Приказ мо рф по архивам

Глава II. Архивы вооруженных сил и их задачи (п.п. 12 — 22)

Глава II. Архивы вооруженных сил и их задачи

12. Архивы Вооруженных Сил осуществляют прием, учет, хранение законченных делопроизводством дел и обеспечивают использование архивных документов.

Систему архивов Вооруженных Сил составляют:

Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации (ЦА МО) с филиалом*(4);

Центральный архив Ракетных и Космических войск (ЦА РКВ) с филиалом;

Центральный военно-морской архив (ЦВМА);

Архив военно-медицинских документов Военно-медицинского музея Министерства обороны Российской Федерации (АВМД);

архивы военных округов, группы войск, флотов, флотилий и военно-морских баз (далее именуются — окружные и флотские архивы).

Архивы, не упомянутые в данном пункте, свою работу организуют и проводят в соответствии с требованиями настоящего Наставления.

13. В воинских частях и организациях, где нет архивов, выполнение работ с архивными документами возлагается на соответствующих работников строевых (секретных) отделов (отделений, частей, канцелярий и делопроизводств) штабов и организаций.

14. Центральные архивы имеют угловые штампы и гербовые печати с действительными наименованиями.

АВМД пользуется гербовой печатью и угловым штампом Военно-медицинского музея Министерства обороны Российской Федерации.

15. ЦА МО подчиняется начальнику Архивной службы Вооруженных Сил Российской Федерации и является головным по отношению к архивам военных округов.

16. ЦА РКВ подчиняется начальнику штаба Ракетных войск стратегического назначения и, в части касающейся, — начальнику штаба Космических войск.

17. ЦВМА подчиняется начальнику Главного штаба Военно-Морского Флота и является головным по отношению к флотским архивам.

18. Архивы военных округов, группы войск, флотов, флотилий и военно-морских баз подчиняются начальникам соответствующих штабов.

19. Начальник Архивной службы Вооруженных Сил Российской Федерации подчиняется начальнику Управления делами Министерства обороны Российской Федерации и осуществляет руководство архивами видов и родов войск Вооруженных Сил, военных округов, флотов, главных и центральных управлений Министерства обороны по вопросам архивного дела.

20. На архивы возлагается:

прием, учет и хранение архивных документов;

фондирование принятых в архив дел и документов;

научно-техническая обработка принятых на хранение документов;

создание научно-справочного аппарата, обеспечивающего быстрый поиск документов;

выдача архивных справок, копий и выписок из документов;

обеспечение работы исследователей;

изготовление копий документов;

высылка архивных дел (документов) во временное или постоянное пользование;

проведение экспертизы ценности архивных документов, подготовка материалов для снижения грифов секретности и уничтожение в установленном порядке документов с истекшими сроками хранения;

контроль за состоянием, сохранностью и экспертизой ценности документов, за подготовкой и сдачей документов в архивы воинскими частями и организациями;

консультация лиц, ответственных за ведение делопроизводства в воинских частях и организациях (по вопросам составления номенклатур, формирования и оформления дел, проведения экспертизы ценности документов, подготовки и сдачи документов в архивы);

подготовка и передача документов на дальнейшее хранение в другие архивы;

обеспечение защиты государственной тайны при ведении архивной работы.

21. На центральные архивы, кроме указанного в пункте 20 настоящего Наставления, дополнительно возлагается:

подготовка по указаниям Министра обороны Российской Федерации и его заместителей, начальника Главного штаба Военно-Морского Флота и начальников штабов Ракетных войск стратегического назначения и Космических войск обобщенных справочных материалов на основе архивных документов;

участие в разработке нормативных правовых актов и методических рекомендаций по архивному делу и ведению делопроизводства в Вооруженных Силах;

организация использования документов в интересах военно-научной и исторической работы, оперативной и боевой подготовки штабов и войск (сил), информирование заинтересованных воинских частей и организации о составе документов, публикация документов, организация выставок и др.;

проведение работ по автоматизации процессов учета, хранения и использования архивных документов;

микрофильмирование и создание копий на электронных носителях уникальных и особо ценных документов в целях получения страхового фонда и обеспечения сохранности подлинников;

реставрация дел и документов;

выявление, прием и хранение документов из личных архивов военачальников;

участие в контроле за деятельностью окружных и флотских архивов, обобщение опыта работы и выработка предложений по улучшению деятельности архивов и доклад их в Архивную службу.

