Компенсация за проезд сотрудникам в общественном транспорте

Оглавление:

Казенное учреждение возмещает сотрудникам стоимость проезда в общественном транспорте в служебных целях на основании заявления сотрудника, заполненного маршрутного листа, разовых контрольных билетов, авансового отчета. Список должностей сотрудников, постоянная работа которых имеет разъездной характер работы, утвержден приказом директора учреждения. По какому КВР и КОСГУ отражать данные расходы? Какой КВР и КОСГУ будет применяться при аналогичных расходах органов местного самоуправления?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Выплата компенсации проезда в казенном учреждении должна осуществляться с применением элемента вида расходов 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда», в органе местного самоуправления — с применением элемента вида расходов 122 «Иные выплаты персоналу государственных (муниципальных) органов, за исключением фонда оплаты труда» в увязке с подстатьей 212 «Прочие выплаты» КОСГУ.

Обоснование вывода:
В силу ст. 164 ТК РФ компенсацией являются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами. Помимо общих гарантий и компенсаций, предусмотренных ТК РФ (гарантии при приеме на работу, переводе на другую работу, по оплате труда и другие), работникам предоставляются гарантии и компенсации в случаях, определенных ст. 165 ТК РФ, а содержащийся в ней список, является открытым.
Согласно п. 5.1.2 раздела III Указаний N 65н по элементу видов расходов 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда» отражаются расходы государственных (муниципальных) учреждений по осуществлению командировочных и иных выплат и компенсаций работникам государственных (муниципальных) учреждений, обусловленных их статусом в соответствии с трудовыми договорами, законодательством Российской Федерации, законодательством субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами, не включенные в фонд оплаты труда.
В свою очередь, расходы бюджетов бюджетной системы Российской Федерации по осуществлению работникам государственных (муниципальных) органов, лицам, замещающим государственные (муниципальные) должности, государственным и муниципальным служащим, иным работникам государственных (муниципальных) органов, не являющимся государственными (муниципальными) служащими, обусловленных их статусом командировочных и иных выплат и компенсаций, в соответствии с трудовыми договорами (служебными контрактами, контрактами) и предусмотренных законодательством Российской Федерации, законодательством субъектов Российской Федерации и (или) муниципальными правовыми актами, не включенных в фонд оплаты труда, отражаются с применением элемента видов расходов 122 «Иные выплаты персоналу государственных (муниципальных) органов, за исключением фонда оплаты труда».
Вместе с тем компенсация стоимости проезда на все виды общественного транспорта относится на подстатью 212 «Прочие выплаты» КОСГУ. Исключением являются расходы на возмещение должностным лицам приобретения проездных документов в служебных целях на все виды общественного транспорта, отражаемые по подстатье 222 КОСГУ. В рассматриваемой ситуации проездные документы работниками не приобретаются, следовательно, в целях возмещения стоимости проезда подстатья 222 КОСГУ применяться не может.
Кроме того, в вопросе указано, что гарантии, связанные с компенсацией стоимости проезда конкретных должностных лиц, закреплены локальным актом учреждения (органа местного самоуправления). Следовательно, выплата компенсации в казенном учреждении должна осуществляться с применением элемента вида расходов 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда», в органе местного самоуправления — с применением элемента видов расходов 122 «Иные выплаты персоналу государственных (муниципальных) органов, за исключением фонда оплаты труда» в увязке с подстатьей 212 «Прочие выплаты» КОСГУ.
Отметим, что обеспечение гарантий работнику путем выплаты ему денежной компенсации, в том числе в сумме фактически понесенных им расходов, для учреждения закупкой не является. Также, как было отмечено выше, подобные компенсационные выплаты предусмотрены локальным актом учреждения (органа местного самоуправления). Поэтому такие расходы не могут быть отнесены на элемент видов расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг».

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Дурнова Татьяна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
советник государственной гражданской службы РФ 2 класса Шершнева Анна

13 ноября 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Компенсация транспортных расходов сотрудникам в 2019 году

Возмещение транспортных расходов в силу закона

Случаи, когда работодатель обязан оплатить проезд работников, установлены Трудовым кодексом РФ. Согласно ст. 168 ТК РФ , работодатель возмещает сотрудникам расходы на дорогу при направлении в командировку. А в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ , возмещаются транспортные расходы, связанные со служебными поездками, работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Причем сотрудникам, которые по служебной надобности вынуждены перемещаться в пределах населенного пункта, также положена компенсация за проезд в общественном транспорте.

При переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность в силу ст. 169 ТК РФ сотруднику положена компенсация за проезд к месту работы и новому месту жительства не только его самого, но и членов его семьи. А на основании ст. 325 ТК РФ некоторые наши сограждане могут даже бесплатно съездить в отпуск. Такая компенсация за проезд к месту отдыха и обратно в пределах Российской Федерации положена один раз в два года лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и ежегодно — сотрудникам федеральных государственных органов и учреждений.

Иные случаи, когда за дорогу платит работодатель

Вопрос доставки работников на работу и обратно трудовым законодательством не урегулирован, но многие работодатели оплачивают дорогу сотрудников по собственной инициативе. А если такой пункт предусмотреть в трудовом или коллективном договоре, тогда, на основании п. 26 ст. 270 Налогового кодекса РФ, организация будет вправе не учитывать эти расходы при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Работодатель чаще всего осуществляет доставку персонала собственным или арендованным транспортом, когда возможность доставки общественным транспортом отсутствует или затруднена из-за удаленности производства или особенностей режима работы. Но иногда сотрудникам просто выплачивается денежная компенсация проезда к месту работы и обратно общественным транспортом.

Порядок выплаты и размер компенсации

Чтобы расходы были возмещены, их, прежде всего, необходимо подтвердить. Таким подтверждением понесенных работником расходов являются проездные документы, к которым прикладывается соответствующее заявление на компенсацию проезда. Некоторые компании не считают нужным собирать эти документы и ежемесячно компенсируют сотрудникам с разъездным характером работы некую фиксированную сумму. Но в этом случае велика вероятность того, что контролирующие органы посчитают такие выплаты не возмещением расходов, а надбавкой к зарплате за особые условия труда, и обложат их соответствующими налогами и взносами.

