Организация имеет право хранить в кассе наличные денежные

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации

I. Общие положения

1. Предприятия, объединения, организации и учреждения (в дальнейшем — предприятия) независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков (далее — банках).

2. Предприятия производят расчеты по своим обязательствам с другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Банком России в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3. Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Прием наличных денег предприятиями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

4. Наличные деньги, полученные предприятиями в банках, расходуются на цели, указанные в чеке.

5. Предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями предприятий. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются.

6. Предприятия обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками.

Наличные деньги могут быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкассаторам и в объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк, а также предприятиям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров.

7. Предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот (в последующем — оплата труда), закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения.

Предприятия не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда.

8. Выдача денег из выручки одних предприятий, имеющих постоянную денежную выручку, на нужды других допускается в отдаленных местностях, где нет банков, на основе договора между предприятиями по согласованию с банками, обслуживающими эти предприятия.

9. Предприятия имеют право хранить в своих кассах наличные деньги, сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3 рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, — до 5 дней), включая день получения денег в банке.

10. Выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий.

При временном отсутствии у предприятий кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

11. Предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

12. Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации.

Кассовая дисциплина

Все предприятия на территории РФ независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков (в соответствии с порядком ведения кассовых операций в РФ). Таким образом, за наличным оборотом предприятия устанавливается особый контроль. Все предприятия при работе с наличными денежными средствами обязаны соблюдать кассовую дисциплину, которая устанавливает следующий порядок:

• для осуществления расчетов наличными денежными средствами каждое предприятие должно иметь кассу, оборудованную в соответствии с технической укрепленности помещений касс предприятий и вести кассовую книгу по установленной форме;
• наличные деньги, полученные в банках, должны расходоваться на цели, указанные в чеке, по которому они получены;
• расчеты наличными деньгами между организациями должны осуществляться в пределах установленных лимитов. Согласно указания ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. N 1843-У, расчеты наличными деньгами между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями, а также между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем в рамках одного договора могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей;
• объем денежных средств, хранимый в кассе, должен соответствовать лимиту остатка кассы, установленному банками по согласованию с руководителями предприятий. Вся денежная наличность сверх установленных лимитов должна сдаваться в банк. Предприятия имеют право хранить в своих кассах наличные деньги, сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3 рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, — до 5 дней), включая день получения денег в банке;
• кроме оплаты труда, выплаты пособий и т.п. разрешается выдача наличных денег из кассы предприятий под отчет. При этом лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается;
• все кассовые операции должны оформляться типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций.

Органы, контролирующие соблюдение кассовой дисциплины

В соответствии с требованиями ч. IV «Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины» Порядка, обязанность контроля за соблюдением кассовой дисциплины в коммерческих организациях возложена на банки.

Техническую укрепленность помещений касс и обеспечение условий сохранности денег на предприятиях проверяют органы внутренних дел.

Ответственность за соблюдение кассовой дисциплины и создание условий сохранности денег в помещении кассы несут руководитель, главный бухгалтер и кассиры организации.

Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины

Нарушение кассовой дисциплины является административным правонарушением в области финансов. Мера ответственности за нарушение кассовой дисциплины устанавливается ст. 15.1 КоАП РФ «Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций». Согласно данной статье кодекса административное наказание устанавливается за следующие правонарушения:

• осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;
• неоприходование или неполное оприходование в кассу денежной наличности;
• превышение лимита остатка кассы.

Нарушение перечисленных пунктов кассовой дисциплины влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей, на юридических лиц — от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

Как правило, при выявлении подобных нарушений кассовой дисциплины, штраф налагается на директора и на предприятие.

Новый порядок ведения кассовых операций

Новый порядок ведения кассовой дисциплины действует с 1 января 2012 года. Порядок введен Положением о порядке ведения кассовых операций от 12.10.2011 г. № 373-П.
Обзор основных изменений — ниже.

1. С 2012 года индивидуальный предприниматель обязан соблюдать кассовую дисциплину

Напомню, что Порядок ведения кассовых операций, действовавший до 2012 года, не распространялся на индивидуальных предпринимателей. С нового года предприниматели обязаны соблюдать кассовую дисциплину.
В частности, ИП должны будут хранить на банковских счетах наличные деньги сверх установленного лимита. В новом Положении не разъясняется, как быть, если у ИП нет счетов. Возможно, на этот счет появятся дополнительные разъяснения.
Кстати, с 19 февраля 2012 года вступил в силу Приказ Минфина РФ от 17.10.2011 № 133н, который предусматривает, что контролировать полноту учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей теперь будут налоговые органы.