22. Материальное и финансовое обеспечение архивов осуществляется штабами, в подчинении которых они находятся, по действующим нормам, штатам и табелям к ним, в соответствии с утвержденными сметами расходов.

Изготовление бланков, документов, книг и журналов, предусмотренных настоящим Наставлением, и обеспечение ими архивов, воинских частей и организаций возлагаются на Центральное вещевое управление Министерства обороны, Главное техническое управление Военно-Морского Флота и соответствующие органы в военных округах и на флотах. Заявки на обеспечение бланками, документами, книгами и журналами направляются по подчиненности ежегодно к 1 августа текущего года.

Новое архивное наставление Минобороны

Москва
Сообщений: 5428
Регистрация: 3 мая 2016
Рейтинг: 2197

На портале regulation.gov.ru для общественного обсуждения проект приказа МО РФ об утверждении Наставления по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации.
Данный приказ будет выпущен взамен приказа МО РФ от 31 августа 2005 г. № 200.

Наставление достаточно объемное (137 листов), касается многих узковедомственных вопросов, однако также содержит правила работы пользователей в архивах МО (ЦАМО). Это стр. 63-77.

Свои замечания и предложения можно направить до 3 ноября 2017 г.

Россия
Сообщений: 12687
Регистрация: 6 мар. 2010
Рейтинг: 6371

276. В целях обеспечения сохранности документов в процессе
использования и исключения разглашения государственной тайны всем работающим с документами запрещается:
а) исправлять и подчеркивать текст, делать какие-либо отметки на документах и описях, загибать листы, закладывать между листами ручки, карандаши и другие предметы, делать проколы листов, смачивать документы при перелистывании;
б) снимать копии документов, чертежей, карт и рисунков через
копировальную бумагу, а также использовать для копирования прозрачный материал (кальку);
в) при работе с секретными документами производить записи
в неучтенных рабочих тетрадях, блокнотах и на отдельных листах бумаги;
г) держать документы под воздействием прямых солнечных лучей;
д) вносить в читальный зал продукты питания, а также портфели, сумки, папки, свертки, кино-, видео- и фототехнику, газеты, журналы, книги, пользоваться средствами мобильной связи;.

Хотя работа с секретными документами оговаривается отдельно! :
277. Работа пользователей с архивными документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, производятся в отдельных помещениях архивов, оборудованных для работы с ними.

ПРИКАЗ Минобороны РФ от 04.07.1996 n 270 (ред. от 05.06.2002) ОБ УТВЕРЖДЕНИИ НАСТАВЛЕНИЯ ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ В ВООРУЖЕННЫХ СИЛАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

МИНИСТЕРСТВО ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 4 июля 1996 г. N 270
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ НАСТАВЛЕНИЯ ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ
В ВООРУЖЕННЫХ СИЛАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(в ред. Приказа Министра обороны РФ от 05.06.2002 N 228)
1. Утвердить прилагаемое Наставление по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации.
2. Считать не действующими в Вооруженных Силах Российской Федерации пункты 1, 6, 7 Приказа министра обороны СССР 1981 г. N 225, Приказ министра обороны СССР 1989 г. N 65, пункт 23 раздела 1 приложения к Приказу министра обороны СССР 1991 г. N 578 и директиву Генерального штаба Вооруженных Сил СССР 1989 г. N ДГШ-6.
Исполняющий обязанности
Министра обороны
Российской Федерации,
генерал армии
М.КОЛЕСНИКОВ

