Объяснительная утеря чека

Объяснительная записка о потере документов

Во многих профессиях важное место занимает работа с документами. Бумаги сопровождают человека и в его повседневной жизни. Утеря важного документа – почти всегда очень серьезное происшествие, которое вызывает определенные последствия, самое безобидное из которых – повторное восстановление.

Утрата важного документа на работе или утеря его в гражданской жизни могут стать поводом к написанию объяснительной записки. Иногда это простая формальность, необходимая для начала процесса восстановления, но иногда от текста этой записки может зависеть сохранение рабочего места и/или серьезная ответственность, вплоть до уголовной (все зависит от сущности самого утерянного документа).

Пример объяснительной записки о потере документов

Начальнику областного ГИБДД
г. Вологды
полковнику полиции Латышеву Н.А.
от Массайского Олега Петровича,
проживающего по адресу: Вологодская обл.,
г. Вологда, ул. Саммера, д.16, кв.4

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Об утере водительских прав

Я, Массайский Олег Петрович, 01 июня 2017 года ужинал в ресторане «Калидони» по адресу: ул. Северная, 7, где, вероятнее всего, по невнимательности забыл барсетку, в которой находилось мое водительское удостоверение XX СВ № XXXXXX категории “ВС”. После обнаружения пропажи я попытался разыскать утерянную барсетку и документы, однако поиски успехом не увенчались.

По факту пропажи в полицию не обращался.

Прошу выдать мне дубликат водительского удостоверения.

13.06.2017 г.
/Массайский/ О.П. Массайский

Всё об объяснительной записке и другие примеры — здесь.

Однако действующее законодательство не говорит о том, что чек ККМ является единственным первичным документом, подтверждающим факт расходования средств, а налоговый кодекс не устанавливает перечня таких подтверждающих бумаг. Следовательно, если подотчетник предоставил иные подтверждающие документы, например: товарный чек, акт выполненных работ, товарную накладную и прочие бумаги, оформленные в соответствии с нормами законодательства, то они могут быть приняты к учету. Подробнее о порядке заполнения первички читайте в материале «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения». Пример 1 Сотруднику Никитину О. А. было выдано 83 548 руб. на закупку товаров от поставщика за наличный расчет. Товары он сдал на склад, о чем свидетельствует приходная накладная, подписанная кладовщиком.

Образец объяснительной записки

При этом не надо включать в записку вопросы, которые можно решить устно и которые не требуют документального оформления;

Подотчетная сумма фигурировала во всех документах, и авансовый отчет был принят.

1. С целью минимизации налоговых рисков можно принять косвенно подтвержденные расходы к бухучету за счет чистой прибыли компании, не учитывая их при подсчете налогооблагаемой прибыли.

ВАЖНО! Если же подтвердить расходы документально не получится, то выданная в подотчет сумма будет считаться доходом сотрудника. С нее необходимо удержать НДФЛ, а также страховые взносы.
Пример 3 Программисту компании «Флагман» было выдано 5 380 руб. на оплату интернета для компании. Он оплатил услугу в размере 4 980 руб. и комиссию в сумме 400 руб.
через терминал.

Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные

Если работник проводит его в нескольких местах или следует через пункты остановки проездом, нужна объяснительная записка работника и его проездные документыПисьмо Минздравсоцразвития от 20.02.2009 № 194-13.Понятно, что если записка является первичным документом, то она должна содержать все реквизиты такого документап. 2 ст. 9 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ. Как правильно составлять записки Многим сотрудникам написание записок дается с трудом, ведь это непривычная для них работа.

Объяснительная записка об ошибке в работе

II раздел — при необходимости — анализ сложившейся ситуации и приведение возможных вариантов решения проблемы;III раздел — описание конкретных выводов, мнений, просьб или предложений о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять I раздел — изложение фактов, послуживших поводом к ее написанию;II раздел — описание причин, объясняющих сложившуюся ситуацию.Не содержит выводов и предложений Виды записок по степени доступности

• От кого: «от ученика 10 «А» класса Иванова Максима Анатольевича» или «от гр. Ивановой Светланы Игоревны» – в случае, если объяснительная записка пишется кем-то из родителей ученика.
  В основной части излагаются обстоятельства, которые требуют пояснения. Важно: если объяснительная подается родителем, то в основной части должно присутствовать соответствующее пояснение.