2. Определение лимита остатка кассы

Раньше лимит остатка денежных средств согласовывался с банком. С 2012 г. организация самостоятельно определяет лимит остатка кассы по формулам, приведенным в Положении № 373-П.

Организация должна издать распорядительный документ, который хранится в порядке, определенном руководителем.
Положение не определяет периодичность установления лимита, поэтому он может быть установлен на неопределенный срок. По мере необходимости, например, при резком увеличении объема поступлений наличности, лимит может быть пересмотрен. Либо периодичность установления лимита можно закрепить в Учетной политике.

Внимание организациям, имеющим обособленные подразделения! С 2012 года подразделения, у которых открыты расчетные счета в банках, устанавливают отдельный лимит кассы и ведут кассовые операции обособленно.

3. Расширен перечень ситуаций, когда можно превысить лимит остатка кассы

С 2012 года накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита допускается:

• в дни выплаты заработной платы, стипендий, соц.пособий и других выплат, включая день получения наличных денег,
• в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом, ИП в эти дни кассовых операций.

4. Увеличен предельный срок, в течение которого можно превысить лимит

До 2012 года организация имела право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов не более 3 рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, — до 5 дней), включая день получения денег в банке.

Теперь руководитель или предприниматель вправе самостоятельно установить срок выплаты зарплаты и указать его в платежной или в расчетно-платежной ведомости. Срок не должен превышать 5 рабочих дней, включая день получения наличных в банке.

5. Расходование наличной выручки

Согласно прежнему порядку, наличную выручку можно было расходовать только на установленные цели: на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения.
Новое Положение не устанавливает ограничения на расходование наличной выручки.

6. Выдача денег под отчет

С 2012 года деньги должны выдаваться под отчет на основании письменного заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме. На заявлении руководитель организации обязан сделать собственноручную надпись о сумме и сроке, на который выдаются наличные деньги, подписать заявление и поставить дату.

7. Организации больше не обязаны оборудовать кассовую комнату

В прежнем Порядке ведения касоовой дисциплины была прописана обязанность руководителей организаций оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег).

С 2012 года этот пережиток прошлого убрали, обязанности оборудовать специальную кассовую комнату больше нет.

8. Оформление кассовых документов

В новом Положении прописано, что кассовые документы могут оформляться:

• кассиром
• главным бухгалтером,
• руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

По новым правилам у кассира должна быть печать (штамп), содержащая реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы.

__
Автор статьи: Яковлева Юлия, аудитор, налоговый консультант

2.1. Порядок ведения кассовых операций

Оформление и учет кассовых операций учреждения осуществляют в соответствии с требованиями Положения N 373-П.

Учет кассовых операций в учреждении ведется в Кассовой книге (ф. 0504514), причем поступление и расходование наличных денежных средств в иностранной валюте ведутся на отдельных листах по видам иностранной валюты (абз.

Учет операций по движению наличных денежных средств на счете 0 201 34 000 «Касса» ведется в Журнале операций (ф. 0504071) по счету «Касса» на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира (п. 168 Инструкции N 157н).

Для ведения кассовых операций учреждения самостоятельно устанавливают лимит остатка наличных денег, которые могут храниться в их кассе (п. 1.2 Положения N 373-П). Порядок определения лимита остатка наличных денег приведен в Приложении к Положению N 373-П. В таком же порядке устанавливают лимит наличных денег в своей кассе обособленные подразделения (филиалы), если головными учреждениями для указанных подразделений открыт:

— лицевой счет в органе казначейства (финансовом органе) — для филиалов бюджетных учреждений;

— лицевой счет в органе казначейства (финансовом органе), счет в кредитной организации — для филиалов автономных учреждений.

В ином случае лимит остатка наличных денег в кассе для обособленных подразделений устанавливают головные учреждения (абз. 2 п. 1.2, абз. 2 п. 1.3 Положения N 373-П).