При оплате работодателем дороги к месту отдыха такая оплата производится по наименьшей стоимости дороги кратчайшим путем. В соответствии с ч. 4 ст. 325 ТК РФ , человек может подать заявление на компенсацию за проезд до отъезда в отпуск, исходя из примерной стоимости билета. А окончательный расчет производится по возвращении на основании предоставленных проездных документов.

Работодатель платит за проезд работников: нужно ли начислять страховые взносы?

Работодатель нередко оплачивает работникам стоимость проезда к месту работы и обратно или организует такой проезд. Также возможна оплата проезда в рамках непосредственного выполнения работниками трудовых обязанностей. Перед бухгалтером в этих случаях возникает вопрос: нужно ли начислять на эти суммы страховые взносы? Чтобы ответить на этот вопрос, мы выбрали наиболее распространенные ситуации, связанные с оплатой проезда, после чего изучили свежие разъяснения контролирующих органов и судебную практику по этому вопросу.

Когда страховые взносы на оплату проезда можно не начислять

Оплата проезда к месту работы

Участвовать в доставке сотрудников к месту работы и обратно работодатель может разными способами, например:
— организовать доставку работников на своем транспорте или привлечь для этого транспортную компанию;
— выплачивать работникам денежную компенсацию на оплату проезда.

Ситуация. Работодатель заключил договор с транспортной компанией, которая в установленное время доставляет любого работника от метро до офиса (и обратно) на автобусе. Учет работников, воспользовавшихся автобусом, не ведется.

Решение. Страховыми взносами облагаются выплаты и вознаграждения, которые работодатель начисляет пользу сотрудников в рамках трудовых отношений (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ). При определении расчетной базы по страховым взносам должны учитываться выплаты как в денежной, так и в натуральной форме. Натуральные выплаты в виде товаров, работ и услуг принимаются как стоимость этих товаров (работ, услуг) (ч. 6 ст. 8 Закона № 212-ФЗ). Это значит, что стоимость доставки, в принципе, может расцениваться как вознаграждение в пользу работников в натуральной форме (несмотря на то, что сами работники денежных средств не получают).

Однако автобусом может воспользоваться каждый работник. Это значит, что оплата проезда осуществляется безотносительно к вкладу сотрудников в работу организации и результаты этой работы. При таких обстоятельствах объекта обложения взносами, по мнению судей, не возникает (Определение ВАС РФ от 10.01.13 № ВАС-17525/12).

Более того, если персонифицированный учет работников, которые воспользовались автобусом, не ведется, то и определить базу для расчета страховых взносов по каждому работнику нельзя. Поэтому страховые взносы можно не начислять (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.01.13 по делу № А26-2680/2012).

Заметим, что страховые взносы в отличие от НДФЛ не начисляются вне зависимости от того, есть ли у работников возможность добираться до офиса общественным транспортом или нет. То, как наличие общественного транспорта влияет на начисление взносов и НДФЛ, покажем в таблице.

Наличие общественного транспорта

Страховые взносы

НДФЛ

У работников есть возможность добираться до офиса и обратно самостоятельно, на общественном транспорте.

Возможность выбора варианта проезда до офиса и обратно (на общественном транспорте или на корпоративном автобусе) не влияет на факт возникновения объекта обложения страховыми взносами. Страховые взносы не начисляются.

Оплата проезда работников при условии, что работники имеют возможность добираться до места работы самостоятельно, признается их доходом, полученным в натуральной форме. Стоимость оплаты облагается НДФЛ (письмо Минфина России от 12.10.11 № 03-04-05/6-728; см. «Оплата проезда сотрудников до места работы облагается НДФЛ, если они могут добраться до работы на общественном транспорте»).

Общественный транспорт до офиса (и обратно) не ходит.

У работников нет возможности добираться до работы на общественном транспорте, поэтому представленные им услуги по доставке до офиса (и обратно) не могут рассматриваться как выплаты в их пользу. Страховые взносы не начисляются.

Если транспорт не ходит, то оплата проезда не может быть признана экономической выгодой (доходом) работников и, соответственно, являться объектом обложения НДФЛ (письмо Минфина России от 06.03.13 № 03-04-06/6715; «Минфин разъяснил, в каком случае оплата проезда сотрудников на служебном транспорте к месту работы не облагается НДФЛ»).

Компенсация стоимости проезда

Ситуация. Организация расположена в Москве. Коллективным договором предусмотрено, что работникам из других городов полагается ежемесячная денежная компенсация стоимости проезда до Москвы и обратно.

Решение. Перечень сумм, не облагаемых страховыми взносами, содержится в статье 9 Закона № 212-ФЗ. Компенсация стоимости проезда от места жительства до места работы и обратно в этом перечне отсутствует. Поэтому данные выплаты облагаются страховыми взносами. Такие разъяснения недавно были приведены в письме Минтруда России от 13.05.14 № 17-4/ООГ-367 (см. «Суммы оплаты работникам проезда от дома до работы и обратно на общественном транспорте включаются в базу для начисления страховых взносов»).

Очевидно, что многие страхователи могут не согласиться с таким подходом, заявив, что компенсация проезда элементом оплаты труда не является. Однако на этот счет официальные органы возражают: взносами облагаются все выплаты, производимые работодателем в пользу работников в силу наличия трудовых отношений между ними, а не только выплаты, которые являются непосредственно оплатой за труд (письмо Минтруда России от 17.04.14 № 17-4/В-158).

Ситуация. Работник добирается до офиса (и обратно) на собственном автомобиле. Работодатель ежемесячно выплачивает ему денежную компенсацию, покрывающую расходы на бензин. Помимо этого у собственника бизнес-центра арендуется парковочное место для работника. Работа получающего компенсацию сотрудника не является разъездной.

Решение. Компенсация стоимости проезда от места жительства до места работы и обратно в статье 9 Закона № 212-ФЗ не названа, поэтому облагается страховыми взносами (письмо Минтруда России от 13.05.14 № 17-4/ООГ-367). Следовательно, страховые взносы на компенсацию стоимости бензина лучше начислить.