Приложение
к Приказу Министра обороны
Российской Федерации
от 4 июля 1996 г. N 270
НАСТАВЛЕНИЕ
ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ В ВООРУЖЕННЫХ СИЛАХ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(в ред. Приказа Министра обороны РФ от 05.06.2002 N 228)
ГЛАВА I
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящее Наставление определяет основные правила организации и ведения архивного дела в Вооруженных Силах Российской Федерации и обязанности работников делопроизводств по подготовке документов для сдачи в архивы.
2. Архивное дело в Вооруженных Силах Российской Федерации организуется в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах , Положением о Государственной архивной службе России , указаниями и нормативно-методическими документами Государственной архивной службы России (далее — Росархив), приказами и директивами министра обороны Российской Федерации и его заместителей, директивами Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации, а также настоящим Наставлением.
———————————
Не приводятся.
3. Общее руководство архивным делом в Вооруженных Силах Российской Федерации осуществляет Генеральный штаб Вооруженных Сил Российской Федерации через Историко-архивный и военно-мемориальный центр Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации (далее — ИАиВМЦ).
4. В видах Вооруженных Сил Российской Федерации, Тыле Вооруженных Сил Российской Федерации организация архивного дела возлагается на начальников главных штабов, начальника штаба Тыла Вооруженных Сил Российской Федерации; в родах войск — на начальников штабов родов войск; в главных и центральных управлениях Министерства обороны Российской Федерации — на начальников этих управлений.
5. В округах, группе войск, на флотах, в армиях и на флотилиях ответственность за организацию и состояние архивного дела и за деятельность архивов возлагается на начальников соответствующих штабов.
6. Начальники штабов соединений и воинских частей, начальники учреждений, военно-учебных заведений и организаций Вооруженных Сил Российской Федерации отвечают за состояние и сохранность законченных делопроизводством дел, качественную подготовку и своевременную сдачу в архивы всех документов (дел), подлежащих хранению.
7. Документы , образовавшиеся в процессе деятельности органов военного управления, объединений, соединений, воинских частей, учреждений, военных академий, институтов, училищ и организаций Вооруженных Сил Российской Федерации , имеющие историческое, военное, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации.
———————————
Под документами в тексте настоящего Наставления понимаются текстовые и графические материалы, выполненные любым способом (написанные от руки, нарисованные, начерченные, выгравированные, напечатанные на машинке, изданные типографским, электрографическим или другим способом), а также кино- и фотонегативы и позитивы, звуко- и видеозаписи, перфорированные карты и ленты, программы, алгоритмы и другие материалы, содержащие определенную информацию.
Далее в тексте настоящего Наставления органы военного управления, объединения, соединения, воинские части, учреждения, военно-образовательные учреждения высшего профессионального обучения и организации Вооруженных Сил Российской Федерации, если не оговорено особо, будут именоваться для краткости воинские части и учреждения или воинские части (учреждения).
8. Поступившие в архивы Вооруженных Сил Российской Федерации документы сохраняют установленные для них грифы секретности до истечения 30 лет со времени их создания.
Увеличение указанного срока в отношении отдельных архивных документов или снятие грифа секретности с документов до истечения 30 лет со времени их создания производится на основании приказов министра обороны Российской Федерации.
9. Порядок сдачи, приема, учета, хранения и использования в архивах документов, имеющих гриф «особой важности», документов особорежимных, особо важных и режимных воинских частей и учреждений, шифротелеграмм, программ, алгоритмов, машинно — ориентированных (механографических) документов, кинодокументов, звукозаписей и видеозаписей определяется приказами министра обороны Российской Федерации и инструкциями по работе с этими документами.
10. Лица, виновные в хищении, утрате, сокрытии, небрежном хранении, порче или незаконном уничтожении архивных документов, а также в разглашении содержащихся в них сведений, составляющих государственную тайну, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
