Приказ о возмещении расходов образец на медосмотр

Приказ на возмещение расходов сотруднику (образец скачать)

Случаются ситуации, когда сотрудник тратит личные деньги на нужды компании, например, приобретение товаров, прохождение медосмотра, расходы на бензин, расходы в командировке и т.д. Данные расходы сотрудник может вернуть. Для этого ему необходимо написать соответствующее заявление на возмещение расходов сотруднику, а отделу кадров составить соответствующий приказ.

Ранее налоговая инспекция пояснила, что возмещение сотруднику денежных средств не облагается НДФЛ. Чтобы налоговая не удержала НДФЛ, данные документы нужно составить правильно и вовремя. Ниже представлены образцы заполнения приказа, которые облегчат задачу.

Образец приказа на возмещение расходов:

Скачать приказ:

Приказ о возмещении расходов сотруднику

Приказ о возмещении расходов сотруднику — это официальное распоряжение директора. На основании документа работнику возмещаются все финансовые средства, которые были потрачены им из собственного кармана на нужды компании в период нахождения в командировке или в других обстоятельствах.

Что должно быть отображено

В шапке документа должно содержаться следующее:

  • полное название организации;
  • дата, когда был составлен приказ;
  • регистрационный №;
  • заголовок;
  • формулировка: «На основании отчетных документов, предоставленных… (здесь пишется полное ФИО сотрудника) ПРИКАЗЫВАЮ»;
  • текст;
  • подпись лица, несущего ответственность за исполнение приказа, и ее расшифровка;
  • подпись директора и ее расшифровка;
  • подпись сотрудника (которому необходимо возместить расходы) и ее расшифровка в графе ознакомления.

В самом тексте должна быть указана следующая информация:

  1. ФИО сотрудника, которому надо возместить затраты.
  2. Структурное подразделение, в котором работает сотрудник, а также его должность, разряд, класс, квалификация.
  3. Формулировка: «Выплатить в качестве возмещения расходов сверх аванса, полученного в связи с нахождением в … с… по… год …руб….коп…(сумма прописью)».
  4. Основание и перечисление подтверждающих документов.
  5. Формулировка: «Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на … (должность и ФИО ответственного лица)».

Гарантии для кадров организации

В статье 167 ТК РФ прописаны немаловажные моменты, на которые стоит обратить внимание, когда составляется приказ. Если компания решила отправить своего работника в командировку, то за ним в обязательном порядке сохраняются должность и среднемесячная оплата труда, кроме того, организация должна компенсировать все затраты.

Из вышесказанного следует, что для кадров организации (которые были отправлены в служебную командировку) установлены следующие гарантии:

  • Сохраняется рабочее место.
  • Сохраняется прежний оклад.
  • Директор организации покрывает все расходы на нахождение в командировке.

Какие расходы должна компенсировать организация

Опираясь на статью 168 ТК РФ, организация, решившая отправить кого-либо из своего рабочего персонала в командировку, должна в обязательном порядке компенсировать:

  1. Транспортные расходы:
    • если сотрудник использовал свою личную машину;
    • если сотруднику пришлось взять в аренду собственность, например, автомобиль;
    • если сотруднику пришлось ездить на общественном транспорте или воспользоваться услугами такси.
  2. Расходы на снятое жилое помещение по договору найма.
  3. Суточные (затраты работника на личные нужды, например, питание).
  4. Другие расходы:
    • мобильная связь;
    • интернет;
    • обмен валюты.

Обратите внимание! Приказ о возмещение расходов должен оформляться только после того, как сотрудник приехал из командировки.

Сколько лет хранится документ в архиве

В архиве любой организации приказы хранятся:

В первом случае хранятся те приказы, в которых сотрудники были отправлены директором в международные командировки и командировки по РФ, срок которых составляет не более 10 дней. А что касается второго случая, то столько времени хранятся такие приказы о возмещении расходов, в которых было указано, что сотрудник отправляется:

  • в командировку по РФ на срок от 10 до 60 дней;
  • в международные командировки на срок от 10 до 60 дней.