Оплата стоимости парковки личного транспорта работника в статье 9 Закона № 212-ФЗ тоже не указана, поэтому данные суммы облагаются страховыми взносами (письмо Минтруда России от 17.04.14 № 17–4/В-158). На наш взгляд, такая позиция небесспорна. Дело в том, что в силу части 1 статьи 7 Закона № 212-ФЗ выплаты и вознаграждения должны производиться именно в пользу работника (ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ). В данном же случае оплата парковки направляется собственнику бизнес-центра. Поэтому объекта обложения взносами, на наш взгляд, не возникает. В арбитражной практике есть судебные решения, которые подтверждают: если плата за услуги производится по безналичному расчету между двумя юридическими лицами в рамках гражданско-правовых отношений, то стоимость оплаченных услуг в базу для начисления страховых взносов не включается (см., например, постановление ФАС Уральского округа от 19.11.2013 № Ф09-10055/13).

Читайте так же:  Трудовой договор тарифная ставка образец

Оплата рабочих поездок

Ситуация. У работника разъездной характер работы (курьер). Работодатель ежемесячно компенсирует ему стоимость проездных билетов на общественный транспорт (это прописано в коллективном договоре).

Решение. Сотрудникам с разъездным характером работы должны возмещаться затраты, связанные со служебными поездками, в том числе расходы на проезд (ст. 168.1 ТК РФ). Страховыми взносами не облагаются все виды установленных законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, определенных в соответствии с законодательством РФ), которые связаны с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ). Поэтому компенсация стоимости проездного билета, предусмотренная коллективным договором, освобождается от обложения страховыми взносами. Контролирующие органы с таким подходом не спорят (письмо Минздравсоцразвития России от 27.02.10 № 406-19). Добавим, что компенсация должна возмещать фактически понесенные курьером затраты. Если ежемесячно компенсировать фиксированную сумму, возможны споры с проверяющими (см. постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.11.2013 № А45-29823/2012).

Отметим, что в законодательстве РФ прямо не сказано, какая именно работа признается разъездной. Однако работа, связанная с разъездами, должна носить постоянный характер (письмо Роструда от 12.12.13 № 4209-ТЗ).

Ситуация. Работникам, чья работа не является разъездной, в течение рабочего дня для встреч с клиентами требуется совершать поездки по городу. Работодатель заключил договор с транспортной компаний. Теперь для поездок работники могут пользоваться услугами такси. Работодатель ведет учет совершенных работниками поездок.

Решение. Законодательство РФ не обязывает работодателя оплачивать проезд работникам, чья работа не носит разъездного характера. Однако в описанной ситуации поездки работников совершаются в целях выполнения трудовых обязанностей и совершаются в интересах работодателя. При таких обстоятельствах оплата такси не должна облагаться взносами на основании подпункта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Закона № 212-ФЗ (даже при условии, что работодатель ведет персонифицированный учет поездок).

Отметим, что судьи разделяют такой подход. Однако в случае спора компания должна быть готова доказать, что работники пользовались такси именно в целях выполнения трудовых обязанностей (определение ВАС РФ от 19.03.14 № ВАС-2662/14).

Нередко организация оплачивает проезд физлицу, которое сотрудничает с ней на основании договора гражданско-правового характера. В этой ситуации страховые взносы на компенсацию стоимости проезда можно не начислять. Но только при условии, что оплата проезда предусмотрена договором подряда и подтверждена документами (письмо Минтруда России от 26.02.14 № 17–3/В-80).

Компенсация транспортных расходов в 2019 году

В том случае, если исполнение служебных обязанностей сотрудника напрямую связано с частыми, зачастую даже ежедневными, разъездами, работодатель обязан выплачивать ему компенсацию транспортных затрат. Отправиться в поездку работник может на личном автомобиле, на служебном транспорте, на общественном транспорте – в любом случае ему будет положена компенсация транспортных расходов.

В каких случаях полагается компенсация транспортных расходов сотрудникам

В трудовом законодательстве рассматриваются все случаи, когда наниматель обязан выплачивать своим сотрудникам компенсацию затрат, понесенных из-за разъездного характера работ. Так, согласно положениям Трудового кодекса, компенсации подлежат следующие затраты работника:

  • на оплату имущества, взятого в аренду, и расходов на его содержание и использование;
  • на покупку билетов на проезд в общественном и междугороднем транспорте и оплату услуг такси при возникновении необходимости;
  • на ГСМ и ремонт личного автомобиля во время использования в служебных целях.

Размер компенсации за эксплуатацию личного автомобиля в служебных целях должен быть прописан в локальных нормативных актах и в договоре с сотрудником. При определении суммы возмещения расходов необходимо опираться на требования Трудового кодекса.

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

В каком размере выплачивается компенсация транспортных расходов

Положения Трудового кодекса не обязывают работодателей устанавливать размеры компенсаций транспортных затрат в каких-либо определенных рамках – на законодательном уровне не существует минимального и максимального размера возмещения. А потому при трудоустройстве работник и наниматель должны согласовать приемлемую для них обоих величину компенсации

Работодатель может назначить компенсацию служащему, даже если его личный транспорт использовался в рабочих целях лишь единожды. Компенсация за износ транспортного средства может быть может быть обозначена отдельной строкой, как и любая из прямых затрат в ходе эксплуатации машины (бензин, масло, тормозная жидкость, антифриз, техосмотр, ремонт и т.д.). То есть можно выплачивать не общую сумму возмещения, а разбить ее по статьям расходов.

Чтобы обосновать перед налоговыми органами затраты предпринимателя на выплату компенсаций, руководитель фирмы должен прописать схему вычисления суммы компенсации в локальных нормативных актах, учитывая при этом пробег машины, СПИ, частоту эксплуатации транспорта в служебных целях и т.д.

Существуют установленные нормы по выплате компенсаций, в рамках которых работодатель вправе действовать, чтобы иметь в дальнейшем возможность списать затраты в “прочие расходы” для уменьшения налогооблагаемой базы:

  • за эксплуатацию мотоцикла ему позволено списать 600 рублей в месяц, причем объем двигателя не имеет значения;
  • за использование легкового авто разрешается списать 1200 рублей в месяц (объем мотора – до 2000 куб. см.) или 1,5 тысячи рублей в месяц за транспорт, объем двигателя которого превышает 2000 куб. см.