11. В настоящем Наставлении используются следующие основные понятия:
архивное дело: 1) отрасль деятельности по организации хранения, учета и использования архивных документов; 2) дело, сохраняемое или подлежащее сохранению в силу его значимости для общества;
архивный фонд — совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;
архивный фонд личного происхождения — совокупность документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица;
архивная коллекция — совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и др.);
объединенный архивный фонд — совокупность документов, образовавшихся в деятельности двух и более фондообразователей, имеющих между собой исторически и (или) логически обусловленные связи (однородность функций, подчиненность, преемственность или общность делопроизводства);
опись дел — архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.
ГЛАВА II
АРХИВЫ ВООРУЖЕННЫХ СИЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
И ИХ ЗАДАЧИ
12. Архивы Вооруженных Сил Российской Федерации (далее — архивы) осуществляют прием, учет, хранение законченных делопроизводством дел и обеспечение использования архивных документов.
Систему архивов Вооруженных Сил Российской Федерации составляют:
Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации (далее — ЦАМО) с филиалом;
Центральный военно-морской архив (далее — ЦВМА) ;
архив Ракетных войск стратегического назначения;
архив военно-медицинских документов Военно-медицинского музея Министерства обороны Российской Федерации;
архивы округов, группы войск, флотов и флотилий (далее — окружные и флотские архивы).
———————————
Далее в тексте настоящего Наставления ЦАМО и ЦВМА, если не оговорено особо, будут именоваться для краткости центральными архивами.
Архивы, не упомянутые в данной статье, свою работу организуют и проводят в соответствии с требованиями настоящего Наставления.
13. В воинских частях и учреждениях, где нет архивов, выполнение работ с архивными документами возлагается на соответствующих работников строевых отделов (отделений, частей) и делопроизводств штабов и учреждений.
14. Архивы являются юридическими лицами, имеют гербовую печать с действительным наименованием .
———————————
Архив военно-медицинских документов пользуется гербовой печатью и угловым штампом Военно-медицинского музея Министерства обороны Российской Федерации.
15. ЦАМО подчиняется начальнику Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации. Непосредственное руководство деятельностью ЦАМО осуществляет по решению начальника Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации один из его заместителей через ИАиВМЦ.
ЦАМО пользуется правами управления Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации и является головным по отношению к архивам округов.
Филиал ЦАМО подчиняется начальнику ЦАМО.
16. ЦВМА подчиняется начальнику Главного штаба Военно-Морского Флота. Непосредственное руководство деятельностью ЦВМА осуществляет по решению начальника Главного штаба Военно-Морского Флота один из его заместителей.
ЦВМА пользуется правами отдела Главного штаба Военно-Морского Флота и является головным по отношению к флотским архивам.
17. Архив Ракетных войск стратегического назначения подчиняется начальнику Главного штаба Ракетных войск стратегического назначения. Непосредственное руководство деятельностью архива осуществляет по решению начальника Главного штаба Ракетных войск стратегического назначения один из его заместителей.
Архив Ракетных войск стратегического назначения пользуется правами отдела Главного штаба Ракетных войск стратегического назначения.
18. Архивы округов, группы войск, флотов и флотилий содержатся на правах отделов соответствующих штабов и подчиняются непосредственно начальникам этих штабов.
19. На архивы Вооруженных Сил Российской Федерации возлагается:
прием, учет и хранение архивных документов;
фондирование принятых в архив дел и документов;
научно-техническая обработка принятых на хранение документов;
создание научно-справочного аппарата, обеспечивающего быстрый поиск документов;
выдача архивных справок, копий и выписок из документов;
обеспечение работы исследователей;
изготовление копий документов;
высылка архивных дел (документов) во временное или постоянное пользование;
