Приказ минкультуры по номенклатуре
Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»
Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526
«Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»
Указом Президента РФ от 22 июня 2016 г. N 293 разработка и утверждение правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях отнесены к полномочиям Федерального архивного агентства
В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4, частью 5 статьи 14 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291; N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611; 2014, N 40 (ч. II), ст. 5320) и постановлением Правительства Российской Федерации от 20 июля 2011 г. N 590 «О Министерстве культуры Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 31, ст. 4758; N 44, ст. 6272; 2012, N 6, ст. 688; N 17, ст. 2018; N 26, ст. 3524; N 37, ст. 5001; N 39, ст. 5270; 2013, N 3, ст. 204; N 8, ст. 841; N 31, ст. 4239; N 33, ст. 4386; N 41, ст. 5182; N 45, ст. 5822; 2014, N 9, ст. 909; N 30 (ч. II), ст. 4305; N 40 (ч.III), ст. 5426, N 48, ст. 6860; 2015, N 2, ст. 491; N 4, ст. 664; N 9, ст. 1339) приказываю:
1. Утвердить прилагаемые правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях.
2. Направить настоящий приказ на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации.
3. Контроль за исполнением приказа возложить на первого заместителя Министра В.В. Аристархова.
Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (с изменениями и дополнениями)
Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558
«Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»
С изменениями и дополнениями от:
16 февраля 2016 г.
Решением Высшего Арбитражного Суда РФ от 21 февраля 2012 г. N 14589/11 настоящий приказ признан не противоречащим действующему законодательству в части, в которой на акционерные общества и другие коммерческие организации, не подведомственные федеральным органам государственной власти, включая заявителей, возлагаются обязанности по хранению документов, перечисленных в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения
В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4 и частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253), а также подпунктом 5.2.9 Положения о Министерстве культуры Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 29.05.2008 N 406 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 22, ст. 2583; N 42, ст. 4825; N 46, ст. 5337; 2009, N 3, ст. 378; N 6, ст. 738; N 25, ст. 3063), приказываю:
1. Утвердить прилагаемый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.
2. Настоящий приказ вступает в силу по истечении десяти дней после дня его официального опубликования.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра А.Е. Бусыгина.
Зарегистрировано в Минюсте РФ 8 сентября 2010 г.
Регистрационный N 18380
Утвержден перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.
Перечень состоит из 12 разделов (по видам документов). Так, в первый вошли распорядительно-организационные, второй-четвертый — отражающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность, восьмой — о работе с кадрами и т. д.
Приказ вступает в силу по истечении 10 дней после его официального опубликования.
Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»
Зарегистрировано в Минюсте РФ 8 сентября 2010 г.
Регистрационный N 18380
Настоящий приказ вступает в силу по истечении десяти дней после дня его официального опубликования
Согласно Решению Высшего Арбитражного Суда РФ от 6 сентября 2011 г. N 7889/11 настоящий приказ, подлежавший опубликованию в полном объеме, при первоначальном опубликовании в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 20 сентября 2010 г. N 38 (без Перечня) не прошел процедуру обязательного официального опубликования, поэтому не влечет правовых последствий, как не вступивший в силу, и не подлежит применению в полном объеме с момента его издания, т.к. опубликование вводной части приказа не может рассматриваться как его публикация, поскольку нормативные положения содержатся в прилагаемом Перечне, без которого опубликованные положения приказа не могут быть применены
Текст приказа в полном объеме опубликован в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 19 сентября 2011 г. N 38
Текст приказа опубликован в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 20 сентября 2010 г. N 38 (без Перечня), в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 19 сентября 2011 г. N 38
Решением Верховного Суда РФ от 4 февраля 2015 г. N АКПИ14-1405, оставленным без изменения Определением Апелляционной коллегии Верховного Суда РФ от 9 апреля 2015 г. N АПЛ15-114, позиции 900 и 904 Перечня, утвержденного настоящим приказом, признаны не действующими со дня вступления в законную силу решения суда как предполагающие пятилетний срок хранения для документов по назначению и выплате денежных средств на детей, находящихся под опекой (попечительством), личных дел подопечных. Названное решение вступило в законную силу 9 апреля 2015 г. (Информация опубликована в «Российской газете» от 19 мая 2015 г. N 105)
В настоящий документ внесены изменения следующими документами:
Приказ Министерства культуры РФ от 16 февраля 2016 г. N 403
Изменения вступают в силу по истечении 10 дней после дня официального опубликования названного приказа
Приказ минкультуры по номенклатуре
8(495)912-63-37
[email protected]
Приказ Минкультуры от 25 августа 2010 года № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности. »
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 25 августа 2010 года № 558
(с изменениями на 16 февраля 2016 года)
(Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 17.03.2016, № 0001201603170030).
В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4 и частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст.4169; 2006, № 50, ст.5280; 2007, № 49, ст.6079; 2008, № 20, ст.2253), а также подпунктом 5.2.9 Положения о Министерстве культуры Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 29.05.2008 № 406 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, № 22, ст.2583; № 42, ст.4825; № 46, ст.5337; 2009, № 3, ст.378; № 6, ст.738; № 25, ст.3063),
________________
Приказ без приложения опубликован в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2010, № 38. — Прим.ред.
2. Настоящий приказ вступает в силу по истечении десяти дней после дня его официального опубликования.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра А.Е.Бусыгина.
Зарегистрировано
в Министерстве юстиции Российской Федерации
8 сентября 2010 года,
регистрационный № 18380
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения
(с изменениями на 16 февраля 2016 года)
I. Общие положения
1.1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее в тексте — Перечень) подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст.4169; 2006, № 50, ст.5280; 2008, № 20, ст.2253), с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов. *1.1)
1.2. Перечень включает типовые управленческие архивные документы (далее — документы), образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее в тексте — организации) при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.
1.3. Перечень состоит из 12 разделов:
— раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;
— разделы 2-4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;
— раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;
— раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;
— раздел 7 включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;
— раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;
— раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;
— раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению Правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;
— раздел 11 содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;
— раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).
1.4. Перечень имеет 4 графы.
В графе № 1 Перечня указаны номера статей. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация.
В графе № 2 Перечня приведены виды документов. Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин «документы», а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.
В графе № 3 Перечня указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
В графе № 4 Перечня приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки хранения документов.
1.5. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.
II. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения
Приказ минкультуры по номенклатуре
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
от 25 августа 2010 года N 558
(с изменениями на 16 февраля 2016 года)
____________________________________________________________________
Документ с изменениями, внесенными:
приказом Минкультуры России от 16 февраля 2016 года N 403 (Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 17.03.2016, N 0001201603170030).
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
В документе учтено:
решение Верховного Суда Российской Федерации от 4 февраля 2015 года N АКПИ14-1405.
____________________________________________________________________
В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4 и частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169; 2006, N 50, ст.5280; 2007, N 49, ст.6079; 2008, N 20, ст.2253), а также подпунктом 5.2.9 Положения о Министерстве культуры Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 29.05.2008 N 406 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 22, ст.2583; N 42, ст.4825; N 46, ст.5337; 2009, N 3, ст.378; N 6, ст.738; N 25, ст.3063),
2. Настоящий приказ вступает в силу по истечении десяти дней после дня его официального опубликования.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра А.Е.Бусыгина.
Врио Министра
А.Е.Бусыгин
Зарегистрировано
в Министерстве юстиции
Российской Федерации
8 сентября 2010 года,
регистрационный N 18380
Приложение. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения
(с изменениями на 16 февраля 2016 года)
I. Общие положения
1.1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее в тексте — Перечень) подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169; 2006, N 50, ст.5280; 2008, N 20, ст.2253), с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов. *1.1)
1.2. Перечень включает типовые управленческие архивные документы (далее — документы), образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее в тексте — организации) при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.
1.3. Перечень состоит из 12 разделов:
— раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;
— разделы 2-4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;
— раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;
— раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;
— раздел 7 включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;
— раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;
— раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;
— раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению Правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;
— раздел 11 содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;
— раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).
1.4. Перечень имеет 4 графы.
В графе N 1 Перечня указаны номера статей. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация.
В графе N 2 Перечня приведены виды документов. Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин «документы», а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.
В графе N 3 Перечня указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
В графе N 4 Перечня приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки хранения документов.
1.5. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.
Правильно систематизируем, формируем и уничтожаем кадровые документы
Наступил 2018 год. Все государственные учреждения, предприятия, организации крупного, среднего и малого бизнеса и, соответственно, индивидуальные предприниматели (ИП) начинают новый делопроизводственный год. Все дела за прошлый 2017 г. закрыты по 31 декабря. Утверждается новая номенклатура дел или продлевается (если нет изменений) номенклатура за 2017 г. Заводятся новые папки-регистраторы (типа «корона») для документов.
Корешки папок оформляются в соответствии с заголовками указанных в номенклатуре дел. Это необходимо для четкой систематизации новых документов, их хранения и оперативного использования в текущем 2018 г.
А с января 2018 г. документы с истекшими сроками хранения начинают готовить к отбору, экспертизе ценности и уничтожению. Давайте будем делать это правильно.
СИСТЕМАТИЗИРУЕМ ДОКУМЕНТЫ ИСХОДЯ ИЗ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ
Далее для вашего удобства перечислим основные виды документов, образующихся в отделе кадров, и укажем соответствующие им номера статей Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее — Перечень).
Данным Перечнем установлены следующие сроки хранения для документов:
• постоянный срок хранения;
• долговременный срок хранения;
• временный срок хранения.
Кроме того, подскажем, какие документы по личному составу можно уничтожать в 2018 г.
Кадровые документы постоянного срока хранения
Постоянный срок хранения установлен для следующих документов:
• документы (докладные, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами (ст. 648 Перечня);
• личные дела руководителей организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; членов (депутатов) представительных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания (ст. 656 «а» Перечня);
• протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность, формированию кадрового резерва; заключению служебных контрактов с государственными гражданскими служащими, достигшими возраста 60 лет; документы (справки, характеристики и др.) к ним (ст. 670 Перечня);
• протоколы заседаний комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских и муниципальных служащих и урегулированию конфликтов (ст. 678 Перечня);
• журналы регистрации служебных проверок государственных гражданских служащих и муниципальных служащих (ст. 683 «в» Перечня);
• списки членов руководящих исполнительных органов организации (ст. 685 «а» Перечня);
• списки ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий (ст. 685 «б» Перечня);
• списки награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий (ст. 685 «в» Перечня) и др.
Кадровые документы со сроком хранения 75 или 50 лет
В 2018 году можно уничтожать почти все документы по личному составу, закрытые по 1942 г. включительно:
• приказы по приему, перемещению, совмещению, переводу, увольнению (ст. 19 «б» Перечня);
• приказы по изменению Ф. И. О. (ст. 19 «б» Перечня);
• приказы по награждению, премированию, поощрению (ст. 19 «б» Перечня);
• приказы по оплате труда, различным выплатам (ст. 19 «б» Перечня);
• приказы по отпускам по уходу за ребенком (ст. 19 «б» Перечня);
• приказы по отпускам без сохранения содержания (заработной платы) (ст. 19 «б» Перечня);
• приказы по всем видам отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда (ст. 19 «б» Перечня);
• приказы по дежурствам по профилю основной деятельности (ст. 19 «б» Перечня);
• приказы по длительным внутрироссийским и зарубежным командировкам (ст. 19 «б» Перечня);
• приказы по командировкам для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда (ст. 19 «б» Перечня);
• журналы регистрации распорядительных документов: приказов, распоряжений по личному составу (ст. 258 «б» Перечня);
• штатные расстановки (ст. 74 Перечня). Не перепутайте штатные расстановки со штатными расписаниями (штатные расписания хранятся постоянно, ст. 71 Перечня). Отличие: в штатных расстановках конкретно указываются Ф. И. О. работников, их должности и оклады;
• личные дела уволенных работников (ст. 656 Перечня);
• выездные дела специалистов, командированных на работу за рубежом (ст. 659 Перечня);
• личные дела изобретателей, рационализаторов (ст. 629, 676 Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, в ред. от 28.04.2011)) и др.;
• личные карточки уволенных работников (ст. 658 Перечня);
• трудовые договоры, соглашения, контракты, договоры подряда с физическими лицами (ст. 456 «б», 657 Перечня);
• списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда (ст. 613 Перечня);
• аттестационные заключения; документы (предложения, рекомендации, копии документов, программы выполнения рекомендаций, выданных в ходе аттестации) к ним, не вошедшие в состав личных дел (ст. 697 Перечня);
• документы (справки, анкеты, списки) по тарификации персонала (ст. 704 Перечня);
• невостребованные подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства и др.) (ст. 664 Перечня) и др.
• командировочные удостоверения для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности (ст. 668 Перечня), и др.
Кадровые документы со сроком хранения 5 лет
В 2018 году можно уничтожать следующие документы по личному составу, закрытые по 2012 г. включительно:
• приказы о дисциплинарных взысканиях (ст. 19 «б» (2) Перечня);
• приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках (ст. 19 «б» (2) Перечня);
• приказы об отпусках в связи с обучением (ст. 19 «б» (2) Перечня);
• приказы о дежурствах (не по профилю основной деятельности) (ст. 19 «б» (2) Перечня);
• приказы о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках (ст. 19 «б» (2) Перечня);
• характеристики, резюме работников, не вошедшие в состав личных дел (5 лет ЭПК) (ст. 661 Перечня);
• документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел (ст. 665 Перечня);
• командировочные удостоверения после возвращения из командировки (ст. 668 (1) Перечня), кроме командировок в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности (срок хранения — 75 лет);
• документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников (5 лет ЭПК), кроме долгосрочных зарубежных командировок (10 лет ЭПК) (ст. 669 Перечня);
• документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок (ст. 676 Перечня), но при отсутствии приказов — 75 лет ЭПК;
• переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок (ст. 677 Перечня);
• списки работников, прошедших аттестацию (ст. 685 «д» Перечня);
• списки работников, обучающихся без отрыва производства (ст. 685 «и» Перечня);
• списки работников, ушедших на пенсию (ст. 685 «к» Перечня);
• переписка об оформлении командировок (ст. 687 Перечня), но для зарубежных командировок — 10 лет ЭПК (ст. 687 (1) Перечня) и др.
Кадровые документы со сроком хранения 3 года
В 2018 году можно уничтожать следующие документы по личному составу, закрытые по 2014 г. включительно:
• переписка о переводе работников в другие организации (ст. 651 Перечня);
• документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма) лиц, не принятых на работу (ст. 663 Перечня);
• списки работников, подлежащих воинскому учету (ст. 685 «е» Перечня);
• переписка по воинскому учету работников (ст. 690 Перечня);
• документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним (ст. 686 Перечня);
• журналы учета лиц, подлежащих воинскому учету (ст. 695 «е» Перечня);
• журналы учета отпусков (ст. 695 «ж» Перечня) и др.
Кадровые документы со сроком хранения 1 год
В 2018 году можно уничтожать документы по личному составу, закрытые по 2016 г. включительно:
• графики предоставления отпусков (ст. 693 Перечня);
• графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов (ст. 707 Перечня) и др.
Н. С. Рудина, генеральный директор, ресурс www.arhivdocument.ru
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 2, 2018.
Как определить сроки хранения документов общеобразовательного учреждения
Зачем нужно определять сроки хранения документов
Деятельность любого общеобразовательного учреждения сопровождается огромным количеством документов. Определение срока хранения документов имеет большое значение для применения этих документов в дальнейшем.
С целью систематизации и обеспечения необходимого срока хранения документов общеобразовательного учреждения составляется номенклатура дел, которая ежегодно корректируется. Сроки хранения документов указываются в номенклатуре дел в соответствии с нормативными документами.