Как подать декларацию о продаже автомобиля при утере договора купли продажи

• Как защитить персональные данные работников и клиентов, № 19
• Как уничтожить первичку после истечения срока ее хранения, № 15
• Приемка и списание материалов: оформляем документы, № 12
• Электронный документооборот с контрагентами: с чего начать, № 10
• Печать фирмы: изготавливаем, используем, утилизируем, № 9
• Печать — постоянная спутница фирмы?, № 9
• Разрабатываем удобный регистр по НДФЛ, № 8
• Обнаружили недостачу: составляем претензию контрагенту, № 8
• Когда пригодятся скриншоты, № 6
• Идеальный акт об оказании услуг для налогового инспектора, № 6
• Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию», № 5
• Договор поставки: читаем по слогам, № 5
• Унифицированные формы первички необязательны, а что с БСО?, № 4
• Как не допустить атаку на «Клиент-Банк», № 3
• 2012 г.

Z-отчет: все о нем

• Фактическую – это утверждение факта опоздания;
• Объяснительную – здесь работник объясняет, почему он опоздал.

Утеря водителем кассового чека на бензин

Цитата (Гарант): Заправка автомобилей организации производится по талонам, являющимся эквивалентами заранее оплаченного определенного количества нефтепродуктов. АЗС отказываются выдавать кассовый чек при заправке по талонам, ссылаясь на то, что это безналичные расчеты, а не денежные.
Какими документами в целях бухгалтерского и налогового учета могут быть подтверждены факт приобретения топлива (принятие к учету МПЗ), а также факт заправки конкретного автомобиля по талонам?
Должен ли кассовый чек АЗС быть в числе таких документов?

Приобретение ГСМ по талонам производится на основании договора купли-продажи с продавцом ГСМ. При этом продавец автомобильного топлива организует его отпуск через определенную сеть АЗС. Как правило, список АЗС, которые производят отпуск ГСМ по талонам данного продавца, приводится в договоре (с указанием их местонахождения).
Передача талонов организации производится после оплаты предусмотренного договором количества бензина конкретной марки.
Учет приобретения ГСМ по талонам зависит от условий договора.
В общем случае право собственности у приобретателя вещи по договору возникает с момента ее передачи, если иное не предусмотрено законом или договором (ст. 223 ГК РФ).
В соответствии с п. 2 ст. 1, п. 4 ст. 421 ГК РФ условия договора определяются по усмотрению сторон, кроме случаев, когда содержание соответствующего условия предписано законом или иными правовыми актами (ст. 422 ГК РФ).
Учитывая нормы ГК РФ, в договоре купли-продажи стороны могут установить момент перехода к покупателю права собственности на поставляемые ГСМ либо в момент передачи оплаченных талонов или в момент заправки автомобилей.

Документальное подтверждение приобретения ГСМ

Согласно части 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, который должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.
Формы первичных документов, применяемых в деятельности коммерческой организации, утверждает руководитель организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (часть 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Это означает, что Законом N 402-ФЗ, по сути, отменена обязанность применять в учете унифицированные формы первичных документов, и организация вправе самостоятельно решить, будет ли она применять унифицированные формы, либо для отражения конкретных хозяйственных ситуаций в бухгалтерском учете разработает свои формы, включив обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Данные формы (в том числе унифицированные) должны быть утверждены в учетной политике.
В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ в целях налогообложения прибыли расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Отсутствие первичных учетных документов либо их неверное оформление может повлечь за собой невозможность признания в целях налогообложения тех или иных затрат.
В рассматриваемой ситуации организации необходимо подтвердить такой факт своей хозяйственной жизни, как приобретение бензина.
Факт расходования денежных средств на приобретение ГСМ подтверждает выписка банка с приложением платежных документов (в частности, платежного поручения на перечисление поставщику соответствующей суммы по договору).
Факт получения организацией ГСМ может быть подтвержден товарной накладной (унифицированная форма N ТОРГ-12).
Товарная накладная является оправдательным документом, который подтверждает переход права собственности на приобретаемые ТМЦ (в Вашем случае ГСМ) и несение покупателем расходов в виде покупной стоимости ТМЦ. Кроме того, товарная накладная служит основанием для оприходования этих ценностей.
Товарная накладная на отпуск ГСМ с использованием талонов оформляется поставщиком в зависимости от момента перехода права собственности на топливо.
Если право собственности на ГСМ переходит к покупателю в момент заправки автомобилей по оплаченным талонам, по окончании месяца поставщик выписывает накладную на то количество бензина, которое было фактически выбрано. При этом, как правило, АЗС предоставляет ведомость учета выдачи топлива за прошедший месяц, включающую сведения о количестве выданных по талонам литров в разрезе конкретных автомобилей, что, на наш взгляд, может служить подтверждением того, что водителям автомобилей, указанных в ведомости, было отпущено определенное количество ГСМ.
Если же право собственности на ГСМ переходит к покупателю в момент передачи ему талонов на оплаченное количество топлива, то одновременно составляется и передается покупателю товарная накладная. Передача талонов осуществляется на основании акта приемки-передачи, в котором указываются номера, серии и номинал талонов. При этом приобретенное топливо остается у поставщика на ответственном хранении.
Таким образом, полагаем, что для подтверждения факта приобретения топлива достаточно товарной накладной ТОРГ-12, документов, свидетельствующих об оплате этого топлива (платежное поручение и выписка банка), а также ведомости учета выдачи топлива для заправки конкретных автомобилей.
Кроме того, стороны могут предусмотреть в договоре необходимость составления и подписания акта взаиморасчетов по итогам расчетного периода, установленного договором (например календарного месяца), на основании данных учета погашенных талонов.

Чек ККТ при использовании талонов

В соответствии с п. 1 ст. 2 Федерального закона РФ от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее — Закон N 54-ФЗ) контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр, применяется на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.
Кроме того, п. 2.7. Правил технической эксплуатации АЗС, утвержденных Минэнерго России от 01.08.2001 N 229, установлено, что продажа сопутствующих товаров, отпуск и заправка нефтепродуктами за наличный и по безналичному расчетам, в том числе по талонам, заправочным ведомостям, по пластиковым картам осуществляются с использованием контрольно-кассовых машин (далее — ККМ). Управление процессом отпуска с топливораздаточных колонок осуществляется ККМ через контроллер управления (ТРК) или компьютерной кассовой системой (в состав которой входят компьютер и фискальный регистратор) через ТРК.
Оплата нефтепродуктов на автозаправочных станциях талонами и другими документами, являющимися эквивалентами заранее оплаченного определенного количества нефтепродукта, считается косвенной безналичной оплатой.
В письме УФНС России по г. Москве от 30.04.2004 N 29-12/29514 представители налогового органа разъяснили, что автозаправочные станции при безналичной оплате за отпуск нефтепродуктов по талонам в общеустановленном порядке должны пробивать кассовые чеки (без указания суммы продажи, но с указанием марки нефтепродукта и количества литров нефтепродукта) на контрольно-кассовой технике и выдавать их покупателям.
Между тем в других письмах налоговиков разъясняется, что в случае косвенной безналичной оплаты организации, осуществляющие отпуск нефтепродуктов, вправе выдавать кассовый чек без указания стоимости, но с указанием количества литров нефтепродукта (письма УФНС России по Московской области от 04.08.2005 N 22-19/0156, УМНС России по г. Москве от 13.02.2004 N 29-12/9543).
Существует арбитражная практика (правда, в отношении случаев заправки по топливным картам), согласно которой суды считают, что при использовании топливной карты денежных расчетов между АЗС и владельцем топливной карты не происходит. По мнению судей, топливная карта используется как средство строгой отчетности, позволяющее держателю карты получить от лица покупателя определенное количество товара. Статьей 5 Закона N 54-ФЗ определен момент выдачи кассового чека — в момент оплаты. Пластиковые топливные карты платежными картами не являются. При использовании топливных карт на АЗС расчет за нефтепродукты не производится. Момент оплаты нефтепродукта либо предшествует транзакции (предоплата), либо следует после (при отсрочке платежа). Форма оплаты в указанном случае — перечисление денежных средств на расчетный счет. Топливные карты служат лишь средством товарного учета, то есть количества отпущенного нефтепродукта.
Суды также обращают внимание, что порядок выдачи кассового чека при косвенной безналичной оплате (без указания стоимости, но с указанием марки нефтепродукта и количества литров) введен в Технические требования к электронным контрольно-кассовым машинам для осуществления денежных расчетов за нефтепродукты и оказание услуг в сфере обеспечения нефтепродуктами (изменениями N 1-2000 (протокол ГМЭК ККМ N 3/57-2000 от 08.08.2000). В соответствии с п. IV указанного протокола ГМЭК ККМ проекты изменений N 1-2000 только приняты за основу, то есть не утверждены, а значит, не имеют обязательного характера (постановления ФАС Поволжского округа от 05.06.2008 N А12-987/08-с22, от 03.04.2008 N А12-16953/07-С22).
На наш взгляд, выводы, представленные в приведенных судебных постановлениях, могут быть справедливы и для случаев заправки транспортных средств по талонам. Талоны являются эквивалентами заранее оплаченного определенного количества нефтепродуктов. При использовании талонов также не происходит наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт.
Учитывая изложенное, поставщик может не выдать кассовый чек при заправке автомобиля.

К сведению:
Следует обратить внимание, что для списания ГСМ одних только документов, подтверждающих приобретение и оплату ГСМ, недостаточно.
Согласно разъяснениям контролирующих органов основным документом, подтверждающим расход ГСМ, является путевой лист (письма Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, ФНС России от 21.08.2009 N ШС-22-3/660, УФНС России по г. Москве от 30.06.2010 N 16-15/068679@).
По нашему мнению, в случае отсутствия чеков ККТ организация может подтвердить расходы на приобретение ГСМ на основании накладных поставщика, путевых листов, платежных поручений по оплате, ведомостей учета выдачи топлива, актов сверки с АЗС о фактически отпущенном количестве топлива.
Однако, учитывая наличие судебной практики, вероятность налоговых рисков все же существует.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Овчинникова Светлана
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер

Объяснительная кассира по ошибочно пробитому чеку: образец и порядок составления

Никто не застрахован от ошибок, и работники кассы не являются исключением. На практике часто происходят ситуации, когда они пробивают чеки с неверными суммами. Ошибка обнаруживается сразу, если покупатель в магазине обращает внимание на некорректную стоимость, или через определенное время, по результатам сверок. От того, в какой момент выявлена оплошность, зависит выбор способа ее исправления.

Как оформить ошибочно пробитый чек?

Способ исправления ошибки зависит от того, когда ее выявили.

Кассир составил чек на сумму большую необходимой, покупатель заметил разницу и сразу указал ответственному сотруднику на нее.

В этом случае нужно забрать неверный документ у покупателя и выдать ему правильный. В конце дня работник составит отчет п форме КМ-3, в котором отразит сумму возврата по неиспользованным и ошибочным чекам.

Неверный документ обязательно нужно приложить к отчету, поставив на нем отметку «Погашено». Если он отпечатан на термобумаге, рекомендуется снять с него копию. Текст, нанесенный на такую бумагу, быстро выцветает, и дополнительные меры позволят избежать проблем с контролирующими инстанциями.

Относительно совершенной ошибки кассир обязан в конце дня написать объяснительную на имя руководителя фирмы. В этой бумаге указываются причины допущенной оплошности: невнимательность, проблемы в работе кассовой аппаратуры и т.д.

Делать чек на дельту нет необходимости: эта операция не повлияет на величину налога, рассчитываемую кассовым аппаратом. Она может быть необходима только для упрощения ведения бухгалтерского отчета внутри организации. Сумма ошибочно пробитых чеков отражается в кассовом журнале в графе 15. Делать РКО не нужно.

Основание для уменьшения дневной выручки – КМ-3. Ошибочно пробитый чек вычитается из полученной суммы. Отчет распечатывается в одном экземпляре и подписывается директором компании, руководителем отдела и сотрудником кассы.

Если чек был пробит на сумму, меньшую нужной, следует выбить документ на разницу. Кассир не имеет права не выполнить эту операцию: его действия будут расценены налоговыми органами как неиспользование ККМ, что влечет серьезные штрафы для организации. Согласно действующей практике, чек на неполную сумму приравнивается к невыданному.

Если ошибку обнаружили после подготовки ежедневного отчета с гашением, ее необходимо исправить. Порядок действий ответственного сотрудника аналогичен Ситуации №1, за исключением пункта о внесении данных в журнал кассира.

Аннулирование ошибочной операции делается путем создание РКО на разницу. Ордер выдается из «головной кассы», потому что к этому моменту дневная выручка уже оприходована.

Оставить недочет неисправленным нельзя. Действия компаний, связанные с применением ККМ, строго контролируются налоговыми службами. Нарушения караются штрафами, составляющими 40-50 тыс. рублей за одну оплошность. Поэтому кассиру следует знать инструкцию по корректировке ошибок и применять ее на практике.

Подотчетное лицо потеряло кассовый чек — что делать?

Подотчетное лицо потеряло кассовый чек и представило авансовый отчет без него. Принимать ли бухгалтеру такой документ? Какие последствия ждут компанию в случае положительного решения? Ответы на эти и другие вопросы обсудим в данной статье.

Какими документами можно оправдать оплату?

С ситуацией, когда подотчетное лицо потеряло кассовый чек, сталкиваются многие практикующие бухгалтеры. Принять к налоговому и бухгалтерскому учету расходы, неподтвержденные документально, нельзя. Об этом гласят нормы налогового законодательства (ст. 252 НК РФ) и закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ст. 9). При этом первичные документы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ. Кроме того, неподтвержденные первичкой расходы нельзя учесть в базе при расчете прибыли (письмо УФНС по Москве от 12.04.2006 № 20-12/29007).

При совершении операций с денежной наличностью все юридические лица и ИП (за исключением случаев, предусмотренных пп. 2, 3, 5–7 ст. 2 закона «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ) обязаны выдать чек ККТ или БСО покупателю (п. 2 ст. 1.2 закона 54-ФЗ).

Чек ККТ (БСО) — первичный учетный документ, отпечатанный с применением специально предназначенной автоматизированной техники или же сформированный в электронной форме в момент расчета между продавцом и клиентом.

Документ должен содержать данные о расчете, а также обязательные реквизиты, предусмотренные п. 4.7 закона 54-ФЗ. Однако действующее законодательство не говорит о том, что чек ККМ является единственным первичным документом, подтверждающим факт расходования средств, а налоговый кодекс не устанавливает перечня таких подтверждающих бумаг. Следовательно, если подотчетник предоставил иные подтверждающие документы, например: товарный чек, акт выполненных работ, товарную накладную и прочие бумаги, оформленные в соответствии с нормами законодательства, то они могут быть приняты к учету.

Подробнее о порядке заполнения первички читайте в материале «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».

Сотруднику Никитину О. А. было выдано 83 548 руб. на закупку товаров от поставщика за наличный расчет. Товары он сдал на склад, о чем свидетельствует приходная накладная, подписанная кладовщиком. Авансовый отчет с приложением документов — ТОРГ-12, ТТН, счета-фактуры и квитанции к ПКО — передан в бухгалтерию. При этом кассовый чек был утерян.

При проверке авансового отчета бухгалтер запросил у поставщика подписанный акт сверки. Сумма оплаты в нем была отражена. Авансовый отчет был принят у работника.

Образец заполнения авансового отчета см. в статье «Образец заполнения авансового отчета в 2015 году».

Сложнее обстоит дело в ситуации, когда утерян весь пакет подтверждающих первичных документов.

Что делать, если утерян весь пакет подтверждающих документов?

В данном случае налогоплательщик может выбрать один из 3 вариантов:

1. Если сотрудник фактически предоставил закупленные товары, а сами документы потерял, то такие затраты можно принять на основании бумаг, косвенно подтверждающих понесенные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Однако есть вероятность спора с налоговиками и необходимости отстаивать свою позицию в суде.

В данном случае понадобится приложить к авансовому отчету следующие бумаги:

• Объяснительную записку работника с указанием даты покупки, количества товара, суммы и места действия, а также с описанием причин утраты документов.
• Дубликат квитанции к ПКО, товарной накладной, заверенную копию листа книги кассира-операциониста и (или) z-отчета кассира-операциониста за день покупки, а также акт сверки, то есть копии и дубликаты документов, прямо или косвенно подтверждающих факт покупки (постановление ФАС Московского округа от 07.09.2010 № КА-А40/10200-10-2 по делу № А40-106307/09-4-729, постановление ФАС Поволжского округа от 31.07.2008 по делу № А06-7444/07).

Офис-менеджеру было выдано 1 340 руб. на закупку канцтоваров. Канцелярию работник сдал, а первичку потерял, в связи с чем написал объяснительную записку. Бухгалтер запросил у продавца дубликат товарной накладной, копию z-отчета кассира-операциониста и акт сверки. Подотчетная сумма фигурировала во всех документах, и авансовый отчет был принят.

1. С целью минимизации налоговых рисков можно принять косвенно подтвержденные расходы к бухучету за счет чистой прибыли компании, не учитывая их при подсчете налогооблагаемой прибыли.

ВАЖНО! Если же подтвердить расходы документально не получится, то выданная в подотчет сумма будет считаться доходом сотрудника. С нее необходимо удержать НДФЛ, а также страховые взносы.

Программисту компании «Флагман» было выдано 5 380 руб. на оплату интернета для компании. Он оплатил услугу в размере 4 980 руб. и комиссию в сумме 400 руб. через терминал. Однако при заполнении авансового отчета обнаружил, что чек терминала утерян.

Работник написал объяснительную записку с указанием даты, места и потраченной суммы, а также обстоятельств утери чека. Бухгалтер запросил акт выполненных работ и акт сверки у провайдера. В документах фигурировала сумма в 4 980 руб. Чтобы не спорить с налоговиками, руководитель предприятия решил учесть расходы за счет чистой прибыли организации, а сумму комиссионных включить в доход сотрудника.

Бухгалтер удержал НДФЛ в размере 52 руб. (400 × 13%) и рассчитал страховые взносы в сумме 136 руб. (26% — страховая часть, 5,1% — ФФОМС и 2,9% — страховые взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством).

1. Удержать сумму, выданную в подотчет, из заработной платы сотрудника.

Если сотрудник не представил документов или косвенного подтверждения целевого расходования средств, организация вправе потребовать возврата подотчетных сумм. Выбрав данный способ, работодатель избавит себя от необходимости оплаты налогов. К такому мнению пришли судьи в постановлении ВАС РФ от 05.03.2013 № 13510/12.

Директору ООО «Мериада» в течение 2015 года выдавались суммы в подотчет на закупку ГСМ. Однако по истечении срока представления авансового отчета документов он никаких не предоставил и подотчетные денежные средства не вернул. В результате проверки налоговики переквалифицировали всю сумму в доходы работника и рассчитали НДФЛ. Суд в данном вопросе поддержал проверяющих (см. постановление ФАС Северо-Западного округа от 09.06.2014 № А26-5684/2013).

Принимать или не принимать авансовый отчет у сотрудника, потерявшего чек ККМ, — решать только работодателю. Приняв расходы к учету без документов, подтверждающих факт покупки, предприятию придется отстаивать свою позицию в суде.

Образец объяснительной записки

Если вам когда-либо потребуется написать объяснительную записку, то сделайте это правильно. Здесь вы сможете прочитать о рекомендациях, которые будут весьма полезны для взаимодействия с высоким начальством. Конечно будут приведены образцы объяснительной записки.

Для начала надо определиться, что есть такое объяснительная записка. На имя руководителя можно составить докладную записку, а можно объяснительную. Отличие заключается в отсутствии в последнем случае выводов и предложений, а вот оформление внешне похожее (смотрите образец).

Объяснительная записка разъясняет руководству точку зрения составителя данного документа на интересующее событие. Этим событием может быть невыполнение задания (в полном объеме или в указанный срок), нарушение трудовой дисциплины (опоздание на работу или прогул).

А также объяснительная дает пояснения любых сложившихся ситуаций на работе с неоднозначным на первый взгляд толкованием причин, приведших к некому (не совсем ожидаемому для руководства) результату. Образцы таких ситуаций можно посмотреть в комментариях после статьи.

Есть еще одна функция объяснительной записки – может пояснять содержание другого документа (проект, отчет и т.д.). Тогда объяснительная записка оформляется к такому документу как приложение и подписывает его руководитель организации.

Как правильно написать объяснительную записку

В случае дисциплинарного проступка в соответствии с ТК РФ (кому интересно ст. 193) работодатель обязан предложить сотруднику написать объяснительную. Вы должны знать, что сотрудник не обязан давать каких-либо пояснений. Тем не менее, работодатель сможет применить дисциплинарное взыскание, составив акт об отказе.

Поэтому обычно лучше написать объяснительную записку. Возможно тогда вы сможете расставить нужные вам акценты в произошедшем, лояльность продемонстрируете. И вовсе не обязательно вы окажетесь в чем-то виновным.

Сначала в тексте следует перечислить факты, имеющие непосредственное отношение к рассматриваемой ситуации. Затем уже излагают причины, приведшие к негативному исходу дела (ведь объяснительную не приходится писать в случае победы и триумфа).

Писать следует сухим канцелярским языком, постарайтесь выразить все-таки свои мысли покороче. Лучше избегать любой эмоциональности. Излагать нужно только факты, непосредственно относящиеся к делу. Подумайте над тем, чтобы объяснение звучало веско и аргументировано, избегайте при этом неправды и оправданий. Полезным бывает обсуждение ситуации с умными людьми (коллеги, друзья, родственники).

Допускается написать объяснительную записку в рукописной форме, подписывает работник ее составивший. Состав реквизитов документа посмотрите на приведенном образце.

Образцы составления объяснительной записки

Объяснительна записка – образец об опоздании на работу

Отдел рекламы Директору «Знамение»

Об опоздании на работу

07.10.2014 я опоздала на работу на 2 часа по причине транспортной аварии. Выданную транспортным предприятием справку прилагаю.

Менеджер К.Ю. Живанец

Объяснительная записка – образец по вопросам основной деятельности

Отдел информационных Директору ООО «Разъем»
технологий О.Л. Частикову

О причинах переноса даты
проведения семинара

Семинар по эффективному использованию комплекса «Писк» 12.12.2014 не состоялся по просьбе его участников в связи с невозможностью добраться до места его проведения в срок из-за отмены авиарейса.

По договоренности сторон дата проведения семинара перенесена на 15.12.2014.

Начальник отдела Ю.Н. Кошкин

Требование написать объяснительную записку вовсе не означает «конец игры». Мне самой на работе приходилось несколько раз писать объяснительные по вопросам основной деятельности. Восторга это конечно не вызывало, но, тем не менее, последствий для меня никаких не было. Просто руководство получило дополнительную информацию к размышлению. Иными словами если объяснительная записка вами написана, то вовсе не обязательно дальше последует выговор или увольнение (если речь идет не о полной неадекватности естественно).

В комментариях продолжают задавать вопросы о примерах написания объяснительных записок. Поэтому я думаю, что будет весьма полезным делом в следующей публикации расширить границы и привести еще примеры объяснительных в различных конкретных ситуациях (смотрите еще больше образцов по ссылке).

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.