проведение экспертизы ценности документов, находящихся на хранении в архиве, и уничтожение в установленном порядке документов с истекшими сроками хранения;
контроль за состоянием, сохранностью и экспертизой ценности документов, за подготовкой и сдачей документов в архивы воинскими частями и учреждениями;
консультация лиц, ответственных за ведение делопроизводства в воинских частях и учреждениях (по вопросам составления номенклатур, формирования и оформления дел, проведения экспертизы ценности документов, подготовки и сдачи документов в архивы);
подготовка и передача документов на дальнейшее хранение в другие архивы.
20. На центральные архивы, кроме указанного в ст. 19 настоящего Наставления, дополнительно возлагается:
подготовка по указаниям министра обороны Российской Федерации, начальника Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации и начальника Главного штаба Военно-Морского Флота обобщенных справочных материалов на основе архивных документов;
участие в разработке нормативно-методических документов по архивному делу и ведению делопроизводства в Вооруженных Силах Российской Федерации;
организация использования документов в интересах военно — научной и исторической работы, оперативной и боевой подготовки штабов и войск (сил), информирование заинтересованных воинских частей и учреждений о составе документов, публикация документов, организация выставок и др.;
участие в контроле за деятельностью окружных и флотских архивов, обобщение опыта работы и выработка предложений по улучшению деятельности архивов и доклад их в Генеральный штаб Вооруженных Сил Российской Федерации;
микрофильмирование уникальных и особо ценных документов с целью создания страхового фонда и сохранности подлинников;
химобработка и реставрация дел и документов;
выявление, прием и хранение документов из личных архивов военачальников.
21. Материальное и финансовое обеспечение архивов осуществляется штабами, в подчинении которых они находятся, по действующим нормам, штатам и табелям, в соответствии с утвержденной сметой расходов.
22. Изготовление бланков, документов, книг и журналов, предусмотренных настоящим Наставлением, и обеспечение ими архивов, воинских частей и учреждений Вооруженных Сил Российской Федерации возлагаются на Центральное вещевое управление Министерства обороны Российской Федерации, Главное техническое управление Военно-Морского Флота и соответствующие органы в округах и на флотах. Заявки на обеспечение бланками, документами, книгами и журналами направляются по подчиненности ежегодно к 1 августа текущего года.
ГЛАВА III
ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ СОСТАВ АРХИВОВ ВООРУЖЕННЫХ СИЛ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ. СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
В ВОИНСКИХ ЧАСТЯХ (УЧРЕЖДЕНИЯХ) И АРХИВАХ
23. В архивах Вооруженных Сил Российской Федерации хранятся законченные делопроизводством документы органов военного управления видов Вооруженных Сил Российской Федерации, Тыла Вооруженных Сил Российской Федерации, округов, группы войск, флотов, армий, флотилий, родов войск, главных и центральных управлений Министерства обороны Российской Федерации, соединений и воинских частей, учреждений, военно-учебных заведений и организаций Вооруженных Сил Российской Федерации .
———————————
В архивах Вооруженных Сил Российской Федерации хранятся также документы Советской Армии и Военно-Морского Флота за период Великой Отечественной войны 1941 — 1945 годов и последующие годы.
Кроме того, в архивах хранятся документы:
политических органов, партийных и комсомольских организаций Советской Армии и Военно-Морского Флота за 1941 — 1991 годы;
военных трибуналов и военных прокуратур Народного комиссариата внутренних дел СССР и Министерства внутренних дел СССР за 1941 — 1953 годы;
военно-строительных частей и учреждений, переданных в другие министерства и ведомства;
воинских частей и учреждений железнодорожных войск ;
профсоюзных и других общественных организаций Вооруженных Сил Российской Федерации;
персонального учета безвозвратных потерь генералов и офицеров Советской Армии и Военно-Морского Флота за период Великой Отечественной войны 1941 — 1945 годов;
персонального учета безвозвратных потерь прапорщиков, мичманов, сержантов, старшин, солдат и матросов Советской Армии и Военно-Морского Флота за 1941 — 1991 годы и Вооруженных Сил Российской Федерации;
персонального учета офицеров Вооруженных

