Как оформить журнал учета выставленных счетов-фактур

Журнал учета счетов-фактур: кому он потребуется в 2017-2018 годах

Журнал учета счетов-фактур в 2017 году нужно вести не всем — у большинства организаций и предпринимателей эта обязанность отсутствует. Однако есть ряд лиц, для которых ведение этого журнала по-прежнему обязательно. Узнайте о них из нашего материала.

Кто обязан вести журнал учета в 2017 году?

С 4-го квартала 2017 года действует обновленная редакция постановления Правительства № 1137, определяющего форму журнала учета счетов-фактур (далее — Журнал) и порядок его заполнения. В указанном постановлении список лиц, обязанных вести Журнал, слегка подкорректировали — сейчас его должны оформлять действующие от своего имени посредники, а именно:

• агенты и субагенты;
• комиссионеры и субкомиссионеры;
• экспедиторы, привлекающие для исполнения услуг третьих лиц;
• застройщики, осуществляющие строительство силами подрядчиков.

Указанным лицам и ранее нужно было оформлять Журнал, хотя напрямую в списке лиц, обязанных вести Журнал, часть из них не упоминалась.

Вести Журнал должны не только плательщики НДС, но и осуществляющие упомянутую выше деятельность:

• лица, освобожденные от обязанностей плательщика по ст. 145, 145.1 НК РФ,
• неплательщики данного налога в связи с применением спецрежимов.

Во всех остальных случаях вести Журнал не нужно.

Кто должен представлять журнал учета в налоговый орган в 2017 году?

Представлять Журнал в налоговые органы обязаны только действующие от своего имени посредники (их полный список смотрите в предыдущем разделе), если в отчетном периоде они получали или выставляли счета-фактуры.

Журнал должен попасть к налоговикам не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом, в электронном виде по ТКС через оператора ЭДО. Вести Журнал можно не только электронно, но и на бумаге.

Фактически в данном случае Журнал представляется взамен декларации, ведь подавать ее указанные лица не обязаны. С его помощью налоговики осуществляют контроль за уплатой НДС при использовании посреднических схем, в которых участвуют лица, этот налог не уплачивающие.

О том, какая форма декларации действительна для 2017 года, читайте в материале «Официально опубликована обновленная декларация по НДС».

В отдельных случаях действующий от своего имени посредник освобождается от ведения Журнала и представления его в налоговую инспекцию. Исходя из текста новой редакции постановления № 1137 это возможно, если посредники:

• реализуют товары иностранным компаниям, не состоящим на налоговом учете в нашей стране (п. 5 ст. 161 НК РФ);
• продают товар по поручению комитента покупателям – неплательщикам НДС и по договоренности с ними не выписывают счета-фактуры (подп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ);
• по условиям договора с заказчиком включают в расходы стоимость приобретенных от своего имени товаров (работ, услуг).

Если в Журнале обнаружена ошибочная запись, при ее исправлении используйте новые правила — узнайте о них здесь.

Журнал учета счетов-фактур в 2017 году ведут действующие от своего имени посредники. Если они в течение квартала получали или оформляли счета-фактуры, журнал учета нужно отправить в электронном виде налоговикам. Сделать это необходимо не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур в 2018 году

Одной из форм документов, применяемых при расчетах по НДС, является журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур. О том, кто ведет такой журнал, и о действующей в 2018 году форме расскажем в нашей консультации.

Журнал учета счетов-фактур: бланк

Форма журнала учета выставленных и полученных счетов-фактур приведена в Приложении № 3 к Постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.

Скачать для журнала учета счетов-фактур образец бланка в формате Excel можно здесь.

Журнал учета счетов-фактур: кто сдает

Вести журнал учета счетов-фактур в 2018 году должны организации и предприниматели в отношении следующей предпринимательской деятельности:

• деятельность в интересах другого лица на основе договоров комиссии, агентских договоров, которые предусматривают реализацию или приобретение товаров (работ, услуг) от имени комиссионера (агента);
• деятельность на основе договоров транспортной экспедиции (при определении своего дохода как вознаграждение при исполнении данных договоров);
• выполнение функций застройщика.

При этом не имеет значения, являются ли такие лица налогоплательщиками НДС, лицами, освобожденными от исполнения обязанностей налогоплательщика НДС, или лицами, не являющимся налогоплательщиками НДС (применяют УСН, ЕНВД, ЕСХН, ПСН).

Изменения в форме журнала учета счетов-фактур

Обращаем внимание, что с 01.10.2017 Постановлением Правительства от 19.08.2017 № 981 внесены изменения как в форму журнала учета счетов-фактур, так и в порядок его заполнения.

В форме журнала учета полученных счетов-фактур изменений нет, а вот бланк журнала учета выданных счетов-фактур претерпел изменения. К слову, если раньше сводное наименование граф 10-12 было «Сведения о посреднической деятельности, указываемые комиссионером (агентом), застройщиком или техническим заказчиком», то теперь – «Сведения из счетов-фактур, полученных от продавцов». И если раньше эти графы заполнялись только комиссионерами (агентами) при ведении предпринимательской деятельности в интересах другого лица на основе договоров комиссии, агентских договоров, то сейчас в графах 10-12 указываются сведения из счетов-фактур (таможенных деклараций, заявлений о ввозе товаров и уплате косвенных налогов), полученных комиссионером (агентом), экспедитором, застройщиком или заказчиком, выполняющим функции застройщика, от продавца (продавцов), а также сведения из счетов-фактур, составленных указанными лицами при исполнении ими обязанностей налогового агента при приобретении товаров (работ, услуг) у иностранного лица, не состоящего на учете в налоговом органе.

Порядок заполнения журнала счетов-фактур

О том, как заполнить журнал учета счетов-фактур агенту и иным лицам, обязанным его составлять, указано в Правилах, приведенных в Приложении № 3 к Постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.

Срок сдачи журнала учета счетов-фактур

Журнал учета счетов-фактур сдается в ИФНС в электронной форме по установленному формату не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом (п. 5.2 ст. 174 НК РФ, Письмо ФНС от 08.04.2015 № ГД-4-3/5880@ ).

Журнал учета счетов-фактур: срок хранения

Журнал учета счетов-фактур, составленный на бумажном носителе или в электронном виде, хранится в течение не менее 4 лет с даты последней записи (п. 13 Правил, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137).

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур

Журнал учета счетов-фактур – особенная разновидность отчетности, необходимая для некоторых организаций. Он должен вестись по установленному порядку и периодически предоставляться в надзорные органы.

Кто обязан заполнять документ

До недавних пор данный документ обязаны были вести все компании, работающие с НДС. С 2016 года это требование по отношению к ним было отменено, т.к. сведения, вносимые в журнал, дублируются в книге покупок и продаж.

А вот предприятия, занимающиеся посредничеством в сфере сбыта товаров, предоставления услуг и производства работ, застройщики, нанимающие подрядчиков, а также организации, работающие в области транспортных перевозок и привлекающие к своей деятельности сторонних экспедиторов, этот журнал вести должны.

При этом то, по какой налоговой схеме (общей, «упрощенке» или «вмененке») работает то или иное предприятие – значения не имеет.

Зачем нужен журнал

Данный документ можно отнести к методам контроля за теми организациями, которые не предоставляют в налоговые инспекции декларации по налогу на добавленную стоимость (по причине освобождения в соответствии с законом, или отсутствия таковой обязанности в принципе).

Исходя из взятых из учетного журнала данных, налоговики проверяют, сходится ли НДС, указанный посредниками при сбыте товарно-материальных ценностей, суммам налога, принимаемым приобретателями этих ТМЦ к вычету. И точно также в обратном направлении: соответствуют ли размеры вычетов, указанные комитентами по купленным ТМЦ, НДС, начисленному продавцами этих товаров к налоговым выплатам.

Журнал ведется поквартально и отражает информацию о счетах-фактурах, выставленных в трехмесячный период отчета.

Куда отдавать документ

Журнал учета счетов-фактур необходимо сдавать в территориальное налоговое отделение по месту регистрации предприятия.

После получения журнала налоговики проводят его анализ, и по результатам проверки могут попросить письменных пояснений по поводу неясных моментов, а также затребовать дополнительные документы, в том числе спорные счета-фактуры, первичные бумаги и пр.

Периодичность предоставления журнала – один раз в квартал, до 20 числа месяца, следующего за периодом отчета (при этом если крайняя дата выпадает на выходной, то конечный срок отправки журнала переносится на ближайший понедельник или другой рабочий день).

Как передавать журнал и что будет, если не сдать

По закону журнал допускается вести в бумажном виде и на компьютере.

Обратите внимание! В налоговые органы на сегодняшний день предусмотрена только электронная сдача журнала, через компанию – спецоператора электронной системы документооборота, при этом использоваться должны только официально утвержденные форматы документа.

Если организация не предоставит вовремя заполненный бланк, она может быть подвергнута административному наказанию в виде штрафа (до 10 000 рублей), также штраф может быть наложен на ответственных должностных сотрудников (директора и главного бухгалтера).

Особенности документа и образец журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур

Журнал учета счетов-фактур имеет унифицированную, обязательную к использованию форму, утвержденную на законодательном уровне. Функция по заполнению журнала обычно возлагается на специалиста отдела бухгалтерии.

Данный документ состоит из стандартной «шапки» и двух разделов.

Заполнение первой страницы формы

В «шапку» вносится:

• наименование организации;
• ее ИНН, КПП;
• квартал, за который сдается отчетность по счетам-фактурам.

Далее в первый раздел журнала включаются сведения о выданных счетах-фактурах.

Некоторые организации – банковские, кредитные учреждения, страховые компании, негосударственные пенсионные фонды, ПИФы и т.д.- заполняют только этот отрезок журнала. При этом если выдача счетов-фактур вообще не производилась, данный раздел можно оставлять незаполненным.

Информация в первую часть вписывается, исходя из даты выставления каждого счета-фактуры, по хронологии. При этом учитываются все бланки, в том числе корректировочные и исправленные, вне зависимости от того, оформлены они в печатном виде (в компьютере) или в «живом».

После формирования счета-фактуры в журнал следует внести:

• дату, код выполненной операции, число-месяц-год и номер заполнения бланка;
• при необходимости реквизиты всех правленых и корректировочных документов;
• название покупателя, его ИНН, КПП;
• информацию о посреднической деятельности;
• денежную единицу, в которой осуществляется платеж по счету-фактуре;
• размер стоимости товарно-материальных ценностей, услуг, работ, в том числе НДС;
• данные о разнице с корректировочными документами (если таковые были).

Заполнение второй страницы формы

Вторая часть документа отведена под информацию о полученных счетах-фактурах. Данные сюда включаются также строго по порядку, вне зависимости от того, в какой форме они пришли – в бумажной или электронной. Сведения сюда вносятся аналогично первому разделу.

После окончания журнала

После завершения очередного квартала, журнал необходимо распечатать. Все его листы пронумеровываются, скрепляются толстой, суровой нитью (но только не степлером), проштамповываются (при условии, конечно, что компания использует штемпельные изделия для визирования бумаг) и заверяются подписью ответственного сотрудника.

Затем журнал должен подписать руководитель предприятия. Электронную версию журнала перед передачей в налоговую службу необходимо подписать с помощью официальной электронной цифровой подписи.

Хранить журналы учета счетов-фактур следует период, установленный законодательством или срок, прописанный во внутренних нормативно-правовых актах фирмы (но не менее четырех лет). После утраты актуальности и истечения срока хранения, бланк можно удалить из компьютера или уничтожить (бумажную версию) с соблюдением установленной законом процедуры.

Журнал регистрации счетов-фактур — образец 2018-2019

Предназначение журнала полученных и выставленных счетов-фактур

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур (далее — журнал) – это налоговый регистр, введенный в практику налогового учета постановлением Правительства России № 1137, принятым 26.12.2011. До 2015 года все фирмы и ИП просто фиксировали в нем выданные контрагентам и полученные от партнеров счета-фактуры.

Структура журнала с 2011 года не изменилась и по-прежнему включает 2 части: в первой фиксируются выставленные документы, во второй — полученные.

Но поменялись правила работы с журналом. Они следующие:

• ведите журнал, только если относитесь к категории посредников, обязанных это делать;
• оформляйте его и представляйте в налоговую инспекцию ежеквартально;
• вести журнал желательно в электронной форме – в таком виде он передается налоговикам (хотя оформление на бумаге не запрещено);
• записывайте счета-фактуры в хронологическом порядке (по дате их получения или выставления);
• заполняя строки и графы журнала (или корректируя их) сверяйтесь с правилами, описанными в приложении 3 к постановлению № 1137;
• внимательно проверяйте коды операций (где их посмотреть, узнайте из сообщения);
• после окончания каждого квартала заверяйте журнал подписью руководителя (или уполномоченного работника), страницы бумажного журнала пронумеруйте и прошнуруйте (если ведете его на бумаге);
• ежеквартально передавайте журнал (заверенный УКЭП) налоговикам по электронным каналам связи;
• храните журналы как минимум 4 года с даты последней записи в каждом из них.

Эти правила оформления журнала с момента вступления в силу постановления № 1137 практически не изменились.

О том, как сейчас выглядит этот налоговый регистр и кто его обязан оформлять, узнайте из следующего раздела.

Кто обязан вести журнал учета счетов-фактур в 2018-2019 годах

На сегодняшний день обязанность по ведению журнала осталась только у действующих от своего имени посредников:

• агентов и субагентов;
• комиссионеров и субкомиссионеров;
• экспедиторов, организующих исполнение услуг с привлечением третьих лиц;
• застройщиков, привлекающих к строительству подрядчиков.

Такой перечень лиц, обязанных вести журнал, содержит последняя редакция постановления № 1137, действующая с 01.10.2017. Необходимо отметить, что и до указанной даты оформлять журнал всем этим лицам тоже было обязательно, хотя напрямую они там прописаны не были (речь идет о субагентах и субкомиссионерах).

Обновленная редакция постановления № 1137 освободила часть посредников от необходимости заполнения журнала. С 4-го квартала 2017 года они вправе не оформлять журнал, если:

• реализуют товары иностранным фирмам, не состоящим на налоговом учете в нашей стране (п. 5 ст. 161 НК РФ);
• продают товар по поручению комитента покупателям – неплательщикам НДС и не выписывают счета-фактуры с их согласия (подп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ);
• по условиям договора с заказчиком включают стоимость приобретенных от своего имени товаров (работ, услуг) в расходы.

Какие еще новшества и корректировки нужно учесть при заполнении журнала с 01.10.2017, узнайте из материала.

Образец заполненного журнала вы можете скачать на нашем сайте.

В 2018-2019 годах составлять журнал регистрации счетов-фактур, как и прежде, должны застройщики, экспедиторы, агенты, субагенты, комиссионеры и субкомиссионеры.

При оформлении журнала нужно руководствоваться последней редакцией постановления Правительства № 1137 – в 2017 году в него был внесен ряд новшеств, пояснений и корректировок.

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур

Журнально-ордерная система ведения бухгалтерского учета — базовая и наиболее часто используемая. Вcе нюанcы такой формы были отражены в далеком 1960 году — в Письме Минфина СССР от 08.03.1960 N 63 «Об инструкции по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства». Письмо не отменено и является действующим и по сей день. В нем разъяснены способы ведения бухучета и перечислены основные документы: в том числе журнал учета счетов-фактур и журналы ордера бухгалтерского учета по счетам (скачать образцы и пользоваться ими вы сможете, дочитав статью до конца). Подробно об этом можно прочитать в статье «Журнально-ордерная система ведения бухгалтерского учета».

Кто обязан вести журнал учета

С 1 января 2015 года все предприниматели и организации-посредники приобрели обязанность вести и сдавать их в налоговые органы ( Федеральный закон от 20.04.2014 N 81-ФЗ и Федеральный закон от 21.07.2014 N 238-ФЗ ).

Делать это должны не только плательщики НДС, но и лица, которые освобождены от обязанностей, связанных с его исчислением и уплатой и которые не являются налогоплательщиками. Главный признак — осуществление предпринимательской деятельности по договору комиссии или агентскому договору в интересах другого лица. Кроме того, в эту категорию включены лица, которые оказывают услуги по договорам транспортной экспедиции, а также застройщики. Признаки таких лиц приведены в пункте 1 статьи 990 ГК РФ и пункте 1 статьи 1005 ГК РФ .

Форма журнала учета счетов-фактур

Образец заполнения журнала учета счетов-фактур

Коды видов операций по НДС

Значения кодов определены в Письме ФНС России от 20.09.2016 N СД-4-3/ [email protected] — перечень можно скачать в конце статьи. В целом нужно отметить, что в журнале учета счетов-фактур применяются коды, используемые в книге продаж и в книге покупок, нужно лишь учитывать, что при продаже агент указывает код 01 при отгрузке, а на аванс — 02. То же правило работает и для принципала, когда ему нужно зарегистрировать перевыставленные агентом счета-фактуры. Из всех кодов, перечисленных в упомянутом Письме ФНС, для использвания в реестре учета счетов-фактур используются коды 01, 02, 13, 15,118–20, 27–30. Для сводных счетов-фактур используйте коды 27 и 28.

Как вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур

Ольга Цибизова заместитель директора департамента налоговой и таможенной политики Минфина России

• Кто должен вести
• Какие счета-фактуры регистрировать в журнале
• За какие периоды вести журнал
• Способы ведения
• Коды видов операций
• Заполнение журнала
• Заверение журнала
• Отражение в декларации
• Срок сдачи журнала в налоговую инспекцию
• Хранение журнала и документов
• Исправление журнала после сдачи

Кто должен вести

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур заполняют посредники, то есть организации и предприниматели, которые от своего имени работают в интересах третьих лиц. В целях заполнения журнала учета счетов-фактур к посредникам относят:
– комиссионеров (п. 1 ст. 990 ГК РФ);
– агентов (п. 1 ст. 1005 ГК РФ);
– экспедиторов, которые организуют исполнение услуг с привлечением третьих лиц, но сами в перевозках не участвуют (п. 1 ст. 801, ст. 805 ГК РФ);
– застройщиков, которые организуют строительство с привлечением подрядчиков, но сами в выполнении подрядных работ не участвуют (ст. 740 ГК РФ).

Какие счета-фактуры регистрировать в журнале

Для начала разберемся, зачем посредники ведут журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур. Ведь они не платят НДС и не принимают НДС к вычету по этим счетам-фактурам.

За какие периоды вести журнал

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур нужно вести за каждый налоговый период – поквартально.

Способы ведения

Вести журнал учета счетов-фактур можно как на бумажном носителе, так и в электронном виде (п. 1 приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 № 1137). Однако сдавать журнал в инспекцию в качестве налоговой отчетности можно только в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (п. 5.2 ст. 174 НК РФ). Поэтому посредникам, которые не являются плательщиками НДС и не признаются налоговыми агентами, целесообразно сразу вести журналы учета счетов-фактур в электронном формате (утвержден приказом ФНС России от 4 марта 2015 № ММВ-7-6/93).

Коды видов операций

Когда заполняете журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, используйте коды видов операций, которые утверждены приказом ФНС России от 14 марта 2016 № ММВ-7-3/136. Если сомневаетесь в каких-то кодах, посмотрите приложение к письму ФНС России от 20 сентября 2016 № СД-4-3/17657. Специалисты ведомства на примерах показали, когда какой код брать.