Какие документы подтверждают понесенные транспортные расходы

Чтобы получать компенсацию транспортных затрат в полном объеме, должны быть в наличии следующие документы, доказывающие обоснованность возмещения транспортных расходов:

  1. Приложение к основному трудовому договору о порядке эксплуатации личной машины в служебных целях (письменный договор о выплате компенсации за использование транспорта сотрудника).
  2. Ксерокопия свидетельства о регистрации автомобиля.
  3. Маршрутные листы, журналы поездок, служебные записки, путевые листы и любые другие первичные документы.
  4. Чеки, квитанции, накладные на покупку бензина и прочих горюче-смазочных материалов, на оплату ремонта и платной стоянки (собираются с целью представления с авансовым отчетом для получения компенсации).

Как рассчитывается компенсация транспортных расходов: пример

Работодатель и сотрудник заключили соглашение, согласно которому работника каждый месяц получает:

  • компенсацию за эксплуатацию личного автомобиля в размере 5 тысяч рублей;
  • компенсацию расходов на покупку ГСМ (по нормам – 7 литров на 100 километров для марки машины, эксплуатируемой сотрудником).

За последний месяц сотрудник передал в бухгалтерию отчет и чеки с авто-заправочной станции, в которых указал пробег машины за рассматриваемый месяц (690 км). Тогда бухгалтерия выплатила работнику:

  • возмещение расходов в сумме 5 тысяч рублей (из которых наниматель имеет право списать в затраты при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль только 1,2 тыс. рублей);
  • компенсация оплаты ГСМ = 7л. х 690 км. : 100 км. х 48 руб. (стоимость бензина по чекам на момент выплаты компенсации) = 2 318 рублей 40 копеек.

Возмещаем транспортные расходы сотрудникам: практические ситуации

Работодатели возмещают своим сотрудникам расходы на транспорт либо исходя из обязанности, вытекающей из Трудового кодекса РФ (при направлении в командировку, разъездном характере работу, переезде в другую местность и т.п.), либо по собственной инициативе. В последнем случае порядок компенсаций должен быть прописан в локальном нормативном акте организации. Рассмотрим бухгалтерский и налоговый учет при оплате транспортных расходов работников.

Возмещение транспортных расходов в соответствии с ТК РФ

Перечислим случаи, когда по нормам ТК РФ работодатель должен возместить транспортные расходы работника.

При направлении работника в командировку, возмещается стоимости проезда (ст. 168 ТК РФ).

Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы по проезду (168.1 ТК РФ).

При переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность работодатель обязан возместить работнику расходы по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения) (ст. 169 ТК РФ).

Лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, один раз в два года оплачивается стоимость проезда и провоза багажа в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно (ст. 325 ТК РФ).

Работникам, успешно осваивающим имеющие государственную аккредитацию программы бакалавриата, программы специалитета или программы магистратуры по заочной форме обучения, один раз в учебном году работодатель оплачивает проезд к месту нахождения соответствующей организации, осуществляющей образовательную деятельность, и обратно (ст. 173 ТК РФ).

Бухгалтерский учет операций, связанных с возмещением транспортных расходов

Расходы по оплате проезда работников могут отражаться как в составе расходов от обычных видов деятельности (например, если производится оплата проезда к месту командирования и обратно или если указанная оплата является частью системы оплаты труда), так и в составе прочих расходов (если оплата транспортных расходов произведена не в рамках основной деятельности организации, не предусмотрена системой оплаты труда) (п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.99 № 33н; далее — ПБУ 10/99).

Расходы на оплату проезда работникам признаются в бухгалтерском учете единовременно (п. 18 ПБУ 10/99).

Согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н (далее — План счетов), для расчетов по оплате транспортных расходов могут подойти два счета:

— счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками организации по оплате труда (по всем видам оплаты труда, премиям, пособиям, пенсиям работающим пенсионерам и другим выплатам), а также по выплате доходов по акциям и другим ценным бумагам данной организации;

— счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» предназначен для обобщения информации о всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами.

При этом в Плане счетов не содержится четкого указания на то, на каком счете следует отразить признание задолженности перед работником по оплате транспортных расходов — на счете 70 или 73.

Кроме того, План счетов содержит счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Как разобраться, в какой ситуации использовать эти счета?

Существует три варианта:

1) оплата расходов в командировках и других затрат, по которым сотрудник предоставляет авансовые отчеты, — используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

2) если оплата проезда рассматривается работодателем как оплата труда в натуральной форме (это прописано в трудовом договоре или ЛНА), тогда следует использовать счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

3) если возмещение расходов не рассматривается работодателем как оплата труда в натуральной форме (в трудовом договоре или локальном акте нет указаний на это), тогда следует использовать счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

При этом данные счета будут корреспондировать с затратными счетами в зависимости от назначения поездки и отдела, в котором работает сотрудник. Например, если осуществляется компенсация расходов сотрудника отдела продаж, затраты относятся на счет 44, а если расходы компенсируются сотруднику склада, это может быть и счет 20, и счет 26 — в зависимости от положений учетной политики организации.

Отражение компенсации, не являющейся частью зарплаты, на счете 70 может привести к спорам с налоговиками по поводу НДФЛ и взносов. Большинство компенсаций не облагается взносами и НДФЛ. Но если проверяющие увидят лишние суммы на счете 70, могут доначислить налог и взносы. Отбиться от таких претензий иногда получается только в суде (постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 23.07.2015 № 02АП-5641/2015).

Налог на прибыль, НДФЛ и страховые взносы

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходы, учитываемые для исчисления налога на прибыль, должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены. То есть для возможности учета осуществленных расходов при исчислении налога на прибыль они должны быть направлены на получение дохода.

При определении налогооблагаемой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах (п. 1 ст. 210 НК РФ). При этом, как сказано в п. 2 ст. 211 НК РФ, к доходам налогоплательщика в натурально форме относится, в частности, оплата за него организацией или индивидуальным предпринимателем услуг, а также оказание в его интересах услуг на безвозмездной основе или с частичной оплатой.