Читайте так же:  Заявление о временной регистрации по почте

Законодательная база Российской Федерации

Бесплатная консультация
Федеральное законодательство

  • Главная
  • ПРИКАЗ Министра обороны РФ от 31.08.2005 N 200 «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ НАСТАВЛЕНИЯ ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ В ВООРУЖЕННЫХ СИЛАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»
  • На момент включения в базу документ опубликован не был

Оборудование архивов (архивохранилищ)

205. Архивохранилища оборудуются металлическими стационарными стеллажами с соблюдением установленного для архива порядка их размещения, но не менее размеров, указанных ниже:

ширина главных проходов (между рядами стеллажей) — 120 см;

расстояние между полками по высоте — переменное, но не менее 40 см;

расстояние между стеной и стеллажами, параллельными стене, — 75 см;

расстояние между стеной и торцом стеллажа — 45 см;

ширина проходов между стеллажами — 75 см;

расстояние от стеллажей до отопительной системы — не менее 1 м;

расстояние от пола до нижней полки стеллажа — не менее 15 см, а в цокольных этажах — не менее 30 см.

Допускается оборудование архивохранилищ деревянными стеллажами при условии обработки их огнезащитными составами.

206. В приспособленных зданиях высота стеллажей определяется высотой помещения и мощностью перекрытий. При высоте помещений свыше 4 м и двухъярусных стеллажах предусматриваются межъярусные и межстеллажные перекрытия.

207. Конструкция и размеры стеллажей, а также шкафов для документов особого формата (газеты, карты, планы, коробки с микрофильмами и т.п.) определяются размерами этих документов.

208. Для хранения особо ценных дел в архиве используются сейфы или металлические шкафы.

Для размещения справочных картотек к документам в архивохранилище устанавливаются картотечные шкафы.

209. Для перемещения документов в архивохранилище и работы у стеллажей используются библиотечные тележки (БТ-1), легкие устойчивые стремянки.

210. При наличии в архиве фонда пользования в читальном зале устанавливаются аппараты для чтения микрофильмов.

Читайте так же:  Приостановка трудовой деятельности заявление

211. Внутри каждого архивохранилища (комнаты) вывешивается опись имущества (инвентаря, мебели и оборудования) с указанием фамилии ответственного за правильную их эксплуатацию.

Законодательная база Российской Федерации

Бесплатная консультация
Федеральное законодательство

  • Главная
  • ПРИКАЗ Министра обороны РФ от 31.08.2005 N 200 «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ НАСТАВЛЕНИЯ ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ В ВООРУЖЕННЫХ СИЛАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»
  • На момент включения в базу документ опубликован не был

Е. Сдача документов в архивы

73. Сдача документов воинскими частями и организациями в окружные и флотские архивы производится в сроки, устанавливаемые готовыми планами, утверждаемыми начальниками штабов, в подчинении которых находятся архивы.

Заявки (предложения) на сдачу документов в очередном году воинские части (организации) представляют в соответствующие архивы к 1 июня текущего года с указанием, за какие годы будут сдаваться документы, количества дел, степени их секретности (совершенно секретные, секретные, несекретные), кому подчинена воинская часть (организация).

74. Документы воинской части (организации) сдаются в архив в полном объеме. Особое внимание обращается на наличие приказов по личному составу, книг учета личного состава, финансовых ведомостей на выплату денежного содержания военнослужащим и заработной платы лицам гражданского персонала (по годам за весь сдаваемый период).

В случае утраты документов (дел) в архив представляется акт, в котором указываются обстоятельства, в результате которых были утрачены документы, и меры, принятые по их розыску или восстановлению.

Документы, подлежащие сдаче в архив, упаковываются в мешки, которые опечатываются сургучом на бирки металлической печатью «Для пакетов» или пломбируются.

Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив одновременно. В сопроводительных письмах должно быть указано количество дел и описей (по степени секретности), направляемых для сдачи в архив.

75. Документы в архив доставляются транспортом сдатчика в сопровождении вооруженной охраны. Дата доставки согласовывается с архивом.

Если документы доставляются железнодорожным, воздушным или водным транспортом, то для перевозки их от железнодорожной станции (аэродрома, порта, пристани) до архива транспорт выделяет архив, принимающий документы. Перевозка документов от железнодорожной станции (аэродрома, порта, пристани) до архива производится в крытых автомашинах в сопровождении лиц, прибывших для сдачи документов.