Чтобы обеспечить надлежащее хранение документов долговременного и постоянного срока хранения необходимо передавать их в архив учреждения. Как создать архив общеобразовательного учреждения – это тема для отдельной статьи.
Как составить индивидуальную номенклатуру дел
Что такое номенклатура дел и как её составить можно прочитать в моей статье “Составление индивидуальной номенклатуры дел” (перейти по ссылке http://festival.1september.ru/articles/634971/). С целью актуализации информации написано продолжение статьи.
Какой документ определяет срок хранения документов
Сроки хранения документов ранее определялись в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000, с изменениями от 27.10.2003). Этот документ утратил силу.
В настоящее время сроки хранения документов определяются в соответствии с Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (в ред. от 04.02.2015) “Об утверждении “Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения” (Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 № 18380) (далее по тексту – Перечень) ‹Приложение6›.
В статью 22.1 федерального закона “Об архивном деле в Российской Федерации” от 22.10.2003 № 125-ФЗ (ред. от 02.03.2016) внесены изменения в части сроков хранения документов по личному составу (имеются исключения) ‹Приложение4›:
- созданные до 2003 года хранятся не менее 75 лет со дня создания;
- созданные, начиная с 2003 года, хранятся не менее 50 лет со дня создания.
В Перечень также планируется внести поправки, поэтому при определении сроков хранения документов необходимо учитывать последние изменения.
Как работать с Перечнем
“Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения” — многостраничный документ (сначала в форме таблицы расположен Перечень, затем Указатель вида документов). Для эффективной работы в данном документе выставлены гиперссылки.
Для определения сроков хранения документов при составлении номенклатуры дел организации необходимо:
— по Указателю вида документа определить номер статьи Перечня;
— по номеру статьи Перечня определить срок хранения документов;
— срок хранения документов с указанием статьи Перечня и примечанием внести в номенклатуру дел.
Пример определения сроков хранения документов
Например, необходимо определить срок хранения Положения об оплате труда. В п.1.5 раздела Общие положения Перечня ‹Приложение6› переходим на Указатель вида документов (одновременно нажать клавишу Ctrl и щелкнуть мышью по гиперссылке указатель). В Указателе вида документов по алфавиту находим вид документа Положения, выбираем подвид — об оплате труда и премировании работников, затем по указанному номеру статьи 411 переходим в Перечень (одновременно нажать клавишу Ctrl и щелкнуть мышью по гиперссылке 411). В статье 411 Перечня выбираем подпункт а) по месту разработки и/или утверждения, далее указанный срок хранения документа Пост. ‹**› вносим в 4-й столбец номенклатуры дел, а также указываем ссылку на статью ст. 411 а. Если в статье есть примечание, то его вносим в 5-й столбец номенклатуры дел. Аналогично определяем сроки хранения других документов.
Фрагмент номенклатуры дел общеобразовательного учреждения представлен в ‹Приложение1›:.
Ответственность за сохранность документов
В соответствии со статьей 13.20 КоАП Российской Федерации за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов предусмотрено административное наказание в виде предупреждения или наложения административного штрафа:
- на граждан – в размере от 100 до 300 рублей;
- на должностных лиц – от 300 до 500 рублей.
Подводя итог статьи, можно сделать вывод о том, что в целях соблюдения архивного законодательства необходимо в общеобразовательном учреждении организовать работу по сохранению документов надлежащим образом.
Необходимые нормативные документы
Список нормативных документов, которые помогут при составлении номенклатуры дел и определении сроков хранения документов общеобразовательного учреждения, представлен в сводной таблице ‹Приложение2›.
P/S: Имею краткосрочное повышение квалификации по темам “Документационное обеспечение организации” (ИРО Иркутской области, 72 ч., 2010 г.), “Документационное обеспечение управления” (Институт повышения квалификации ФГБОУ ВПО “БГУЭП” г. Иркутск, 72 ч., 2015 г.), а также практический опыт работы по данному направлению.