В то же время согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ) связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов, в том числе фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.

Напомним, что с 1 января 2017 г. взимание страховых взносов, кроме взносов на травматизм, регламентируется главой 34 НК РФ. Взносы на травматизм регулируются положениями Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее — Закон № 125-ФЗ).

Все выплаты в пользу работников, произведенные в рамках трудовых отношений, подлежат обложению страховыми взносами (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ).

Выплаты, которые не подлежат обложению страховыми взносами, перечислены в ст. 422 НК РФ и ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ. В частности, не подлежат обложению все виды компенсаций, установленные действующим законодательством, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ).

В то же время официальных разъяснений Минфина России или ФНС России по применению норм НК РФ о страховых взносах в настоящее время практически нет. Однако в письме от 16.11.2016 № 03-04-12/67082 финансовое ведомством указало, что по вопросам уплаты страховых взносов в 2017 г. следует руководствоваться соответствующими разъяснениями, которые ранее давал Минтруд России.

Читайте так же:  Инструкция по делопроизводству как оформить

Особенности налогообложения выплачиваемых работодателем компенсаций, а также их обложения страховыми взносами рассмотрим на практических ситуациях.

Практические ситуации

Проезд работников к месту командировки и обратно

Налог на прибыль. Оплату проезда работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возможно учесть для целей исчисления налога на прибыль, при условии, что данные расходы обоснованы и документально подтверждены (оформлен авансовый отчет с прилагаемыми оправдательными документами о фактических расходах по проезду) (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Следует отметить, что НК РФ к командировочным расходам относит расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, но не к месту жительства (проведения отпуска).

По мнению Минфина России, изложенному в письмах от 16.08.2010 № 03-03-06/1/545, от 08.12.2010 № 03-03-06/1/762, при отзыве в связи со служебной необходимостью сотрудника организации из отпуска и направлении его в место командирования из места нахождения в отпуске, а по окончании командировки возвращении обратно в место проведения отпуска оплату транспортных расходов также можно учесть для целей исчисления налога на прибыль.

Следует отметить, что контролирующие органы указывают на то, что расходы организации на проезд командированного работника от места его жительства, отличного от места постоянной работы, к месту командировки и обратно не учитываются в целях налогообложения прибыли (письма УФНС России по г. Москве от 07.10.2009 № 20-15/104559@, Минфина России от 11.06.2008 № 03-04-06-01/164).

Таким образом, организации для целей исчисления налога на прибыль не рекомендуется учитывать расходы на проезд работника из места жительства до места командировки и обратно, если место жительства отлично от места постоянной работы.

НДФЛ. Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ) связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов, в том числе фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.. Таким образом, оплата проезда работникам к месту командирования и обратно обложению НДФЛ не подлежит.

При этом контролирующие органы отмечают, что если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о командировании (например, в случае если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования), имеет место получение работником экономической выгоды, предусмотренной ст. 41 НК РФ, в виде оплаты организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы, и указанная оплата подлежит обложению НДФЛ (письма Минфина России от 30.07.2014 № 03-04-06/37503, от 03.09.2012 № 03-03-06/1/456, от 10.08.2012 № 03-04-06/6-234, от 12.09.2013 № 03-04-08/37693).

В разъяснениях контролирующих органов отсутствуют указания на то, что следует считать значительным превышением срока пребывания в командировке в сравнении со сроком, установленный приказом о командировании, приведен только пример, что к данной ситуации относится, в частности, ситуация, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования.

В то же время в официальных разъяснениях говорится о том, что если работник остается в месте командирования на выходные или нерабочие праздничные дни, оплата организацией проезда от места, куда был командирован работник, до места работы не приведет к возникновению у него экономической выгоды, а соответственно, и не возникает объекта налогообложения по НДФЛ (письма Минфина России от 10.08.2012 № 03-04-06/6-234, от 12.09.2013 № 03-04-08/37693).

Такой же подход используется в случае выезда работника к месту командировки до даты ее начала.

Фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа страховыми взносами не облагаются (п. 2 ст. 422 НК РФ, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ).

Приведем схему бухгалтерских проводок, которыми оформляется возмещение расходов по проезду работников к месту командирования и обратно при предоставлении ими авансовых отчетов:

Дебет 71 Кредит 50

— выданы денежные средства под отчет на проезд сотруднику;

Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 71

— отражены затраты на оплату проезда работника на основании авансового отчета с прилагаемыми к нему документами;

Дебет 19 Кредит 71

— отражена сумма «входного» НДС.

Дебет 68 Кредит 19

— «входной» НДС принят к вычету.

Работа в пути или работа разъездного характера

Налог на прибыль. Служебные поездки работников, чья работа осуществляется в пути или носит разъездной характер, командировками не являются, а относятся к компенсации затрат, связанных с выполнением работником трудовых обязанностей.

Как сказано в письме УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061153, оплату транспортных расходов рассматриваемой категории работников следует включать в расходы на оплату труда.

Однако в ряде писем контролирующие органы указывали на то, что возмещение расходов, связанных со служебными поездками, по ст. 168.1 ТК РФ следует включать в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (письма Минфина России от 18.08.2008 № 03-03-05/87, УФНС России по г. Москве от 01.03.2010 № 16-15/020874).

Таким образом, будет ли рассматриваемая компенсация относиться в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, или в состав расходов на оплату труда организации, следует закрепить в учетной политике.

Также рекомендуется закрепить размер и порядок возмещения транспортных расходов, перечень работ, профессий, должностей работников, чья работа осуществляется в пути или носит разъездной характер, утвердить формы первичных документов на основании которых данные расходы будут возмещаться (письма Минфина России от 04.06.2008 № 03-03-06/1/344, от 07.05.2008 № 03-03-06/1/302, УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061153).

НДФЛ. В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов), не подлежит обложению НДФЛ.

Обращаем внимание на разъяснения контролирующих органов, согласно которым не облагается НДФЛ возмещение расходов работодателем работнику, чья работа осуществляется в пути или носит разъездной характер, в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором (письма Минфина России от 29.04.2015 № 03-03-06/1/24840, от 15.09.2014 № 03-03-06/4/46131, от 14.07.2014 N 03-03-06/4/34093, от 22.01.2015 N 03-04-06/1626).