Требования, которые необходимо соблюдать при заполнении документа

Во время составления приказа специалист должен соблюдать следующие требования:

  • Придерживаться установленного законом расстояния между краями страницы и текстом.
  • Документ издается на белом и высококачественном листе бумаги формата А4.
  • Прописывать дату документа арабскими цифрами
  • Компенсируемая сумма должна быть написана цифрами и прописью.
  • В документе должны быть все подписи плюс их расшифровка.
  • Печать.

Ошибки, которые допускаются во время заполнения документа

Чаще всего, заполняя приказ, специалист может допустить такие ошибки:

  • неправильно написать название организации;
  • не проставить или написать неправильно дату составления документа;
  • не указать регистрационный номер;
  • не написать компенсируемую сумму прописью;
  • неправильно написать ФИО сотрудника, которому необходимо возместить расходы;
  • не указать должность;
  • не указать ответственное лицо;
  • внести поправки простым карандашом или ручкой другого цвета;
  • написать текст неразборчивым почерком;
  • сделать много исправлений в документе;
  • сделать орфографические ошибки;
  • неправильно указать сумму, которую необходимо возместить;
  • искусственно состарить документ;
  • затереть ластиком текст.

Как исправить допущенные ошибки

Если в документе была обнаружена ошибка, то необходимо выполнить следующее:

  1. Переписать/перепечатать документ. Воспользоваться таким способом можно, если ошибка была замечена:
    • до того, как была поставлена подпись руководителя;
    • в момент подписания.
  2. Издать новый приказ. Но перед тем как приступить к изданию нового, необходимо создать приказ, аннулирующий приказ, в котором присутствуют различного рода ошибки. В нем должно содержаться следующее:
    • регистрационный №;
    • дата, когда он был составлен;
    • название документа;
    • начало текста, начинающееся со слов: «Признать утратившим силу» или «Считать недействительным»;
    • основания для отмены;
    • кто несет ответственность за исправления;
    • подпись.
Читайте так же:  Какой штраф за кабана

Итак, если сотрудник потратил свои денежные средства на нужды организации во время служебной командировки, то компания обязана возместить ему все. Для этого необходимо правильно и грамотно составить приказ. В нем фиксируется максимальная денежная сумма, которую работник потратил из своего кармана на нужды компании. Но перед тем как издать приказ, работник в течение двух недель должен подать заявление о возмещении расходов вместе с подтверждающими документами.

Приказ на возмещение расходов сотруднику

Оплата медосмотра при приеме на работу

здравствуйте оплачивается ли медосмотр при приеме на работу и что надо делать что бы работодатель оплатил его

Медицинские осмотры и психиатрические освидетельствования, предусмотренные ст. 213 ТК РФ за счет средств работодателя.
При нарушении законодательства можно обратиться с жалобами на работодателя в ГИТ и прокуратуру.

С уважением, Надежда.

Медицинские осмотры и психиатрические
освидетельствования осуществляются за счет средств работодателя.

Пишите заявление работодалю о возмещении стоиомсти мед. осмотра, к сзаявлению приложите квитанцию об оплате.

Медосмотр. Возврат потраченного

Здравствуйте. Я прошел медосмотр перед трудоустройством на вновь открывающееся у нас в городе производство. А теперь говорят что производство открывать не будут. Я так и нетрудоустроен. Как вернуть деньги?

Медицинский осмотр при приеме на работу должен проводиться за счет средств работодателя. Но на практике бывают случаи когда работник за свой счет проходит медосмотр, а затем предъявляет квитанции об оплате в бухгалтерию предприятия. Как правило возмещение затрат производят в день выдачи заработной платы. Но в любом случае, даже если вы проработаете хотя бы один день и уволитесь, Вам обязаны возместить затраты за медосмотр.

Напишите заявление на имя руководства, в случае получения отказа (письменного) обжалуйте в Трудинспекцию( надзорный орган), напишите заявление прокуратуру, суд.

Как я могу вернуть деньги за медосмотр при приеме на работу?

Здравствуйте. Меня зовут Александр.Прошел медосмотр при приеме на работу по требованию работодателя в указанной им клинике, отработал один день , не устроили условия для работы труда.Как я могу вернуть деньги за медосмотр

потребуйте обосновывая ст.213 ТК

Статья 213. Медицинские осмотры некоторых категорий работников

Работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (в том числе на подземных работах), а также на работах, связанных с движением транспорта, проходят обязательные предварительные (при поступлении на работу) и периодические (для лиц в возрасте до 21 года — ежегодные) медицинские осмотры для определения пригодности этих работников для выполнения поручаемой работы и предупреждения профессиональных заболеваний. В соответствии с медицинскими рекомендациями указанные работники проходят внеочередные медицинские осмотры.
Работники организаций пищевой промышленности, общественного питания и торговли, водопроводных сооружений, медицинских организаций и детских учреждений, а также некоторых других работодателей проходят указанные медицинские осмотры в целях охраны здоровья населения, предупреждения возникновения и распространения заболеваний.

Настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации для отдельных категорий работников могут устанавливаться обязательные медицинские осмотры в начале рабочего дня (смены), а также в течение и (или) в конце рабочего дня (смены). Время прохождения указанных медицинских осмотров включается в рабочее время.

Вредные и (или) опасные производственные факторы и работы, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры, порядок проведения таких осмотров определяются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

В случае необходимости по решению органов местного самоуправления у отдельных работодателей могут вводиться дополнительные условия и показания к проведению обязательных медицинских осмотров.

Федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации для отдельных категорий работников медицинскими осмотрами может предусматриваться проведение химико-токсикологических исследований наличия в организме человека наркотических средств, психотропных веществ и их метаболитов.

Работники, осуществляющие отдельные виды деятельности, в том числе связанной с источниками повышенной опасности (с влиянием вредных веществ и неблагоприятных производственных факторов), а также работающие в условиях повышенной опасности, проходят обязательное психиатрическое освидетельствование не реже одного раза в пять лет в порядке, устанавливаемом уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
Предусмотренные настоящей статьей медицинские осмотры и психиатрические освидетельствования осуществляются за счет средств работодателя.

Расходы на обязательный медосмотр сотрудника

Вопрос-ответ по теме

Организация проводит медосмотры оформленных сотрудников через авансовые отчеты на основании заявления сотрудника. Прочитала статью, что налоговики могут решить, что компания возместила сотруднику наличные расходы и потребовать НДФЛ. Если к РКО на выдачу под отчет указать, что целевое назначание средств — это прохождение медосмотра, и убрать заявление от сотрудника на возмещение затрат на медосмотр из авансовых отчетов — будет ли это правильно? Медосмотры проводим через авансовые отчеты на протяжении многих лет и переделывать первичку не реально, Что нам можно сделать в этой ситуации, чтобы в случае проверки к нам не было вопросов?

Если речь идет об обязательном медосмотре, сумма компенсации расходов на прохождение обязательного медосмотра НДФЛ не облагается.

Если речь идет о медосмотре по инициативе организации, расходы на проведение медосмотра по инициативе организации, не облагаются НДФЛ

При этом в любом случае в РКО в основании должно быть указано, что деньги выданы на медосмотр.

Если сотрудник произвел медосмотр за свой счет, оформлять авансовый отчет не обязательно. Выдать деньги нужно выписав расходный кассовый ордер. Работником может быть предъявлен кассовый чек, справка об итогах прохождения медосмотра, а также иные любые документы, из которых будет следовать, что услуга оказана. Бухгалтер также может составить бухгалтерскую справку. Также подтвердить затраты на медицинский осмотр поможет приказ руководителя организации с перечнем сотрудников, которым он необходим. Вместе с тем оформление авансового отчета в данном случае не является нарушением и никаких налоговых последствий не несет.

Читайте так же:  Пособия на ребенка за границей

В любом случае возмещаемые подотчетному лицу суммы – это не вознаграждение за выполненное задание, а компенсация понесенных им расходов. Эти суммы не приносят сотруднику экономической выгоды (дохода) (ст. 41 НК РФ).

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как отразить в бухучете и при налогообложении расходы на медосмотр сотрудника, проведенный по инициативе организации

Суммы расходов на проведение медосмотра по инициативе организации, не облагаются НДФЛ (п. 10 ст. 217 НК РФ). Однако этой льготой можно воспользоваться, если: *

  • расходы на медосмотр возмещены за счет средств, оставшихся у организации после уплаты налога на прибыль;
  • медосмотр пройден в медицинском учреждении, имеющем соответствующую лицензию;
  • сумма расходов на медосмотр документально подтверждена;
  • расходы на медосмотр оплачены в безналичном порядке или наличные для оплаты медосмотра выданы (перечислены на банковский счет) сотрудникам (членам их семьи).
  • расходы на медосмотр возмещены за счет средств, оставшихся у организации после уплаты налога на прибыль;
  • медосмотр пройден в медицинском учреждении, имеющем соответствующую лицензию;
  • сумма расходов на медосмотр документально подтверждена;
  • расходы на медосмотр оплачены в безналичном порядке или наличные для оплаты медосмотра выданы (перечислены на банковский счет) сотрудникам (членам их семьи).

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как отразить в бухучете и при налогообложении расходы на обязательный медосмотр сотрудника

НДФЛ и страховые взносы

Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, сумма компенсации расходов на прохождение обязательного медосмотра не облагается:

3.Из статьи журнала «ЗАРПЛАТА», № 11, НОЯБРЬ 2014

В КОМАНДИРОВКУ НА МЕДОСМОТР

Добрый день! Несколько сотрудников нашей компании трудятся за компьютерами больше половины рабочего времени. По результатам спецоценки условия труда на их рабочих местах признаны допустимыми. Нужно ли нам направлять их на обязательные периодические медосмотры? Если нужно, как это сделать, если офтальмолога и невролога в нашем населенном пункте нет, а есть только в районном центре? Можно ли направить их в двухдневную командировку на медосмотр с выплатой суточных?
О.П. Аканеева, бухгалтер

Трудовой кодекс обязывает:

  • — работодателя — организовать медосмотр отдельных категорий работников (ст. 213 ТК РФ);
  • — работников отдельных категорий — проходить медосмотр (ст. 214 ТК РФ).

Чтобы выполнить эти обязанности, работников можно направить в командировку намедосмотр.

ОФОРМЛЯЕМ КОМАНДИРОВКУ НА МЕДОСМОТР

Статья 166 Трудового кодекса определяет командировку как поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Служебным поручением в данном случае будет прохождение периодического медосмотра. *

Отчет о командировке

По возвращении из командировки в течение трех рабочих дней работник представит работодателю (п. 26 Положения о командировках): *

  • — авансовый отчет по форме № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55, или по иной форме, а также документы, подтверждающие расходы;

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как возместить сотруднику перерасход денег, выданных под отчет

Компенсация личных денег сотрудника

Сотрудник может приобрести для организации необходимые товары (работы, услуги) за счет личных средств. В этом случае авансовый отчет можно не оформлять, так как этот документ обязаны составлять лишь те сотрудники, которым были выданы деньги организации (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Для возмещения личных расходов сотруднику нужно написать заявление и приложить к нему подтверждающие покупку документы (кассовые чеки, накладные, бланки строгой отчетности, проездные документы и т. д.). *

НДФЛ и страховые взносы

Независимо от применяемой системы налогообложения выплаченные подотчетному лицу деньги при наличии подтверждающих документов не облагаются: *

  • НДФЛ (ст. 209 НК РФ);
  • взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
  • взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Дело в том, что возмещаемые подотчетному лицу суммы – это не вознаграждение за выполненное задание, а компенсация понесенных им расходов. Эти суммы выплачены сотруднику не в счет оплаты труда. Кроме того, они не приносят сотруднику экономической выгоды (дохода) (ст. 41 НК РФ). *

Правильно ли заявления на возмещение расходов по медосмотру подшивать к РКО

Вопрос-ответ по теме

Куда должны подшиваться заявления на возмещение расходов по медосмотру (возмещение проводим через авансовые отчеты).Мы подшиваем к авансовым отчетам, т.к. в заявлении указываются все прилагающиеся к нему документы. Если будем прикладывать к РКО-то придется копировать все договора и чеки на медосмотр. Правильно ли это?

Заявления на возмещение расходов по медосмотру с подтверждающими документами правильно будет подшивать к РКО. В расходном кассовом ордере по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления. Авансовый отчет в данном случае составлять не нужно. Поскольку это не подотчетные суммы, авансы сотрудникам не выдавались. Такую выплату нужно оформить приказом руководителя в произвольной форме.