Учреждение имеет право хранить в своей кассе наличные деньги сверх установленных им лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий в течение срока, установленного руководителем учреждения, но не свыше 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке (абз. 2 п. 1.4, п. 4.6 Положения N 373-П). Все сверхлимитные наличные деньги учреждения обязаны сдавать в банк (абз. 3 п. 6.1 Положения N 373-П). Если учреждению не установлен лимит остатка наличных денежных средств в кассе, то лимит считается нулевым, а вся не сданная в банк наличность — сверхлимитной.

Внимание! Накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей (ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

2.3. Правила хранения, приема и выдачи наличных денежных средств

Хранение денежных средств

Правила хранения денежных средств установлены в Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации.

При организации хранения свободных денежных средств в кассах организации необходимо соблюдать требования Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, согласно которому:

— касса организации должна находиться в изолированном помещении, предназначенном для приема, выдачи и временного хранения наличных денег;

— должна быть обеспечена сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк;

— все наличные деньги и ценные бумаги хранятся в несгораемых металлических шкафах или в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются печатью кассира;

— нельзя хранить в кассе наличные деньги других фирм.

Перед началом работы кассир-операционист обязан проверить исправность ККТ, заправить чековую и контрольную ленты, установить текущую дату, перевести нумератор на нули. Контрольно-кассовая лента оформляется на начало и на конец дня. На ней проставляются дата, время начала работы, номер контрольно-кассовой машины, а в конце рабочего дня — клише и сумма выручки за день, которые заверяются подписями кассира-операциониста и главного (старшего) бухгалтера.

Если в процессе работы произошел обрыв контрольной ленты, то проставляются время обрыва, указанные выше реквизиты и подписи. Затем кассир-операционист может пробить несколько нулевых чеков для проверки четкости и правильности печати всех реквизитов на чековой и контрольной лентах. Нулевые чеки необходимо приложить в конце дня к кассовому отчету.

Оплата с применением платежных карт

В законодательстве нет определения понятия «платежная карта». В Типовых правилах эксплуатации ККМ содержится упрощенное описание расчетов, осуществляемых посредством кредитных карточек. Кредитная карточка — пластиковый прямоугольник с магнитной полосой, которая вмещает данные, необходимые для расчетов за товар.

При покупке товара кредитная карточка вставляется в щель кассовой машины системного кассового терминала, имеющего связь с банком, по каналу связи сообщается номер счета владельца кредитной карточки, подтверждается его платежеспособность и дается команда на списание со счета указанной суммы (стоимости покупки или услуги), после чего карточка возвращается владельцу. При вводе кредитной карточки в машину набирается личный код, известный только владельцу.

Представляется, что в целях применения Закона о ККТ под платежной картой следует понимать карту, использование которой позволяет осуществлять расчеты за реализованные товары, выполненные работы, оказанные услуги.

Банковская карта — это вид платежной карты, эмитентом которой является кредитная организация.

Операции с использованием банковских карт предусматривают обязательное составление следующих документов на бумажном носителе (слип, квитанция электронного терминала) и (или) в электронной форме (документ из электронного журнала терминала или банкомата), а также иных документов (квитанция банкомата и пр.), предусмотренных банковскими правилами и (или) договорами, заключенными между участниками расчетов.

При расчетах с покупателем по кредитным картам (талонам, чекам или другим аналогичным документам) обязательно пробивается чек ККТ на сумму, оплаченную по картам, особым образом (на отдельную секцию) и в Z-отчете обычно отдельно отражается общая сумма, оплаченная по документам (в данном случае по платежным картам). Если оплата производится с применением платежных карт, сумма наличных денег, сданных старшему кассиру, не будет совпадать с показаниями счетчиков ККТ, она будет отличаться на сумму продаж по документам. Поскольку чек ККТ пробивается, следовательно, в фиксируемом на контрольной ленте итоге сумма средств, поступивших по картам, будет отражена. Но денежные средства напрямую в кассу не поступают и оприходованы быть не могут. Эти деньги поступят на расчетный счет, причем, возможно, через определенный промежуток времени. Эта сумма обязательно должна отражаться в журнале кассира-операциониста, а деньги в кассу должны быть оприходованы только в той сумме, которая поступила наличными.

Выписывать приходные кассовые ордера и проводить карточные платежи по кассовой книге не нужно, так как в ней учитывают поступления только наличных денежных средств (п. 22 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации), а платежи с использованием платежных карт относятся к безналичным.