Следует отметить, что надбавка к зарплате за разъездной характер работы не является компенсационной выплатой, связанной с разъездным характером работы, а представляет собой доплату за особые условия труда (письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 № 1343-19). Если работникам, чья работа осуществляется в пути или носит разъездной характер, выплачивается такая надбавка, она облагается НДФЛ (письмо Минфина России от 26.03.2012 № 03-04-06/9-76).

Таким образом, компенсация транспортных расходов не облагается НДФЛ, а надбавка — облагается.

Страховые взносы. Подпунктом 2 п. 1 ст. 422 НК РФ и подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ предусмотрено, что страховыми взносами не облагаются компенсационные выплаты, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, к которым, в частности, можно отнести оплату проезда работникам, чья работа осуществляется в пути или носит разъездной характер, а также оплату проезда для встреч с клиентами и деловыми партнерами или для встреч с будущими клиентами других категорий работников.

Минфин России в письме от 19.06.2017 № 03-04-06/38080 на основании норм ст. 420, 421, 422 НК РФ и ст. 168, 168.1 ТК РФ сделал вывод, что если работа по занимаемой должности носит разъездной характер и это отражено в коллективном договоре, соглашениях, ЛНА, выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, не подлежат обложению страховыми взносами на основании абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, в размерах, установленных ЛНА или трудовым договором.

Подобный вывод содержится в письме Минфина России от 14.04.2017 № 03-04-06/22286.

Таким образом, для того чтобы компенсация расходов на проезд работникам, чья работа осуществляется в пути или носит разъездной характер, не облагалась страховыми взносами, необходимо выполнение двух условий:

— в коллективном или трудовом договоре либо в ЛНА должно быть закреплено условие о том, что работа физического лица по занимаемой должности носит разъездной характер;

— в трудовом договоре или ЛНА установлен размер компенсации.

Приведем схему бухгалтерских проводок для рассматриваемой ситуации (при предоставлении работниками авансовых отчетов):

Дебет 71 Кредит 50

— выданы денежные средства под отчет на проезд сотруднику;

Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 71

— отражены затраты на оплату проезда работника на основании авансового отчета с прилагаемыми к нему документами;

Дебет 19 Кредит 71

— отражена сумма «входного» НДС;

Дебет 68 Кредит 19

— «входной» НДС принят к вычету.

Переезд работника в другую местность

Как сказано в ст. 169 ТК РФ, порядок и размеры возмещения расходов при переезде на работу в другую местность работникам других работодателей определяются коллективным договором или ЛНА либо по соглашению сторон трудового договора, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Важно: на момент переезда по предварительной договоренности на работу в другую местность работник уже должен состоять в трудовых отношениях с работодателем.

Налог на прибыль. Согласно подп. 5 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся суммы выплаченных подъемных в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ. В разъяснениях Минфина России компенсация транспортных расходов при переезде работника на работу в другую местность, в частности, квалифицируется как подъемные (письма от 17.01.2006 № 03-03-04/1/30, от 14.03.2006 № 03-03-04/2/72).

Следует отметить, что п. 37 ст. 270 НК РФ установлено, что организация не может учесть для целей исчисления налога на прибыль расходы в виде сумм выплаченных подъемных сверх норм, установленных законодательством РФ.

Постановлением Правительства РФ от 02.04.2003 № 187 (далее — постановление № 187) утвержден размер возмещения расходов в связи с переездом в другую местность для организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета. Данным постановлением установлен размер возмещения расходов в связи с переездом в другую местность только для организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета.

В пункте 7 постановления № 187 сказано, что оно не применяется к категориям работников, для которых в соответствии с законодательством РФ предусмотрены иные размеры возмещения расходов при переезде на работу в другую местность.

Налоговым законодательством нормы выплачиваемых подъемных не определены.

Исходя из норм ст. 169 ТК РФ работодатели — коммерческие организации определяют величину подъемных в своих ЛНА. А значит, подъемные, в том числе возмещение транспортных расходов при переезде работника на работу в другую местность, будут учитываться в составе расходов для целей исчисления налога на прибыль в размере, определенном сторонами трудового договора. Данное мнение также было высказано специалистами финансового ведомства в письмах от 15.05.2013 № 03-03-06/1/16789, от 13.02.2012 № 03-04-06/6-35, от 23.11.2011 № 03-03-06/1/773, от 17.01.2011 № 03-04-06/6-1.

НДФЛ. На основании п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежит обложению НДФЛ оплата в соответствии со ст. 169 ТК РФ проезда работнику при переезде по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность.

Как сказано в письме Минфина России от 26.05.2008 № 03-04-06-01/14, суммы возмещения организацией стоимости проезда работника и членов его семьи к месту работы, производимого в связи с переездом на работу в другую местность, на основании п. 3 ст. 217 НК РФ не облагаются НДФЛ в размерах, установленных соглашением сторон трудового договора.

Такая же позиция изложена в письмах Минфина России от 30.05.2007 № 03-04-06-01/165 и от 18.04.2007 № 03-04-06-01/123.

Страховые взносы. Подпунктом 2 п. 1 ст. 422 НК РФ и подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ предусмотрено, что страховыми взносами не облагаются компенсационные выплаты, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей в том числе в связи с переездом на работу в другую местность.

Таким образом, оплата транспортных расходов при переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность страховыми взносами не облагается.

Приведем бухгалтерские проводки для данной ситуации при условии, что в коллективном (трудовом) договоре не сказано, что такая выплата является частью оплаты труда сотрудника:

Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 73

— начислена компенсация стоимости проезда;

Дебет 73 Кредит 51 (50)

— стоимость проезда выплачена работнику.

Проезд работников-северян к месту отдыха и обратно

Речь идет о возмещении лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, один раз в два года стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно в соответствии с коллективным договором и положением об оплате труда оплата. Данная выплата не является частью оплаты труда.

Налог на прибыль. Фактические расходы на оплату проезда работников и лиц, находящихся у этих работников на иждивении, к месту использования отпуска на территории РФ и обратно (включая расходы на оплату провоза багажа работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях) в порядке, предусмотренном работодателем, в соответствии с п. 7 ст. 255 НК РФ относятся к расходам на оплату труда.