Из правовой базы

ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГОСКОМСТАТА РОССИИ ОТ 18.08.1998 № 88

Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации

Применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

Читайте так же:  Пфр социальные льготы

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

В расходном кассовом ордере по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, а по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

Из статьи журнала «Зарплата» № 7, Июль 2015

Нужно ли возмещать работнику расходы на медосмотр

Должна ли компания возместить стоимость медосмотра соискателя при поступлении на работу

Вопрос-ответ по теме

Физическое лицо проходило медосмотр. Принес документы на возмещение медосмотра. С физическим лицом так и не заключили трудовой договор, не работает, не является сотрудником. Должна ли компания возместить стоимость медосмотра? Если в коллективном договоре сказано: Возмещать работникам расходы, связанные с обязательными предварительными (при поступлении на работу) медицинскими осмотрами (обследованиями) не позднее 2-х месяцев после предъявления документов, подтверждающих оплату оказанных медицинских услуг. Относится ли работа за компьютером целый день, к перечню вредных и опасных производственных факторов, является медосмотр обязательным для сотрудников работающим за компьютером?

По первому вопросу

Вы направили соискателя пройти обязательный медосмотр. Направлять отдельные категории работников (соискателей) на такой медосмотр вас обязывает часть 1 статьи 213 Трудового кодекса. Поэтому вы должны возместить соискателю расходы на медосмотр.

Чтобы возместить расходы, вам нужны:

— письменное заявление соискателя;

— документы, подтверждающие оплату медосмотра.

Требование работника о возмещении расходов на медосмотр ваша компания должна рассмотреть в течение 10 дней (ст. 235 ТК РФ). А возместить соискателю расходы — не позднее ближайшего дня, установленного для выплаты зарплаты.

Если вы нарушите эти сроки, соискатель вправе требовать в судебном порядке:

— возместить ему расходы;

— выплатить проценты за пользование его денежными средствами;

— компенсировать моральный вред и стоимость услуг адвоката, если он его привлек к участию в суде.

По второму вопросу

Медосмотры должны проходить сотрудники, если на рабочих местах есть вредные или опасные факторы. Среди таких факторов — излучение от компьютера при работе на нем не менее 50% времени, если сотрудники заняты считыванием и вводом информации или работают в режиме диалога.

Это следует из пункта 3.2.2.4 приложения 1 к приказу Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 № 302н.

При таких воздействиях надо проходить осмотры раз в два года у невролога и офтальмолога.

Аналогичное требование проводить медосмотры при работе на компьютере (предварительные (при поступлении на работу) и периодические) есть и в другой норме — пункте 13.1 СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 (утверждены постановлением Главного санитарного врача РФ от 03.06.2003 № 118).

Сейчас большинство офисных сотрудников (операторы, кассиры, бухгалтеры, юристы, менеджеры и т. п.) заняты за компьютером практически весь день. Для таких специалистов осмотр обязателен независимо от того, проведена ли на их рабочих местах аттестация или специальная оценка и выявлены ли вредные факторы. Уже одна занятость за монитором ЭВМ требует обязательного осмотра.

Так считают и специалисты Минтруда России (письмо от 21.03.2014 № 15-2/ООГ-242). Но чиновники не уточнили, как считать число проведенных часов за компьютером. Поэтому вы можете:

— ориентироваться на должность, которая предполагает только занятость за компьютером;

— записать во внутренних документах такие условия, которые позволят избежать обязательных осмотров.

В законодательстве нет конкретного перечня с должностями, на которых сотрудники заняты за компьютером больше половины рабочего времени. Некоторые должности предполагают, что работа не связана с чем-то иным помимо компьютера. Например, операторы по вводу информации. Их безопаснее направлять на осмотр раз в два года. Но у других специалистов есть и иные обязанности, названные в должностной инструкции. Поэтому трудовые инспекторы на проверках не смогут определить только по названию должности, кто должен пройти осмотр, а кто нет. Значит, есть способ избежать осмотров.

Так, можно не направлять работника на обязательный медосмотр, если в его должностной инструкции написано, что он проводит за компьютером менее половины рабочего дня. А остальное время, к примеру, занимается бумажными документами, проверяет их, сшивает, подписывает, ездит в банк, налоговую и фонды, проводит совещания и др.