся сотрудник, и составляется расписка.

Расписка служит дополнительным доказательством того, что работодатель выполнил свою обязанность по своевременной выдаче бумаг на руки при увольнении.

Обязательность составления расписки о выдаче и форма такой расписки законодательно не установлены.

По общему правилу, когда сотрудник увольняется и забирает свои официальные бумаги, он должен расписаться в личной карточке и в книге учета трудовых книжек.

Как выглядит образец документа?

Этот документ пишется трудящимся от руки в произвольной форме, но в него необходимо включить следующую информацию:

  • название организации – работодателя – чтобы было ясно, кто выдал книжку.
  • Название документа – «расписка».
  • Дата составления – обязательный реквизит любого официального документа, в данном случае указывает еще и на соблюдение сроков выдачи.
  • Данные работника – фамилия, имя, отчество, должность.
  • Причины составления расписки – «в связи с увольнением».
  • Подпись увольняющегося лица с расшифровкой – также обязательный реквизит, подтверждающий подлинность.
  • Данные и подпись кадровика – информация о представителе работодателя, который осуществлял выдачу документа.

Выдача документов уволенному лицу – завершающий этап процедуры прекращения отношений между нанимателем и работником. После ухода сотрудника в организации должно остаться личное дело с копиями документов и расписки о получении всех оригиналов во избежание возможных претензий.

Расписка в получении трудовой книжки

Формирование расписки в получении трудовой книжки происходит в случаях, когда по каким-либо обстоятельствам трудовая книжка переходит от работодателя подчиненному. Такая ситуация может возникнуть при увольнении работника, либо ввиду желания сотрудника получить какой-нибудь документ, где потребуется трудовая. Например, загранпаспорт.

Особенности трудовой книжки

Трудовая книжка – очень важный документ. Её главное предназначение заключается в учете трудового стажа, на основе которого в дальнейшем каждому гражданину начисляется пенсия.

Кроме того, трудовая книжка бывает необходима при поиске работы: она дает потенциальным работодателям представление о будущем сотруднике, в том числе позволяет оценить его квалификацию и уровень. Связано это с тем, что документ включает в себя не только сведения о предыдущих местах работы человека, причинах его увольнения, но и о повышениях по службе, награждениях, поощрениях и дисциплинарных взысканиях.

Таким образом, при помощи трудовой книжки можно составить достаточно полный и подробный профессиональный портрет работника.

Открывается трудовая книжка при первом устройстве человека на работу и в дальнейшем сопровождает его на протяжении всей активной трудовой деятельности.

Нормы по ведению и хранению трудовых книжек прописаны в законодательных актах РФ, которые, между прочим, относят данный вид документов к бланкам строгой отчетности, а, значит, и четко регулируют правила их содержания.

Когда и для каких целей оригинал документа выдается на руки

Большую часть времени трудовая книжка находится в кадровом отделе предприятия, на котором трудится человек. При этом место для хранения трудовых книжек обычно защищено от доступа посторонних лиц – такие документы, как правило, лежат в специально отведенной комнате или даже сейфе.

Выдача трудовой книжки производится только по определенным причинам, перечень которых не так уж велик:

  • уход с работы;
  • оформление пенсии – для ее подачи в территориальное отделение ПФР (туда принимают только оригиналы документов);
  • получение загранпаспорта или визы.

Иногда, правда, встречаются ситуации, когда некоторые коммерческие организации (например, банк или компания, в которую человек пришел устраиваться на работу в качестве совместителя) также требуют оригинал трудовой книжки, но в этом случае, чаще всего, работодатель выдает не подлинник документа, а копию или заверенную в надлежащем порядке выписку из него.

Ответственность за сохранность трудовой книжки лежит на специалисте кадрового отдела организации–работодателя – этот сотрудник в случае порчи или утраты документа обязан восстановить его за свой счет.

Именно поэтому все действия с трудовой книжкой фиксируются в специальном журнале учета, а если она передается на руки владельцу, то он обязательно должен написать об этом расписку — таким образом, при помощи данного документа к нему переходит ответственность по содержанию и сохранению трудовой.

Кто пишет расписку

Расписка в получении трудовой книжки должна составляться от имени лица, которому она принадлежит. Если этот человек, по каким-либо причинам, не имеет возможности получить трудовую лично, то это может сделать за него его представитель, но только при том условии, что у него на руках будет доверенность, заверенная у нотариуса.