Как сказано в письмо Минфина России от 22.07.2016 № 03-03-06/3/43106, размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, не относящихся к бюджетной сфере, определяются коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, трудовыми договорами.

Читайте так же:  Страховка авто в челябинске

Таким образом, компенсацию лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, один раз в два года стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно можно учесть для целей исчисления налога на прибыль при условии, что размер, условия и порядок такой компенсации определяются коллективными договорами, ЛНА, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, трудовыми договорами.

НДФЛ. По вопросу обложения НДФЛ оплаты лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, один раз в два года стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно, в письме Минфина России от 13.08.2012 № 03-04-06/1-239 даны следующие разъяснения.

Перечень доходов, освобождаемых от налогообложения, содержится в ст. 217 НК РФ. Положений, непосредственно предусматривающих освобождение от налогообложения сумм оплаты работодателем проезда к месту проведения отпуска и обратно лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, ст. 217 НК РФ не содержит.

Вместе с тем при рассмотрении данного вопроса, по мнению Минфина России, следует руководствоваться решениями судебных органов, предусматривающими освобождение от обложения НДФЛ рассматриваемых выплат.

С учетом нормы ст. 325 ТК РФ оплата работодателем работникам и неработающим членам их семей стоимости проезда к месту проведения отпуска, производимая чаще одного раза в два года в соответствии с коллективным договором, ЛНА организации, трудовыми договорами, не подлежит обложению НДФЛ. Аналогичные разъяснения содержатся и в письмах Минфина России от 21.10.2011 № 03-04-06/6-281, от 05.04.2011 № 03-04-05/6-224, от 08.11.2010 № 03-03-06/1/697, от 05.08.2010 № 03-04-06/6-164, ФНС России от 27.07.2009 № 3-5-01/1106@).

Таким образом, оплата работодателем работникам стоимости проезда к месту проведения отпуска один раза в два года или чаще, при условии, что она предусмотрена коллективным договором, ЛНА, трудовыми договорами, не подлежит обложению НДФЛ.

Страховые взносы. Оплата в соответствии с законодательством РФ, трудовыми договорами и (или) коллективными договорами стоимости проезда к расположенному в РФ месту проведения отпуска и обратно и стоимости провоза багажа весом до 30 кг лицам, работающим и проживающим в районах Крайнего Севера (в приравненных к ним местностях), страховыми взносами не облагаются (подп. 7 п. 1 ст. 422 НК РФ. подп. 8 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ).

Также следует отметить, что на данный момент отсутствуют какие-либо разъяснения контролирующих органов в части возможности необходимости обложения страховыми взносами компенсации платы лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно чаще чем один раз в два года.

В то же время по аналогии с разъяснениями, данными в этой ситуации в отношении порядка исчисления НДФЛ (например, в письме Минфина России от 13.08.2012 № 03-04-06/1-239), считаем, что с оплаты лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, чаше чем один раз в два года стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно можно не исчислять страховые взносы при условии, что размер, условия и порядок указанной компенсации определяются коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, трудовыми договорами.

Однако по причине отсутствия разъяснений в рассматриваемой ситуации не исключен риска споров с контролирующими органами по вопросу корректности исчисления страховых взносов.

Выплата компенсации отражается следующими бухгалтерскими записями:

Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 73

— начислена компенсация стоимости проезда;

Дебет 73 Кредит 51 (50)

— компенсация стоимости проезда выплачена работнику,

Оплата поездок работников на корпоративное мероприятие и иных поездок по личным нуждам

Налог на прибыль. Расходы на проезд сотрудников на корпоративные мероприятия организации и поездки по личным нуждам сотрудников не являются экономически обоснованными, так как не связаны со служебными обязанностями работников и деятельностью организации. Поэтому во избежание рисков споров с контролирующими органами рекомендуем не учитывать такие расходы для целей исчисления налога на прибыль (ст. 252, п. 49 ст. 270 НК РФ).

НДФЛ. Оплата проезда работников на корпоративные мероприятия и иных поездок по личным нуждам в соответствии со ст. 211 НК РФ является доходом работника, полученным в натуральной форме. Но если у организации нет возможности персонифицировать доход каждого работника, облагать его НДФЛ не нужно.

Страховые взносы. В базу для начисления страховых взносов включаются также выплаты и иные вознаграждения в натуральной форме в виде товаров (работ, услуг). Такие выплаты учитываются как стоимость этих товаров (работ, услуг) на день их выплаты, исчисленная исходя из договорной цены (п. 7 ст. 421 НК РФ, п. 3 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ).

Также в п. 4 письма Минтруда России от 24.05.2013 № 14-1-1061 сказано следующее. Учитывая, что расходы организации на проведение корпоративных мероприятий по случаю праздников не являются адресными выплатами в пользу конкретных работников, сумма оплаты организацией данных мероприятий не признается объектом обложения страховыми взносами. Напомним, что Минфин России допустил использование разъяснений Минтруда России в отношении исчисления и уплаты страховых взносов после 1 января 2017 г. (см. письмо от 16.11.2016 № 03-04-12/67082).

Таким образом, если у организации нет возможности персонифицировать доход каждого работника, облагать страховыми взносами оплату проезда работников на корпоративные мероприятия и иных поездок по личным нуждам не нужно.

Операции, связанные с оплатой проезда работников на корпоративное мероприятие, в бухгалтерском учете отражаются следующим образом:

Дебет 91 Кредит 60

— отражены расходы на перевозку сотрудников на корпоративные мероприятия;

Дебет 19 Кредит 71

— отражена сумма «входного» НДС;

Дебет 91 Кредит 19

— «входной» НДС не может быть принят к вычету, так как корпоративные мероприятия осуществляются не в рамках деятельности, облагаемой НДС, поэтому «входной» НДС отражается в составе прочих расходов;

Дебет 60 Кредит 51

— погашена задолженность перед транспортной компанией.