Как правило, налоговая инспекция не имеет претензий при несовпадении показателей кассовой книги с данными Z-отчета на суммы, оплаченные банковскими картами и подтвержденные слипами (см. письмо УМНС России по г. Москве от 25 октября 2002 г. N 29-12/51251), а сумму выручки за товары, оплаченные картами, нужно показать в графе 13 («Сдано/оплачено по документам») журнала кассира-операциониста (форма N КМ-4).

Как правило, доставку наличных денег из кассы организации в банк выполняет служба инкассации. Доставлять в банк наличные могут как инкассаторы обслуживающего организацию банка, так и сотрудники Российского объединения инкассации (Росинкас).

Для того чтобы воспользоваться услугами службы инкассации, необходимо заключить специальный договор. В договоре указываются адреса магазинов, принадлежащих организации, время приезда инкассаторов и стоимость услуг, которая обычно определяется в процентах от суммы инкассированной наличности.

Порядок оформления и передачи наличных денег инкассаторам предусмотрен Положением Банка России от 9 октября 2002 г. N 199-П «О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации».

Заключив договор, организация должна заказать специальный пломбир и приобрести свинцовые пломбы. На пломбире должны быть выгравированы номер и сокращенное наименование организации или ее фирменный знак.

Если организация сдает инкассаторам наличную выручку в нескольких магазинах, то для каждой такой точки требуется изготовить свой отдельный пломбир.

После этого организация представляет в подразделение инкассации два экземпляра образцов оттиска каждого пломбира, которым будут опломбировываться сумки с денежной наличностью в каждом магазине.

Руководитель подразделения инкассации банка заверяет все представленные экземпляры образцов оттисков. Для этого на шпагат ниже пломбы организации накладывается пломба банка.

Один экземпляр каждого заверенного образца пломбы передается организации. Этот экземпляр кассир организации будет предъявлять инкассаторам при передаче им сумок с наличностью.

От количества мест инкассации (магазинов) зависит количество сумок для денежной наличности, которые выдаются организации. Обычно на каждую точку инкассации первоначально выдаются две сумки. Далее происходит их «кругооборот»: забрав одну сумку с наличностью, при следующем заезде инкассаторы привозят пустую сумку и забирают заполненную.

На каждой сумке служба инкассации проставляет порядковый номер.

Подготовив денежную наличность, кассир организации должен заполнить в трех экземплярах препроводительную ведомость. Первый экземпляр ведомости вкладывается в сумку, второй передается инкассатору вместе с сумкой, на третьем экземпляре ведомости, который остается у кассира организации (магазина), инкассатор ставит свою подпись и печать подразделения инкассации.

После того как в сумку сложены наличность и первый экземпляр препроводительной ведомости, ее необходимо опломбировать и ожидать приезда инкассаторов.

Приехавший за выручкой инкассатор предъявляет кассиру свое служебное удостоверение, доверенность на получение ценностей, явочную карточку и пустую сумку.

Кассир записывает в явочную карточку сумму наличных денег (цифрами и прописью), уложенную в сумку и записанную в препроводительной ведомости, дату и номер сумки, показывает инкассатору заверенный образец оттиска пломбы и передает два экземпляра препроводительной ведомости.

Инкассатор проверяет правильность записей в явочной карточке, ставит дату, свою подпись и печать на третьем экземпляре ведомости и возвращает этот экземпляр кассиру.

Третий экземпляр препроводительной ведомости с подписью и печатью инкассатора служит основанием для составления бухгалтером расходного кассового ордера (форма N КО-2) и для отражения в кассовой книге расхода наличных денег по кассе организации.

Порядком ведения кассовых операций предусмотрено, что в организации ведется только одна кассовая книга. Поэтому если выручка инкассируется, например, из магазинов, а кассовая книга ведется в центральном офисе организации, то третьи экземпляры препроводительных ведомостей передаются в центральный офис, где и составляются расходные кассовые ордера.

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета наличные денежные средства, переданные инкассатору для зачисления на счет организации, но еще не зачисленные по назначению, отражаются на счете 57 «Переводы в пути».

За услуги по инкассации взимается плата, которая определяется в процентах от инкассированной суммы наличности. Эту сумму обычно списывают со счета организации в безакцептном порядке в начале месяца, следующего за расчетным.