Ответственность за сохранность документов в пути следования и сдачу их в архив несет сдатчик.

76. При большом удалении воинской части (организации) от архива с разрешения начальника архива документы и описи на них могут быть отправлены к установленному сроку в адрес архива посылками через спецсвязь Министерства информационных технологий и связи Российской Федерации или организацию фельдъегерско-почтовой связи Министерства обороны. На бирках к таким посылкам делается предупредительная надпись: «Без представителя воинской части (организации) не вскрывать». Прибывающие в архив представители воинской части (организации) должны иметь при себе доверенность на право сдачи пересланных документов.

77. Для сдачи документов в архив воинская часть (организация) выделяет лиц, ответственных за делопроизводство и допущенных к работе с такими документами, а также знающих состав сдаваемых документов.

Все лица, прибывающие в архивы для сдачи документов, регистрируются работниками архивов.

78. Обеспечение сдатчика помещением для хранения документов и охрана их на период сдачи возлагаются на архив.

После завершения сдачи документов и получения от архива описей на сданные дела в инвентарных книгах и других учетных документах воинской части (организации) делается отметка о сдаче дел в архив. Например: «Сдано в архив МВО по описи N 52120».

Читайте так же:  Интеллектуальная собственность за рубежом

79. Описи на сданные в архив документы подшиваются в отдельное дело, которое постоянно хранится в воинской части (организации).

80. Порядок сдачи документов окружными и флотскими архивами в центральные архивы определяется инструкциями, утверждаемыми начальниками центральных архивов.

81. При расформировании воинской части (организации) все дела с неистекшими сроками хранения передаются на хранение в архив вместе с ликвидационным актом. Порядок составления ликвидационного акта определен Руководством по войсковому (корабельному) хозяйству в Вооруженных Силах Российской Федерации . Вместе с делами в архив сдается полностью оформленный исторический формуляр (историческая справка) воинской части (организации). Командирам воинских частей (организаций) перемещение подчиненных им должностных лиц, ответственных за подготовку документации для ее сдачи в архивы при расформировании воинской части (организации), осуществлять только после сдачи документов на архивное хранение.

Приказ Министра обороны Российской Федерации от 23 июля 2004 г. N 222 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 27 августа 2004 г., регистрационный N 5998).

Передача дел и документов расформированных воинских частей (учреждений, организаций) другим воинским частям (организациям) запрещается.

Описи на дела, книги, журналы, переданные на хранение в архив при расформировании воинской части (организации), подшиваются в ликвидационный акт.

82. Воинские части (организации) при передислокации за границу, а также при убытии в состав действующей армии все документы, за исключением необходимых для текущей работы, сдают в соответствующие архивы. Документы со сроками хранения до 3 лет включительно по разрешению начальника штаба воинской части (начальника организации) уничтожаются в установленном порядке.

83. В особых (экстренных) случаях, когда по условиям обстановки нет возможности для передачи документов в установленном порядке, по решению начальника штаба военного округа документы могут быть сданы в военные комиссариаты по месту дислокации воинской части (организации).

Документы передаются упакованными в мешки, которые опечатываются сургучом на бирки металлической печатью воинской части (организации) «Для пакетов» или пломбируются. На бирке указываются количество наименований документов, условное наименование воинской части (организации), которой принадлежат архивные документы, фамилия и подпись лица, ответственного за упаковку документов, и номер мешка. В первый мешок укладываются заранее подготовленные описи дел и сопроводительное письмо на имя начальника архива.

Передача мешков с документами производится по акту, в котором указываются количество наименований документов согласно данным, указанным на бирках, количество мешков, кому принадлежат документы и какой печатью опечатаны. Акт составляется в трех экземплярах. Первый и второй экземпляры акта передаются военному комиссариату, третий экземпляр с распиской работника этого военного комиссариата подшивается в дело воинской части (организации).