При этом если указанные сотрудники, которым был оплачен проезд, могут быть идентифицированы, необходимо начислить НДФЛ и страховые взносы:

Дебет 70 Кредит 68

— начислен НДФЛ с стоимости проезда в отношении каждого из поехавших на корпоративное мероприятие работников;

Дебет 91 Кредит 69

— отражено начисление страховых взносов с оплаты проезда в отношении каждого сотрудника.

Оплата труда в натуральной форме: практические ситуации

Компенсация стоимости проезда к месту работы и обратно

В ситуации, когда работодатель компенсирует работнику стоимость проезда к месту работы и обратно, такая компенсация должна быть предусмотрена трудовым (коллективным) договором и является оплатой труда в натуральной форме.

Налог на прибыль. Пунктом 26 ст. 270 НК РФ предусмотрено, что при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль не учитывается оплата проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением сумм, подлежащих включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, и за исключением случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Таким образом, НК РФ предусмотрена возможность учесть в составе расходов для целей исчисления налога на прибыль оплату проезда работников к месту работы и обратно при следующих условиях;

— указанные расходы обусловлены технологическими особенностями производства,

— указанные расходы предусмотрены трудовыми (коллективным) договорами как система оплаты труда.

Налоговый кодекс РФ не содержит требования в отношении того, чтобы названные условия выполнялись единовременно. Однако Минфин России неоднократно указывал на то, что выполняться должны оба условия (см. письма от 22.12.2016 № 03-04-06/77047, от 27.11.2015 № 03-03-06/1/69181).

В письме Минфина России от 21.04.2014 № 03-03-06/1/18198 сказано следующее. Поскольку доставка работников в рассматриваемом случае обусловлена удаленностью от населенных пунктов и труднодоступностью мест работы и работники не имеют возможности добираться до места работы и обратно общественным транспортом, организация проезда работников на служебных автобусах от места жительства до места работы и обратно не приводит к возникновению у работников организации экономической выгоды (дохода), соответственно, стоимость такого проезда не является объектом обложения НДФЛ.

В данном письме финансовое ведомство при рассмотрении вопроса оплаты проезда работникам ссылается на п. 25 ст. 255 НК РФ.

В письме Минфина России от 21.01.2013 № 03-03-06/1/18, в котором указывается, что для уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль на затраты на оплату транспортных расходов сотрудникам помимо наличия в трудовом (коллективном) договоре условия об указанной оплате должно выполняться также условие, что доставка должна быть связана с технологическими особенностями производства — если у работников отсутствует возможность добраться до производственной или офисной территории общественным транспортом.

В письме УФНС России по г. Москве от 02.09.2008 № 21-11/082829@ указывается, что затраты на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, предусмотренные коллективным и (или) трудовыми договорами, рассматриваются в качестве расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль, если являются частью системы оплаты труда.

В то же время в судебной практике встречается позиция, согласно которой расходы признаются, если они обусловлены технологическими особенностями производства. Эта позиция, в частности, приведена в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 10.12.2013 по делу № А13-6206/2012, Дальневосточного округа от 20.05.2011 № Ф03-2085/2011 по делу № А59-3144/2010, Восточно-Сибирского округа от 27.09.2010 по делу № А33-18167/2008.

Таким образом, несмотря на то, что НК РФ не содержит условий обязательного выполнения обоих пунктов для признания рассматриваемых расходов, с учетом разъяснений налоговиков и судебной практики более безопасно учитывать их при выполнении одновременно двух условий:

— оплата транспортных расходов обусловлена технологическими особенностями производства (отсутствует возможность добраться до места работы общественным транспортом);

— указанные расходы предусмотрены трудовыми договорами и/или коллективным договорами.

Важно: оплата проезда работникам (доставка) к месту работы и обратно будет относиться именно к расходами на оплату труда.

НДФЛ. В разъяснениях контролирующих органов в части обложения НДФЛ оплаты работникам проезда (доставки) к месту работы и обратно сказано, что если работники не могут добираться общественным транспортом до работы, объекта налогообложения по НДФЛ не возникает (письма Минфина России от 06.03.2013 № 03-04-06/6715, от 24.11.2011 № 03-03-06/1/778, от 20.10.2011 № 03-03-06/1/680).

Если же работник имеет возможность добраться до места работы на общественном транспорте, оплата транспортных расходов будет признаваться доходом в натуральной форме и подлежит обложению НДФЛ (письма Минфина России от 12.10.2011 № 03-04-05/6-728, от 17.07.2007 № 03-04-06-01/247). Поэтому организации следует вести персонифицированный учет сотрудников, которым оплачивается проезд, и расчет суммы оплаты такого проезда, включаемой в налоговую базу по отдельному сотруднику. Такие положения содержатся в письмах Минфина России от 18.05.2006 № 03-05-01-04/110, от 18.05.2006 № 03-05-01-04/128.

Суды в этом вопросе поддерживают мнение налоговиков (см. постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 02.12.2008 № А19-5369/08-30-Ф02-5939/08, Уральского округа от 29.01.2008 № Ф09-9195/07-С2).

Страховые взносы. Как уже говорилось, официальных разъяснений Минфина России или ФНС России по нормам НК РФ в настоящее время нет. Поэтому, руководствуясь письмом Минфина России от 16.11.2016 № 03-04-12/67082, обратимся к письму Минтруда России от 13.05.2014 № 17-4/ООГ-367. В нем сказано, что компенсация работникам стоимости проезда от места жительства до места работы и обратно в ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах…» не поименована и поэтому подлежит обложению страховыми взносами.

По аналогии можно сделать вывод, что поскольку в ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ оплата (компенсация) проезда работникам не поименована, с указанной оплаты (компенсации) следует исчислять страховые взносы «на травматизм».

Таким образом, с учетом приведенных разъяснений можно прийти к заключению, что компенсация стоимости проезда работникам к месту работы и обратно подлежит обложению страховыми взносами и взносами на травматизм.

Бухгалтерские записи будут следующими:

Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 70

— начислена компенсация стоимости проезда;

Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 69

— начислены страховые взносы с компенсации стоимости проезда;

Дебет 70 Кредит 68

— удержан НДФЛ с компенсации стоимости проезда;

Дебет 70 Кредит 51 (50)

— компенсация стоимости проезда выплачена работнику.