По общему правилу банковские операции освобождены от обложения НДС, но инкассация в данном случае является исключением согласно подп. 3 п. 3 ст. 149 НК РФ и облагается НДС в общеустановленном порядке.

Порядок приема и выдачи наличных денег

В соответствии с п. 3 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Касса — это специально оборудованное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег.

Прием, выдача наличных денег и оформление кассовых документов регламентируются в разделе II данного Порядка.

В соответствии с п. 13 Порядка ведения кассовых операций прием наличных денежных средств в кассу предприятия производится по приходным кассовым ордерам.

Перечислим основные случаи оприходования денег в кассу:

— снятие денежных средств с расчетного, валютного, бюджетного и других видов счетов в банке;

— оплата учредителями (акционерами) приобретенных долей (акций);

— оплата покупателями (заказчиками) реализованных товаров, выполненных работ, оказанных услуг и получение авансов от них;

— оплата работниками предприятия реализованных им товаров и услуг, погашение работниками причиненного материального ущерба;

— возврат поставщиками и подрядчиками полученных ранее авансов;

— возврат подотчетными лицами остатка денег, полученных под отчет;

— получение заемных средств;

— получение средств в погашение выданных ранее займов и ссуд.

При приеме денежных билетов и монет в платежи кассиры предприятий обязаны руководствоваться установленными Банком России признаками и правилами определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России (приложение 1 к Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации).

Согласно п. 14 Порядка ведения кассовых операций выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам (РКО) или другим надлежаще оформленным документам.

К таким документам относятся платежные ведомости, расчетно-платежные ведомости, заявления на выдачу денег, счета и пр.

При использовании вместо расходного кассового ордера одного из вышеперечисленных документов на нем проставляется штамп с реквизитами расходного кассового ордера.

Выдача денег из кассы производится в следующих случаях:

— сдача неиспользованных денежных сумм в банк;

— выдача денег под отчет;

— предоставление займов и ссуд;

— оплата поставщикам (подрядчикам) за приобретенные товары (работы, услуги) и предоплата по соответствующим договорам;

— выплата работникам средств на оплату труда, пособий, стипендий;

— возврат полученного ранее займа;

— выплата участнику действительной стоимости доли при его выходе из общества и др.

Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными.

Отсутствие подписи руководителя предприятия на РКО допускается только в случаях, когда его подпись имеется на прилагаемых к РКО документах (заявлениях, счетах и т.д.).

Денежные средства выдаются из кассы по предъявлении получателем этих средств документа, удостоверяющего его личность (паспорта или иного документа).

В том случае, если получателем является работник предприятия, деньги ему могут быть выданы и по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца (п. 15 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации).

Выдача средств на оплату труда, пособий по социальному страхованию и стипендий может осуществляться по платежной или расчетно-платежной ведомости. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 разработаны и утверждены унифицированные формы платежной и расчетно-платежной ведомостей (соответственно формы N Т-53 и Т-49) и указания по применению и заполнению этих форм.

В том случае, если на ведомости будет проставлен штамп с реквизитами РКО, сам расходный ордер организация вправе не составлять (п. 17 данного Порядка).

Руководитель предприятия на титульном листе ведомости делает разрешительную надпись (например: «Оплатить») и визирует ее своей подписью. Кроме того, ведомость должна быть подписана главным бухгалтером организации или иным лицом, на это уполномоченным.

В аналогичном порядке может оформляться выдача денег группе лиц в следующих случаях:

— выплата средств на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.) в межрасчетный период (разовые выплаты);

— выплата депонированных сумм и подотчетных сумм, связанных со служебными командировками.

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

Возможны следующие варианты выплаты денег лицам, не состоящим в штате предприятия:

— на каждое лицо в отдельности выписывается отдельный РКО;

— на всех лиц, выполняющих работы по конкретному договору, составляется отдельная ведомость.

Не допускается выплачивать по одной ведомости деньги штатным работникам и лицам, не состоящим в штате предприятия.

Если средства на оплату труда, пособия по социальному страхованию, стипендии не были получены работниками в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в учреждении банка (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, этот срок продлен до пяти дней), то по истечении этого срока кассир обязан закрыть платежную (расчетно-платежную) ведомость в соответствии с п. 18 Порядка ведения кассовых операций, а невыданные (депонированные) суммы наличных денег сдать в учреждения банков, оформив на общую сумму сдаваемых средств один общий РКО (п. 2.6 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации).