Основные нюансы составления расписки, образец документа

Если вам потребовалось сформировать расписку в получении трудовой книжки, а на предприятии не имеется шаблона этого документа, можно написать расписку в произвольной форме. Ниже располагаются советы по составлению документа, а также его образец.

Для начала общая информация: расписка пишется в простой письменной форме от руки в свободном виде на обыкновенном листе бумаги или на фирменном унифицированном бланке работодателя.

Расписку можно печатать и на компьютере, но этот способ оформления не очень приветствуется, так как в случае возникновения разногласий между сторонами провести графологическое исследование (на предмет установки принадлежности почерка тому или иному человеку) будет затруднительно.

Расписку следует писать четко, без помарок и ошибок, а если таковые все же случились, лучше не исправлять их, а составить документ заново.

Текст расписки обязательно должен включать в себя:

  1. Наименование организации–работодателя.
  2. Место и дату составления документа.
  3. Фамилию-имя-отчество человека, который забирает трудовую книжку, его паспортные данные (в том числе дату рождения), адрес регистрации и место проживания.
  4. Если получение трудовой происходит по доверенности, в бланке расписки следует сделать об этом соответствующую отметку (с указанием даты и места выдачи доверенности). Точно также в расписку вносятся сведения о том, кто отдает документ.
  5. Далее указывается номер трудовой книжки и прочие идентификационные характеристики. Здесь же важно отметить и то, для каких целей передается документ.
  6. В завершение расписку следует заверить автографом человека, который забирает трудовую (при этом надо удостовериться в том, что подпись идентична той, что проставлена в его паспорте) и подписью лица, ее выдавшего.

Расписка, как правило, делается в единственном экземпляре и остается в кадровом отдела предприятия, где вкладывается в личное дело работника. К ней тут же прилагаются копии каждого листа трудовой книжки (удостоверенные печатью организации и подписью ответственного сотрудника) на тот случай, если владелец трудовой умудрится потерять ее и потребуется сделать дубликат.

Выдаем трудовую книжку работнику после увольнения в соответствии с законом

Любое увольнение с официального места работы сопровождается выдачей соответствующих документов работнику, в том числе, внесением записи в трудовой книжке про увольнения. Эта обязательная процедура имеет важный смысл, ведь у вас начинается новый жизненный этап, и для того, чтобы он имел хорошее начало, необходимо грамотно завершить старые дела.

Трудовая книжка является официальным документом, который является именным, то есть принадлежит одному конкретному гражданину. В бланках документа содержатся записи, свидетельствующие об официальной трудовой деятельности конкретного человека – обладателя трудовой книжки. В неё вносятся отметки о приёме на работу и записи про увольнения по собственному желанию или по любой причине.

Читайте так же:  Как оформить титульный лист презентации на английском

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — просто позвоните, это быстро и бесплатно !

Увольняясь, многие работники не знают, как скоро трудовая книжка должна попасть им в руки и как именно она должна быть оформлена надлежащим образом.

Юридическая грамотность подавляющего большинства населения нашей страны не достигла нужного уровня, именно поэтому необходимо должное внимание уделять саморазвитию и знать свои права хотя бы в одном определенном аспекте.

Нормативно-правовые документы

Как и любое другое официальное действие, увольнение вашего работника и выдача ему сопровождающих документов по обыкновению должна соответствовать целому ряду статей определяющих нормативно правовых актов.

Законодательство нашей страны регулирует каждый аспект, касаемый действий при увольнении сотрудника и любое противоречие является нарушением закона и может быть оспорено в суде.

Отношения работника и работодателя в момент осуществления трудовой функции регулирует одноименный Трудовой кодекс. Вопрос выдачи трудовой книжки при увольнении и надлежащего оформления регулирует статья № 81.

Возвращаясь к вопросу оформления записей, Трудовой кодекс четко не прописывает правильность их внесения. Однако в Правилах ведения и хранения трудовых книжек установлены рекомендации, согласно которым работодателем делается запись об увольнении. Подробно они изложены в статье 35 правил.

Постановление Правительства от 2003 года «О трудовых книжках» регламентирует вопросы о сроках хранения документа и некоторые детали, касающиеся кадровиков.

Получение трудовой не в руки, а по почте, также регламентируется законодательными актами. Установленные Постановлением правительства правила оказания услуг почтовой связи от 26 сентября 2000 года подробно описывают процедуру пересылки таких документов и особенности вручения.

Если работник был уволен с места работы по причине совершения дисциплинарного, административного проступка или уголовного преступления, то имеет место обращение к Административному или Уголовному кодексу.

Что делать, если не выдают трудовую книжку при увольнении — читайте тут.

Когда и в какой срок?

Законом четко не определен положенный срок выдачи трудовой книжки. Но в Трудовом кодексе, а именно в статье 62 говорится о том, что работодатель обязательно должен выдать работнику на руки все необходимые документы, в том числе и трудовую книжку по его требованию, не только в случае увольнения, а просто в случае любой необходимости.

Если же имеет место быть ситуация увольнения, то в соответствии со статьей 84.1, трудовая книжка выдается в последний день работы гражданина.

Последний день работы работника – это крайний день осуществления своих трудовых функций перед непосредственным увольнением. К сожалению, многие работодатели, пользуясь неосведомленностью граждан о сроках, специально продлевают их, не желая привлекать бухгалтеров или же тем самым мешая уволенному быстро найти новое место работы.

Иногда, не по вине работодателя, невозможно передать трудовую книжку прямо в руки уволенному, и тогда вопрос о сроках будет регламентировать не 62 статья Трудового кодекса, а 84.1, в которой говорится о возможности уведомления работника, отправке документа по почте и так далее. В данном пункте не оговорены сроки получения важного документа.

Сколько хранится трудовая книжка после увольнения, если ее не забрали?

Согласно статье 84.1 кодекса, регламентирующего права трудящихся, трудовая должна быть выдана работнику не позднее последнего дня осуществления им своей трудовой функции на месте работы. Но иногда виной тому, что трудовая книжка не получена, являются не действия работодателя, а самого работника.

Неважно, работал ли работник на организацию, индивидуального предпринимателя и так далее. Самое главное, что в соответствии с постановлением Правительства «О трудовых книжках», работодатель или кадровик обязаны хранить у себя этот важный документ до момента, пока его не заберет работник.

То есть, утилизировать трудовую не представляется возможным по закону.

Что делать, если сотрудник не забирает трудовую книжку после увольнения — читайте здесь.

Правила выдачи или как забрать трудовую книжку у работодателя

По общим правилам и в соответствии с вышеперечисленными законодательными актами, работодатель выдает трудовую в день увольнения.За сутки до этого события им или отделом кадров вносятся все необходимые записи в трудовую книжку. Только после этого документ оказывается в руках у работника.

В случае отсутствия работника на рабочем месте, работодатель предпринимает действия по его уведомлению. Если же работник не имеет возможности забрать документ или просто не хочет, то трудовая передается родственникам или же доверителю, а также может быть отправлена почтой по месту жительства работника.

В случае, если ни один из вариантов не осуществим, трудовая книжка хранится до момента, когда работник может сам явиться к работодателю и получить документ лично.

Это описание хорошо знакомо тем работникам и работодателям, которые ни один раз сталкивались с увольнением и правилами поведения в этой ситуации.

Но для тех, кто впервые оказался в качестве работника или работодателя, весьма сложно понять, как и в какой последовательности осуществлять все действия. Именно поэтому мы рассмотрим процесс увольнения поэтапно.

Порядок действий

Процесс увольнения осложняется потребностью вписать важные сведения в трудовую книжку, уложиться в сроки и выдать непосредственно на руки документ. Начинающему индивидуальному предпринимателю или новой организации будет сложно оформить все надлежащим образом без соответствующего опыта. А действия работодателя должны быть таковыми:

    1. после объявления работника об увольнении или же после вашего решении об увольнении кого-то из сотрудников вы должны достать его личное дело;
    2. необходимо достать трудовую книжку и вписать в нее информацию, касаемую приема на работу, если таковой еще нет в бланке;
    3. далее, кадровик должен сделать отметку о факте самого увольнения и о причине;

  1. если об увольнении организацией составлен приказ – обязательно напишите его номер и дату составления рядом с причиной увольнения;
  2. необходимо поставить печать в трудовой книжке об увольнении, а также подпись директора;
  3. трудовая книжка выдается работнику лично в руки на момент последнего дня работы вместе с расчетом. Помните, подпись работника в трудовой книжке при увольнении обязательна;
  4. если работник, по какой — то причине не может получить свой документ – передайте его родственнику или же представителю по доверенности;
  5. если работник не прислал никого за трудовой книжкой – перешлите ее письмом с уведомлением. В случае, если работник сообщил, что заберет трудовую, но несколько позже – сохраните его документ в целости и сохранности.

Надо ли ставить какую то запись в трудовую, о том, что она выдана?

Многие работодатели неосознанно портят трудовые книжки работникам некорректными и неправильными записями. Так, многие работодатели считают, что в записи об увольнении необходимо отражать факт выдачи трудовой книжки. Но, к сожалению, поступая подобным образом, они совершают ошибку.

Тем более в подобной форме. В крайнем случае, сам работник может подписать то, что ознакомлен с приказом, а значит, получил трудовую на руки.

Расписка на получение трудовой: зачем она нужна, как ее составить?

Сотрудники отдела кадров, да и сами работодатели очень дотошно относятся к факту предоставления уволенному сотруднику его документов, что совсем забывают себя обезопасить.

Некоторые недобросовестные работники, как известно из практики, специально уничтожают свою трудовую и потом истребуют с работодателя за каждый день просрочки в выдаче денежные средства, ведь работодатель никак не может доказать факт вручения документа.

Именно поэтому работник делает расписку, которая остается храниться долгое время в архиве у работодателя. Расписка составляется в произвольной форме. В ней указываются паспортные данные работника, а также делается запись о том, что он получил все документы, в том числе и трудовую.

Доверенность на получение: зачем она нужна, как ее составить?

Доверенность позволяет постороннему человеку осуществлять за вас некоторые важные действия, которые прописаны в самом бланке.

Например, эти действия могут быть связаны с подачей или наоборот, со сбором каких-либо документов. Если работник, по каким — либо причинам не может забрать трудовую книжку, при наличии доверенности за него это может сделать любой другой человек.

Не забудьте прописать основные функции, которые вы разрешаете делать доверяемому от вашего имени, и срок, в течение которого доверенность имеет законную силу.

Предъявив доверенность, ваш представитель с легкостью может забрать вашу трудовую книжку. Не прибегая к вашему появлению в бывшем месте работы.

Вариант передачи: выслать по почте

Если работник не может лично присутствовать на бывшем месте работы для получения документов по факту увольнения – совсем необязательно искать представителя. Достаточно попросить работодателя отправить документы по почте. В соответствии со статьей 84.1 Трудового кодекса, это возможно и разрешено законом.

Работодатель должен отправить по фактическому адресу проживания самого работника письмо с уведомлением. При благоприятном исходе работник обязан оповестить работодателя о том, что документы в целости и сохранности пришли на место получения.

Что будет работнику, если он не заберет трудовую книжку?

Законодательством не предусмотрено никаких санкций за то, что работник не забирает трудовую книжку. Нужно понимать, что такое поведение может быть спровоцировано как нежеланием работника осуществлять подобное действие, так и невозможностью его совершения ввиду болезни и иных жизненных обстоятельствах.

Вы можете попробовать связаться с работником как бывший работодатель при помощи почтовых отправлений или телефонного звонка, но не сможете обязать санкциями явиться за документом. Вам придется хранить документ у себя до появления работника.

Читайте так же:  Приказ по школе об утверждении образовательной программы

Проблемы и споры

К сожалению, иногда законодательство чрезмерно защищает работника, забывая при этом о работодателе. Так, факт увольнения способствует выдаче такого документа как трудовая книжка, несмотря на то, что работником не были выполнены важные обязательства, не возвращена спецодежда или какие-либо материальные ценности.

Именно поэтому работодателям остается либо предвидеть увольнение заранее и не доверять сотруднику, слишком важные вещи, либо надеяться на его порядочность.

Этапы получения трудовой книжки давно известны каждому гражданину, кто официально осуществлял свою трудовую деятельность или предоставлял работу. Но все же, иногда необходимо погрузиться в нюансы и особенности той или иной проблемы для того, чтобы результат не обманул ваших ожиданий.

Расписка в получении трудовой книжки

С момента трудоустройства и до дня увольнения трудовая книжка хранится в отделе кадров или в бухгалтерии предприятия. Ответственность за ее сохранность лежит на работодателе. Поэтому в случаях, когда работнику необходим оригинал документа, оформляется расписка о получении трудовой книжки на руки. О том, как выдать трудовую книжку под расписку, мы расскажем в статье.

Что говорит закон?

Информация о правилах ведения и хранения содержится в следующих нормативных документах:

Согласно Постановлению, документ о стаже является бланком строгой отчетности. Он должен храниться в отделе предприятия, которое отвечает за документальное оформление приема и увольнения сотрудников. А ответственность за ведение, хранение и выдачу несет специалист отдела кадров, назначенный приказом работодателем. По правилам, только этот специалист имеет право доступа к бланкам.

В каких случаях возможна выдача?

По правилам, бланк может быть выдан сотруднику на руки только в следующих случаях:

для предоставления в государственные организации с целью оформления социальных выплат (ст.62 ТК РФ).

При выдаче оригинала обязательно необходимо брать с работника документ, подтверждающий получение бланка на руки. Это защищает работодателя от ответственности за хранение в тот период, когда он был на руках у сотрудника.

Во всех остальных случаях работодатель при необходимости выдает работнику заверенную копию (ст.62 ТК РФ и в п. 7 Правил).

Правила составления расписки

При выдаче оригинала на руки сотруднику предприятия при любых обстоятельствах необходимо сделать копии каждой страницы. Также нужно получить от него документ, в котором работник подтверждает получение бланка на руки.

В нем должна содержаться следующая информация:

текст, в котором обязательно должны быть указаны реквизиты документа, запрашиваемого к выдаче;

причина, по которой сотрудник просит выдать ему бланк;

срок, в течение которого работник обязуется вернуть книжку (три дня)

подпись работника и расшифровка подписи.

Унифицированной формы он не имеет.

Как выглядит расписка в получении трудовой книжки, образец:

Форма расписки о получении трудовой книжки на руки для предъявления в ПФР

Бланк выдается на определенный срок, который оговаривается с сотрудником отдела кадров. По окончании работы с документом, его необходимо вернуть в отдел кадров предприятия в течение трех дней. После возврата оригинала в отдел кадров расписка гасится и передается на хранение. В подтверждение возврата работником составляется расписка о возврате трудовой книжки. Образец:

Расписка за трудовую книжку родственниками

Также она необходима, если сотрудник умер и бланк необходимо выдать родственникам умершего на основании заявления. В этой ситуации к вышеназванному документу нужно приложить копии справок, подтверждающих родственные связи с умершим сотрудником. В нем указываются данные родственника, которому будет выдан бланк. Как оформляется расписка о взятии трудовой книжки? Образец:

Расписка о получении трудовой книжки на руки

Расписка о получении трудовой книжки на руки

Похожие публикации

Работодатель отвечает за сохранность трудовых книжек своих сотрудников в течение всего периода их работы. Когда документ можно выдать работнику на руки, и каким образом оформить такую выдачу, расскажем далее.

Трудовые книжки: хранение

Правила ведения и хранения трудовых книжек утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Местом хранения обычно является отдел кадров или бухгалтерия фирмы, то есть отдел, отвечающий за оформление на работу и увольнение.

Учитываются трудовые книжки и вкладыши в специальной Книге учета. В ней регистрируются все трудовые книжки, полученные от работников при их поступлении на работу, и выданные работникам, не имеющим ранее стажа. При заведении нового бланка работникам без стажа, работодатель, по их заявлению, производит удержание за трудовую книжку из заработной платы в размере стоимости бланка.

Когда можно выдать трудовую на руки

Выдать на руки трудовую книжку допустимо лишь в двух случаях:

  • при увольнении работника – в последний день его работы у работодателя;
  • для предоставления оригинала документа в ПФР при назначении пенсии – потребуется заявление на выдачу трудовой книжки, причем работник обязан передать трудовую книжку работодателю, после ее возвращения фондом, в трехдневный срок (ст. 62 ТК РФ). Отказать в такой выдаче работодатель не вправе.

В остальных случаях (для получения кредита, выезда за границу и т.д.) трудовая книжка выдается работнику в виде заверенной копии (п.7 Правил, ст. 62 ТК РФ).

Заявление на выдачу трудовой книжки

Если работнику временно понадобилась трудовая книжка, чтобы предоставить ее в ПФР, он должен написать заявление. Форма такого заявления официально не утверждена, но в нем должны присутствовать:

  • фраза «прошу выдать трудовую книжку», заявление также должно содержать цель такой выдачи,
  • подтверждение того, что работник уведомлен о том, что в срок до 3 дней должен передать трудовую книжку работодателю после ее возврата из Фонда,
  • подпись работника и дата.

Заявка на выдачу трудовой книжки (образец):

Генеральному директору ООО «Авангард»

от начальника отдела контроля

Крыловой Анны Ивановны

Согласно ст. 62 ТК РФ, прошу выдать мне трудовую книжку серия ТК-III № 0123456 в оригинале для предъявления в отделение Пенсионного фонда РФ по месту жительства в связи с оформлением трудовой пенсии по старости.

Об обязанности вернуть оригинал трудовой книжки в отдел кадров ООО «Авангард» не позднее 3-х рабочих дней с даты возврата ее отделением Пенсионного фонда уведомлена.

20.06.2017 г. Крылова

Расписка в получении трудовой книжки

Выдавая оригинал документа работнику, работодателю следует не только сделать его ксерокопию, но и взять с работника расписку о получении трудовой книжки на руки, тем самым сняв с себя ответственность за ее сохранность во время нахождения вне территории предприятия.

Что должна содержать такая расписка:

  • дату составления,
  • серию и номер книжки,
  • причину выдачи,
  • срок возврата документа работником,
  • подпись работника.

Когда работник вернет трудовую, расписка должна быть «погашена», а работнику выдается «встречная» расписка работодателя о возврате документа.

Расписка в получении трудовой книжки (образец):

Генеральному директору ООО «Авангард»

от начальника отдела контроля

Крыловой Анны Ивановны

Я, Крылова Анна Ивановна, подтверждаю, что 20 июня 2016 года в отделе кадров ООО «Авангард» мною получен оригинал трудовой книжки серия ТК-III № 0123456 для предъявления в отделение Пенсионного фонда РФ по месту жительства для оформления трудовой пенсии по старости.

Обязуюсь вернуть полученную трудовую книжку в течение 3-х рабочих дней с даты возврата ее отделением Пенсионного фонда.

20.06.2017 г. Крылова Крылова А.И.

Делопроизводство

Зачем нужна расписка о получении трудовой книжки?

На основании норм закона с момента приема на работу трудовая книжка каждого работника хранится на предприятии в специально отведенной для этих целей комнате либо в сейфе.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 309-85-28 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Кадровый работник, в обязанности которого входит ведение трудовых книжек, несет персональную ответственность, за их ведение и хранение, соответственно выдача оговоренного документа на руки работников возможна только при соблюдении некоторых правил.

Что говорит закон?

Порядок ведения и хранения трудовых книжек закреплен в Правилах, утвержденных Постановлением Правительства №225, где в частности, в п .42 сказано, что трудовая книжка является бланком строгой отчетности и хранится на предприятии в условиях, установленных для документов подобного типа, то есть либо в сейфе, либо в специальной отведенной комнате.

Также в соответствии с законом к информации, указанной в оговоренном документе, а также к самим книжкам о труде может иметь доступ только лицо, уполномоченное локальными актами предприятия, которое собственно и ведет их, а также отвечает за хранение на основании п.45.

В соответствии с нормами закона трудовая книжка может быть выдана работнику на руки только в двух случаях:

  • увольнения (п.41 Постановления Правительства РФ № 225);
  • оформления социальных выплат (ст.62 ТК РФ).

При возникновении же других обстоятельств работодатель имеет право выдать только заверенную копию, о чем сказано в той же ст.62 ТК РФ и в п.7 Правил.

Для чего может потребоваться книжка работнику на время?

Однако, несмотря на четкие законодательные нормы, некоторые учреждения руководствуются собственными правилами, в связи с чем и требуют предоставления оригинала трудовой книжки.

В частности, документ с хронологией трудового стажа в настоящий момент требуется:

  • для оформления пенсии по выслуге либо при достижении пенсионного возраста, если работник не планирует увольняться, а пенсию все же оформляет;
  • для оформления загранпаспорта;
  • для оформления кредитного займа;
  • для оформления трудовой визы в другую страну.

Конечно, такие требования не вполне законны, ведь тот же банк либо посольства некоторых государств должны соблюдать нормативные акты РФ, но ведь копию можно подделать, а оригинал трудовой книжки защищен специальной голограммой, что подразумевает достоверность данных.

Для оформления пенсии

Как правило, при оформлении пенсии работники Пенсионного фонда требуют оригинал трудовой книжки, для того чтобы не только посчитать общий страховой стаж, но и сравнить с данными, предоставляемыми бывшими работодателями ежемесячно.

Читайте так же:  Форум доверенность на автомобиль

Но в настоящий момент, в связи с принятием нового закона об исчислении стажа, необходимого для пенсии, а именно ФЗ №400, трудовую книжку, при ее отсутствии по уважительным причинам, можно заменить другими подтверждающими данными, которые оговорены в Правилах подсчета стажа, утвержденных Постановлением Правительства РФ № 1015.

Ознакомьтесь с текстом указанных документов:

В частности, в настоящий момента страховой стаж можно подтвердить с помощью копии трудового договора, лицевых счетов и иных документов, подтверждающих факт ведения трудовой деятельности.

Также в ряде случаев, допустим, пожара или стихийных бедствий допускается и принятие в расчет свидетельских показаний двух бывших сотрудников.

Однако, несмотря на новое пенсионное законодательство, сотрудники Пенсионного фонда по- прежнему требуют предоставления оригинала трудовой книжки, в связи с чем кадровые работники во исполнение той же ст.62 ТК РФ и выдают оговоренный документ, но только после оформления расписки.

Как проверить сотрудника при приеме на работу? Информация — тут.

Для предоставления в другие учреждения

Возникают сложности при оформлении документов и в других организациях, не являющихся государственными учреждениями, но имеющими собственное представление о нормах закона, коими в основном являются собственные локальные акты и некоторые правила.

К примеру, в настоящее время многие банки при принятии решения о предоставлении кредитного займа требуют оригинал трудовой книжки, хотя по сути не имеют на это права.

Но подобные требования не основаны на пустом месте, как раз наоборот, для этого существуют веские причины:

  • Во-первых, трудовая книжка нужна банку для того чтобы оценить платежеспособность и постоянство будущего клиента. Ведь если человек нигде не работает либо часто меняет места работы, его вполне можно признать не благонадежным, что предопределит решение о выдаче кредита.
  • Во-вторых, оригинал оговоренного документа нужен для того чтобы оценить достоверность данных. Ведь в настоящий момент с помощью компьютерной техники можно создать практически любые данные, а трудовая книжка защищена голограммой и имеет серийный номер, который можно проверить.

Конечно, банковское учреждение не имеет права требовать трудовую книжку именно в оригинале, но при нарушении данного правила кредит работник не получит. Именно поэтому многие кадровые работники выдают книжки, но только после оформления расписки, таким образом, перекладывая ответственность за уже на работника.

Для получения загранпаспорта в Федеральной миграционной службе

В настоящий момент с изданием Приказа ФМС РФ № 320 «Об утверждении Административного регламента при оформлении паспортов» предоставление оригинала трудовой книжки не требуется, так как в установленной форме заявления существует специальная графа, отведенная для отражения данных о трудовой деятельности за последние 10 лет, но во многих отделениях миграционной службы оригинал трудовой книги все же требуют для того, чтобы проверить достоверность данных.

Конечно подобные требования являются нарушением закона, но опять же, мало кто может позволить себе спорить о соблюдении законности с Миграционной службой либо выяснять данный вопрос в судебном порядке, соответственно оригинал приходится предъявлять, опять же после оформления расписки по основному месту работы.

Для получения рабочей визы за рубеж

Требуется оригинал трудовой книжки и при оформления рабочей визы для поездки за рубеж, ведь именно исходя из данных отраженных в оговоренном документе работники посольства могут оценить и опыт работы в соответствующей области и высокую квалификацию, исходя из наименования занимаемой должности.

И опять же, в соответствии с законом РФ, требовать оригинал многие организации не могут, но посольства других стран при выдачи визы руководствуются собственным законодательством, нормы которого для получения визы придется выполнить.

Это подразумевает просьбу к работодателю о выдаче оригинала книжки для оформления соответствующих документов.

Правила составления расписки о получении трудовой книжки на руки

Как было сказано выше, кадровый работник несет персональную ответственность за сохранность трудовых книжек, находящихся на предприятии.

Соответственно при получении заявления от работника с просьбой выдать трудовую книжку составляется расписка, которая является официальным документов подтверждающим, что с момента выдачи ответственность за ее сохранность возлагается уже на него.

Форма и содержание

Несмотря на то, что расписка о выдаче трудовой книжке используется даже в случаях, оговоренных законом, установленной формы, закрепленной в законодательных актах, пока не введено.

Поэтому расписка составляется в простой письменной форме с указанием некоторых обязательных пунктов:

  • наименования предприятия;
  • должность и фамилия работника;
  • название документа;
  • причина оформления;
  • дата составления;
  • обстоятельства, которые стали основанием для выдачи;
  • подпись работника;
  • должность, фамилия, подпись кадрового работника.

Также к расписке прилагается заверенная печатью предприятия копия каждого листа трудовой книжки на тот случай, если оговоренный документ будет потерян и нужно будет рассчитать общий стаж работника перед оформлением дубликата.

И конечно, расписка составляется четким почерком и без ошибок и исправлений, так как документ, оформленный с нарушениями может быть признан недействительным.

Образец ( пример)

Как правило, расписка о выдаче трудовой книжки пишется от руки, но на некоторых предприятиях кадровые работники оформляют специальные бланки, в которые при необходимости вносятся все нужные данные.

Примерный образец расписки в получении трудовой книжки представлен на нашем сайте:

Пример составления расписки

Бланк документа можно скачать тут:

Учитывая, что кадровое делопроизводство является прямой обязанностью кадрового работника либо менеджера по персоналу, оформлением расписки возлагается именно на указанного специалиста, так как он не только имеет необходимые персональные данные работника, но и знает правила оформления расписок на выдачу документов.

Законна ли бесплатная стажировка при приеме на работу? Узнайте тут.

Почему нельзя иметь две трудовые книжки? Смотрите здесь.

Нужен ли журнал регистрации расписок?

Ведение журнала движения трудовых книжек регламентировано нормами закона, но для выдачи расписок такой журнал не предусмотрен, что создает определенные трудности при контроле за выдачей книжек о труде.

Соответственно введение такого журнала целесообразно, ведь в нем можно отразить не только все нужные данные, которые как правило, не включены в текст расписки, но и проконтролировать сроки выдачи и возврата оговоренного документа.

Нюансы оформления

В большинстве случаев расписка оформляется во многих организациях, только в том случае, если трудовая книжка предоставляется на основании личной просьбы работника для оформления той же пенсии либо других документов, а при увольнении расписка не используется, так как с момента увольнения и выдачи работнику книжки на руки предприятие ответственности за ее сохранность не несет.

Как показывает практика, оформлять расписку в получении трудовой книжки нужно и при расторжении сотрудничества, так как работник может впоследствии подать в суд, мотивируя тем, что трудовая книжке ему была вручена с нарушением сроков, оговоренных в ст.84.1 ТК РФ.

При увольнении работник расписывается к журнале выдаче трудовых книжек с указанием даты, но расписка написанная собственной рукой работника будет выступать главным подтверждающим доказательством того, что предприятие свои обязательства выполнило и оговоренный документ вручен в установленные сроки и лично в руки.

Для получения книжки умершего сотрудника

Также расписку о получении трудовой книжки в обязательном порядке нужно будет составить в том случае, если сотрудник умер и оговоренный документ предстоит выдать близким родственникам при увольнении умершего на основании поданного заявления.

В подобной ситуации к заявлению с просьбой о выдаче нужно будет приложить копию документов, подтверждающих родственные связи, а уже потом составить расписку, в которой будет указаны все данные получателя, а также дата с подписью.

Расписка, полученная от работника при выдаче трудовой книжки является не просто листом бумаги заполненным от руки, но и официальным документом, который в судебном порядке будет являться равнозначным доказательством того, что ответственность за сохранность трудовой книжки возлагается именно на работника и предприятия в случае потери оговоренного документа ответственности не несет.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 703-16-92
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 309-85-28
    • Регионы — 8 (800) 333-88-93

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.