Военный комиссариат принятые документы и первый экземпляр акта обязан в месячный срок передать в соответствующий окружной или флотский архив. Второй экземпляр акта подшивается в дело военного комиссариата.

Архив, приняв по акту в опечатанных мешках документы, вскрывает мешки и специально созданной комиссией (не менее 3 человек) производит проверку наличия всех документов по описям. В двухмесячный срок со дня получения архив обязан специальным письмом подтвердить штабу военного округа и в копии — воинской части (организации), а также военному комиссариату получение документов с перечислением номеров описей, по которым документы приняты на хранение.

84. Воинские части (организации) при передислокации из-за границы на территорию Российской Федерации транспортируют все документы и передачу их на хранение в архивы производят в соответствии с пунктами 23 — 27, 29, 30, 32 настоящего Наставления.

85. Воинские части и организации действующей армии не должны накапливать у себя не нужные для практической работы документы. Дела, законченные делопроизводством, независимо от сроков хранения передаются:

воинскими частями (организациями), военными судами и военными прокуратурами — в соответствующие архивы фронтов, флотов, флотилий;

архивами действующих фронтов, флотов, флотилий — в соответствующие центральные архивы или в архив ближайшего военного округа.

Порядок и сроки сдачи документов в центральные архивы в военное время определяются указаниями Генерального штаба.

Центральный архив

Уважаемые заявители!

Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации (ЦА МО РФ) хранит документы органов военного управления, соединений, частей и учреждений Министерства обороны с 1941 года по настоящее время.

Рассмотрение писем и запросов граждан, воинских частей и организаций осуществляется по письменному запросу, поступившему:

— лично через приемную ЦА МО РФ;

— в форме электронного документа.

ЦА МО РФ осуществляет подготовку архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов по социально-правовым запросам (обращениям) граждан, связанным с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций, определенных законодательством и международными обязательствами Российской Федерации, а также по запросам государственных и правоохранительных органов.

По запросам тематического, биографического (генеалогического) характера, в интересах отдельных граждан, а так же для подготовки очерков, книг, монографий выявление сведений архив не производит, данная информация изучается пользователями самостоятельно в читальном зале архива.

Правила оформления запросов

1. В запросе обязательно должны быть указаны сведения
на запрашиваемое лицо:

фамилия имя отчество (для женщин – фамилия в период прохождения военной службы, работы);

номер воинской части или ее наименование;

период прохождения службы (работы) в пределах месяца и года;

какие сведения необходимо подтвердить;

для предоставления в какую организацию;

фамилия имя отчество заявителя;

полный почтовый адрес с индексом.

2. Если служба (работа) проходила в нескольких воинских частях, запросы составляются по каждой воинской части отдельно.

3. В запросах о подтверждении ранений и заболеваний, следует указывать номер (наименование) госпиталя, в котором было закончено лечение.

4. Запросы о подтверждении награждения орденами и медалями СССР и РФ составляются с указанием степени награды, номера и даты указа Президиума Верховного Совета СССР или Президента РФ, приказа Министра обороны.

О подтверждении награждения нагрудными знаками, утвержденными в Вооруженных Силах СССР, следует указывать приказом командира какой воинской части или органа военного управления (организации) награжден
и дату награждения.

Запросы составляются по каждой награде отдельно.

5. Запрос должен быть понятным, изложен в лаконичной форме
и строго соответствовать образцу.

6. К запросу необходимо прилагать документ на право получения информации в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г.
№ 152-ФЗ «О персональных данных»:

копию документа, удостоверяющего личность,

копию документа на право истребования и получения информации
в отношении третьих лиц (доверенность) и др.

Заполнить формализованные анкеты на военнослужащего, проходившего службу по призыву, на офицера (военнослужащего, проходившего военную службу по контракту), на гражданское лицо, работавшее в воинской части (организации) можно с помощью электронных web-форм, перейдя по ссылке .

Также можно скачать и заполнить бланки анкет-запросов: