Приказ о пропущении номера

Журнал регистрации приказов по личному составу

Формат: 210 х 288 (вертикальный)
64 страницы, пронумерованы
Прошнурован, опломбирован
Обложка: золотистый картон
Съемная обложка из прозрачного ПВХ

Журнал регистрации приказов по личному составу — применяется для регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении сотрудников, а также других приказов со сроком хранения 75 лет.

Пример заполнения основного раздела журнала:

В журнал включены дополнительные материалы:

• Унифицированная форма Т-1. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу.
• Унифицированная форма Т-5. Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу.
• Унифицированная форма Т-8. Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении).
• Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения от 06.10.2000 г. (выдержки)

Контрольная пломба

Журнал регистрации приказов по личному составу опломбирован номерной индикаторной пломбой.

Перед началом работы с журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку (без этого журнал не считается опломбированным).

К приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет относятся следующие приказы:

• О приеме работника (работников) на работу
• О прекращении действия трудового договора с работником (работниками)
• О переводе работника (работников) на другую работу
• О совмещении должностей / профессий
• об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора);
• О направлении работника (работников) в командировку (длительную, зарубежную)
• О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет
• О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет
• О предоставлении работнику (работникам) отпуска без сохранения заработной платы
• Об изменении фамилии, имени, отчества работника
• О поощрении работника (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).
• и др.

Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Оформление отдельных видов приказов по личному составу производится в соответствии с Унифицированными формами первичной учетной документации по учету кадров. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 унифицированы формы следующих приказов:

• О приеме работника на работу (Форма Т-1, Т-1а)
• О переводе работника на другую работу (Форма Т-5, Т-5а)
• О прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма Т-8, Т-8 а)
• О направлении работника в командировку (Форма Т-9, Т-9а)
• О поощрении работника (Форма Т-11, Т-11а)

Добавление литеры «а» к номеру унифицированной формы означает, что она предназначена для документального оформления приказа по личному составу, в котором одно распорядительное действие (например прием на работу) распространяется на нескольких работников. Унифицированные формы приказов без литеры «а» используются для оформления индивидуального приказа (одно распорядительное действие на одного работника).

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.00 № 68, отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 4.1.3).

Обратите внимание, что в соответствии с п. «д» ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 25.08.2010, для Журналов регистрации приказов по личному составу установлен срок хранения 75 лет.

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике

Пропуск нумерации приказов в журналах регистрации?

Вопрос-ответ по теме

Пропуск нумерации приказов в журналах регистрации

Как быть с приказами, если нумерация некоторых из них пропущена, соответственно, о них нет записи в журнале регистрации приказов? Кроме этого, на предприятии с недавнего времени введена автоматизация, поэтому эти приказы просто физически не существуют.

Поскольку вы не совсем ясно изложили возникшую в вашей организации проблему, отвечу на этот вопрос так, как я его поняла.

Статья об интранет-порталах и автоматизации бизнес-процессов предприятия поможет вам не допускать ошибок в работе.

Из-за пропуска нумерации в каких-то ситуациях, возможно, придется доказывать, что приказ с пропущенным номером вообще не существовал и что номер был пропущен автоматически программой либо вследствие технической ошибки. По поводу того, насколько данная проблема серьезна и стоит ли обращать на нее внимание, желательно посоветоваться с юристом организации.

Если пропуски случаются редко, то я бы рекомендовала зафиксировать факт того, что этих приказов никогда не существовало в природе, для чего в журнале регистрации приказов напротив отсутствующих номеров указать «номер механически пропущен» (чтобы не писать от руки, можно заказать штампик). При оформлении дела с приказами на его обложке также нужно будет указать, какие номера приказов механически пропущены. Тогда ни у кого, кто сейчас или впоследствии будет обращаться к документам, не будет возникать лишних вопросов.

Если же пропуск номеров происходит регулярно вследствие особенностей работы используемой организацией программы, то рекомендуется иметь под рукой (создать и утвердить, если нужно) внутренний нормативный документ, который бы отмечал эту особенность и подтверждал, что пропуск номеров допускается принятой в организации практикой учета приказов. В этом случая я бы настаивала на том, чтобы учет приказов велся в той же программе, которая их регистрирует (при необходимости сформированный в программе журнал можно время от времени распечатывать и оформлять по правилам бумажного делопроизводства). При формировании дела с приказами в этом случае нужно

будет сформировать (лучше с использованием программных средств) внутреннюю опись, по которой и можно будет судить о наличии в деле документа с определенным номером.

Как быть с приказами, если нумерация пропущена?

Вопрос-ответ по теме

Как быть с приказами, если нумерация некоторых из них пропущена, соответственно о них нет записи в журнале регистрации приказов? Кроме этого на предприятии с недавнего времени введена автоматизация, поэтому эти приказы просто не существуют.

Поскольку вы не совсем ясно изложили возникшую в вашей организации проблему, отвечу на этот вопрос так, как я его поняла.

Из-за пропуска нумерации в каких-то ситуациях, возможно, придётся доказывать, что приказ с пропущенным номером вообще не существовал и что номер был пропущен автоматически программой либо вследствие технической ошибки. По поводу того, насколько данная проблема серьёзна и стоит ли обращать на неё внимание, желательно посоветоваться с юристом организации.

Все о распорядительных документах вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.

Если пропуски случаются редко, то я бы рекомендовала зафиксировать факт того, что этих приказов никогда не существовало в природе, для чего в журнале регистрации приказов напротив отсутствующих номеров указать «номер механически пропущен» (чтобы не писать от руки, можно заказать штампик).

При оформлении дела с приказами на его обложке также нужно будет указать, какие номера приказов механически пропущены. Тогда ни у кого из тех, кто сейчас или впоследствии будет обращаться к документам, не будет возникать лишних вопросов.

Если же пропуск номеров происходит регулярно вследствие особенностей работы используемой организацией программы, то рекомендуется иметь под рукой (создать и утвердить, если нужно) внутренний нормативный документ, который бы отмечал эту особенность и подтверждал, что пропуск номеров допускается принятой в организации практикой учета приказов.

В этом случая я бы настаивала на том, чтобы учет приказов велся в той же программе, которая их регистрирует (при необходимости сформированный в программе журнал можно время от времени распечатывать и оформлять по правилам бумажного делопроизводства). При формировании дела с приказами в этом случае нужно будет сформировать (лучше с использованием программных средств) внутреннюю опись, по которой и можно будет судить о наличии в деле документа с определенным номером.

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

В конце года обнаружились «пустые» регистрационные номера

• Сараева Наталия | эксперт журнала

П ожалуй, наиболее распространенными случаями недочетов в ходе регистрации документов являются пропуски в нумерации. Возникают они обычно из-за «резервирования» номеров. Каждый, кто ведет журналы учета входящих / исходящих документов или приказов, наверняка сталкивался с «резервистами», которые упрашивали оставить для них строчку с обещаниями, что совсем скоро они принесут этот документ на подпись. Если на такие просьбы поддаваться, то в конце года в журнале может остаться несколько пустых строчек из-за так и не выполнивших свои обещания «попрошаек». Бороться с этим достаточно сложно.

Регистрировать документы в принципе могут:

• информационная система — «упросить» ее внутренние счетчики никто и не пытается, потому такой проблемы просто не возникает;
• специалист службы делопроизводства или ответственный за делопроизводство в подразделении:
  • в электронном журнале (обычно в Excel) или
  • в бумажном журнале рукописно (из-за трудоемкости такой метод применяется все реже — для регистрации особо ценных для организации документов либо в силу прямого указания действующей нормативной правовой базы).

Так вот, если журналы регистрации ведет человек (в бумажном или электронном виде), то в конце года можно столкнуться с проблемой пропущенных номеров и не только из-за неисполненных обещаний исполнителей (когда в журнале появляется пустая строка), но и из-за обычной невнимательности (когда такая строка не появляется). При выявлении проблемы:

• стараются заполнить «пустые» номера «новоделами», вложив, когда это возможно, дополнительный документ;
• но лучше признать ошибку, тем более что она «техническая». Далее мы посмотрим, как это сделать правильно, чтобы потом никто не подумал, что такой документ был создан, а позже утрачен.

Обратите внимание: если вы столкнулись с ситуацией ошибочного издания документа, например, приказа, то надо:

• сначала другим приказом признать первоначальный утратившим силу,
• а потом в журнале регистрации в строке первоначального приказа в графе «Примечание» написать «Утратил силу; приказ от. №. » с данными второго приказа, отменившего первоначальный (см. «2» в Примере 1).

В подобной ситуации у нас пустых номеров не появится! Первоначальный приказ останется зарегистрированным под своим первоначальным номером (просто позже он будет признан утратившим силу).

Если в журнале зарегистрирован документ так, что у него кроме номера и даты заполнен заголовок, а может еще что-то (но самого документа в папке нет), то повышается вероятность того, что он все-таки был издан, но позже утрачен. В этом случае стоит провести служебное расследование сразу, как только проблема была обнаружена. Его результаты оформляются актом (утвержденной формы на этот случай нет), который можно назвать:

• «О результатах служебного расследования по факту утраты документа» (если он действительно утрачен: например, случайно залили кофе или опустили в шредер);
• «О результатах служебного расследования по факту необнаружения документа» (ведь возможно, что его так и не издали, хотя планировали).

В процессе расследования такой документ может найтись, если исполнитель зарегистрировал номер, подготовил проект и сам подписал его у руководителя, а потом оригинал осел в его бумагах (сначала был очень нужен в работе, затем забыл отдать / вложить, куда надо). Документировать ли подобную историю актом или просто вернуть найденный документ на место — это обычно решается в индивидуальном порядке, принимая во внимание «былые заслуги провинившегося».

Закрываем регистрационный журнал

Кроме журнальной формы возможна регистрация с помощью регистрационных карточек документов (РКД). Стоит отметить, что большинство программ автоматизации документооборота строятся именно на карточном учете: реквизиты документа заносятся в отдельные экранные карточки и попадают в базу данных, из которой формируется журнал. При закрытии года многие СЭД просто блокируют возможность дальнейших изменений и «накопленное за год богатство» в виде журнала в файле неизменного формата позволяют записать на внешний носитель. Одновременно обнуляются счетчики порядковых номеров документов внутри большинства регистрируемых документопотоков, чтобы с нового года начать отсчет заново.

Если мы вели журнал учета в Excel, то в конце года его можем распечатать, прошить и оформить итоговую запись о количестве внесенных записей в течение года (по образцу, показанному в Примере 2). Распечатывать надо далеко не все журналы регистрации, а только тех документов, которые потом подлежат длительному или постоянному хранению (причем электронная форма журнала в архиве тоже пригодится как удобный справочный аппарат; кроме того, на ее основе проще будет создавать внутренние описи документов дел). Если журнал нет надобности распечатывать в конце года, то итоговая запись вносится в его последние строки в электронном виде (без рукописного росчерка и печати), далее файл можно конвертировать в неизменный формат (например, .pdf), запаролить, подписать электронной подписью (руководителя службы делопроизводства), чтобы исключить внесение исправлений задним числом.

Журнал регистрации приказов генерального директора по основной деятельности

Что делать, если нарушена сквозная нумерация приказов по личному составу?

Вопрос-ответ по теме

В нашей организации специалистом по кадрам при проверке документов в конце года было обнаружено, что сквозная нумерация приказов по личному составу нарушена, а именно: был пропущен порядковый номер. Как нам поступить в этой ситуации – не обращать на это внимание или должен быть составлен какой — либо документ? Если необходимо составить документ, то подскажите, пожалуйста, какой?

Рассмотрев Ваш вопрос можно сказать, что законодательство не устанавливает порядок нумерации приказов. При этом, сложившаяся практика издания и применения распорядительных документов свидетельствует о недопустимости внесения исправлений в подписанный руководителем приказ.

Следовательно, при выявлении пропущенного номера в регистрации приказов, мы не рекомендуем изменять нумерацию данных приказов. Соответственно, Вы можете продолжать нумерацию.

Подробнее о нумерации приказов читайте здесь:

Однако, в журнале регистрации приказов, в графе которую пропустили, можете сделать пометку о том, что нумерация сбита. При этом, повторяемся, что законодательство не содержит порядка внесения изменений в данной ситуации. Следовательно, Вы можете установить данный порядок внутренними локальными документами самостоятельно (например, в Инструкции по делопроизводству).

Таким образом, в данном случае, вы можете не обращать внимание на пропущенный номер приказа. Однако, в журнале регистрации данных приказов укажите, что данный номер является пропущенным.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ответ:Как регистрировать документы, поступившие в кадровую службу

Регистрация означает, что созданному, отправленному или полученному документу присвоен определенный идентификационный номер и данные о нем занесены в регистрационные формы.

Читайте о Приказах по личному составу еще больше по ссылке.

Правила регистрации и индексирования документов подробно описаны в пункте 3.2.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Необходимость в регистрации

Регистрировать документы необходимо для того, чтобы:

• обеспечить учет документов и контроль их исполнения;
• облегчить поиск документов, создать организационно-поисковые системы;
• обеспечить сохранность документов.

Кроме того, многие виды документов, создаваемых в организации, приобретают юридическую силу только после регистрации. Например, приказ руководителя организации начинает действовать с момента регистрации. А письмо получает официальный характер только после того, как ему присвоен исходящий регистрационный номер.

При регистрации документов происходит их индексация. То есть каждому документу нужно присвоить определенный номер и условное обозначение (индекс). Индексы необходимы при поиске, учете и систематизации документов. В течение года регистрационный индекс не повторяется.

Регистрационный индекс состоит из:

• порядкового номера документа в пределах определенного массива (например, отдельно нумеруются приказы по основной деятельности и по личному составу, договоры, инструкции и т. п.);
• условного обозначения структурного подразделения (у структурного подразделения может быть как буквенный – «к», «ок», «о/к», так и цифровой индекс).

Например, у приказа о приеме сотрудника на работу может быть номер 134-к, где 134 – порядковый номер документа, а «к» – обозначение структурного подразделения.

Кроме того, в регистрационный индекс часто входит номер дела по номенклатуре. У ответа на письмо реквизиты индекса располагаются в обратной последовательности: например, в номере 08-11/144 первым идет цифровой индекс структурного подразделения – 08, затем через дефис номер дела по номенклатуре – 11, от которого наклонной чертой отделен порядковый номер документа – 144.

Регистрировать документы можно:

• в специальных регистрационных журналах;
• на карточках (данные о документе записываются на специальную карточку, которая затем помещается в картотеку).

Каждый их этих способов регистрации имеет свои преимущества. В журнале все сведения о документах компактно сгруппированы, а сам журнал удобно хранить в ограниченном доступе. Поэтому в журналах обычно регистрируют документы, требующие особо тщательной охраны (например, трудовые книжки, договоры, счета). С помощью карточек удобно регистрировать документы, требующие исполнения и контроля, – письма, приказы, инструкции. Карточки можно размножить и передать в структурные подразделения. К тому же их легко систематизировать в любой последовательности и по разным признакам – по автору, содержанию, алфавиту и т. п.

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Вартанова,

Согласование и регистрация приказов

Правила оформления приказов по основной деятельности смотрите в предыдущей статье.
Сейчас в продолжение темы давайте рассмотрим правила согласования приказов и проведение регистрации приказов.

Согласование приказа

Будет очень хорошо, если порядок согласования приказов прописан в инструкции по делопроизводству организации. Необходимо обязательно проводить согласование приказов с проставлением виз.

Проект приказа по основной деятельности должны визировать, как правило, заместитель руководителя, отвечающий за соответствующее направление деятельности организации, и начальники отделов:

• кто готовит приказ,
• кому даются поручения – еще на стадии подготовки надо заложить рациональную систему исполнения с реалистичным сроком, чтобы в дальнейшем не вносить изменения,
• юридической службы,
• службы делопроизводства – визирует в последнюю очередь, чтобы проверить правильность оформления приказа,
• главный бухгалтер – приказы по финансовым вопросам,
• прочие заинтересованные – если необходимо.

Визы можно проставлять на обороте последнего листа приказа или на листе согласования. Виза обязательно должна содержать расшифровку должности, фамилию с инициалами и дату (про дату не забывать).

Лучше предпочесть последний вариант согласования – на отдельном листе. Когда приходится приказ переделывать, то визы не всегда надо повторно собирать. В нашей организации, например, визирующие очень любят добавлять какую-нибудь мелочь от себя. Пустячок, а им приятно, но только приказ-то надо распечатывать заново.

Итак, проект приказа может визироваться с отметкой «с замечаниями». Эти самые замечания оформляются на отдельном листе в произвольной форме. И они должны учитываться при доработке проекта приказа.

В случае наличия замечаний принципиального характера, проект приказа необходимо перепечатать и согласовать вновь (собрать все подписи заново). Так что стоит подумать какую визу труднее всего получить и начинать согласование с этого человека.

Если присутствуют замечания только редакционного характера, то проект приказа переоформляют, но визы согласования не проставляют повторно.

После получения всех необходимых виз на отдельном листе согласования, на обратной (чистой) его стороне распечатывается последняя (или единственная) страница приказа. Смысл в том, чтобы подписи согласования оказались на обороте приказа после удовлетворения всех пожеланий. Так поступают в федеральных органах власти, у них там очень много визирующих. И таким образом они уменьшают вероятность повторного визирования в процессе согласования в случае переоформления приказа (иногда неоднократного).

Когда согласование приказа завершено – время его подписывать.

Приказы по основной деятельности должен подписывать только руководитель организации. Либо лицо, которому официально предоставлено такое право, например, приказом о распределении полномочий (или допускается отдельным приказом), зафиксировано в должностной инструкции. В случае его временного отсутствия (отпуск, командировка и т.д.) подписывать приказы имеет право исполняющий обязанности руководителя. Кто будет исполнять обязанности руководителя надо закрепить в приказе по основной деятельности – один раз на все случаи жизни, либо издавать каждый раз новый приказ в случае отсутствия руководителя.

После подписания приказа в него нельзя вносить какие-либо изменения. Хотя в нашей организации иногда (действительно очень редко) переделывали приказ задним числом.

Регистрация приказов

Только после подписания приказы регистрируются (принято в этот же день) службой делопроизводства по порядку номеров с указанием даты. Каждый год нумерация опять начинается с единицы, хотя сам журнал регистрации приказов может вестись несколько лет.

Это важно: регистрация приказов по основной деятельности осуществляется отдельно от распоряжений, а также отдельно от приказов по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу. В основном это обусловлено различными сроками хранения.

Приказы по основной деятельности имеют постоянный срок хранения. В организациях, которые не будут передавать свои документы на государственное хранение – подразумевается до ликвидации. Остальные перечисленные категории приказов имеют временные сроки хранения – 5 лет или 75 лет в зависимости от их вида. Сейчас не будем об этом подробно.

Регистрацию приказов можно проводить в электронном виде. Этой же цели может служить журнал регистрации приказов – образец его приведен ниже. Если нравится, то назовите книга регистрации приказов. В двух последних случаях имеется в виду регистрация на бумажных носителях.

База данных регистрации приказов по основной деятельности имеет постоянный срок хранения вне зависимости от выбранного названия. Выберите естественно что-то одно. Если регистрация ведется в электронной базе, то вовсе не обязательно (даже и не нужно) ее дублировать на бумаге.

Не существует единого образца журнала регистрации приказов, сама форма не регламентируется никакими нормативно-методическими документами. Поэтому допускается добавить нужные графы или убрать, по вашему мнению, лишние.

Часто в организации возникают вопросы, что делать, если необходимо приказ зарегистрировать задним числом. Понятно, что не положено, но если очень нужно… Можно попробовать оставлять пустые резервные номера в разумных пределах. Но учитывайте, что пропущенные номера в журнале регистрации приказов не есть хорошо.

Иногда регистрируют приказ под уже существующим номером с добавлением литеры (выглядит № 5а). Двойные номера в журнале регистрации приказов тоже не есть хорошо. В общем, существует маленький простор для маневра.

Конец краткого ликбеза на данную тему. Если будут вопросы по порядку согласования или регистрации приказов, то задавайте в комментариях.

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.