Финансы и кредит

Организация кассовых операций в народном хозяйстве

Договор, заключаемый коммерческим банком с предприятием, организацией, предпринимателем на расчетно-кассовое обслуживание, не должен противоречить требованиям к совершению кассовых операций, установленным Национальным банком Республики Беларусь, и законодательству Республики Беларусь. Кассовые операции — оприходование в кассу наличных денег, соблюдение лимита остатка кассы, порядка и сроков сдачи наличных денег; прием и выдача наличных денег из касс предприятия (предпринимателя) и оформление кассовых документов; порядок использования выручки; порядок и целевое использование наличных денег, полученных из касс учреждений банков; порядок ведения кассовой книги и хранения наличных денег.

Касса — структурное подразделение предприятия (предпринимателя), выполняющее основные кассовые операции. Юридические и физические лица, реализующие продукцию (работы, услуги) за наличный расчет, осуществляют прием денежных средств на основании приходных кассовых ордеров, отрывных талонов (билетов) или при помощи кассовых суммирующих аппаратов.

Предприятия, организации могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, ежегодно устанавливаемых банками, в которых открыты текущие счета предприятий, независимо от форм собственности. Лимит остатка (предельный остаток) кассы — максимально допустимая сумма наличных денег, которая может находиться в кассе предприятия, организации по состоянию на конец рабочего дня. Устанавливается с учетом особенностей их деятельности и режима работы, порядка и сроков сдачи наличных денег в учреждение банка, времени заезда инкассации, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок наличных денег, среднедневной выручки, среднедневного расхода наличных денег.

Предприятия и отдельные категории организаций имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх лимита только на оплату труда (заработную плату), стипендии, пенсии, пособия, дивиденды на срок не свыше трех рабочих дней; колхозы, органы местного управления и самоуправления, расположенные в сельской местности, — не свыше пяти рабочих дней.

Наличные деньги, сверх лимита поступающие в кассы предприятий, организаций, подлежат сдаче в учреждения банков для последующего зачисления на их счета. Наличные деньги могут быть сданы: в дневные и вечерние кассы учреждений банков; инкассаторам — для последующей сдачи в учреждения банков; в объединённые кассы при предприятиях — для последующей сдачи в учреждения банков; предприятиям связи — для перечисления на счета в учреждения банков.

Предприятия (предприниматели), имеющие по роду основной функциональной деятельности постоянную денежную выручку и расходующие ее по согласованию с банком для оплаты труда, выплаты пособий, стипендий, закупки сельскохозяйственной продукции, скупки тары и вещей у населения, не имеют права задерживать в своих кассах наличные деньги до наступления сроков указанных выплат.

Заимствование денежной выручки у торговых предприятий, имеющих постоянную денежную выручку, другими предприятиями должно осуществляться в соответствии с установленными законодательством правилами заимствования на основе заключения договоров и оформления соответствующих кассовых операций.

Для обеспечения рационального регулирования кассовых ресурсов и упорядочения выдач наличных денег банками на основании сведений, получаемых от предприятий (предпринимателей), о размерах и сроках выплат наличных денег, ежеквартально составляются графики выдач наличных денег на заработную плату, стипендии, пенсии, пособия, доходы предпринимателей (по дням).

Выдачи наличных денег предприятиям (предпринимателям) и физическим лицам с их вкладных счетов производятся, как правило, за счет текущих поступлений наличных денег в кассы учреждений банков.

Выдача наличных денег из касс предприятий (предпринимателей) производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам: платежным ведомостям, чекам, заявлениям на выдачу денег, счетам и т.п. с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия (предпринимателя) учитываются в кассовой книге. Каждое предприятие (предприниматель) ведет только одну кассовую книгу. Она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Записи могут производиться вручную или автоматизированным способом; кассир делает их сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому, заменяющему его, документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег по кассе на следующее число.

На банки возложена обязанность проверять соблюдение предприятиями и предпринимателями (клиентами банка) правил ведения кассовых операций. Проверки осуществляются по месту открытия счетов предприятий (предпринимателей) в соответствии с планами-графиками (ежемесячно, ежеквартально) по усмотрению руководителя банка. Особое внимание обращается на объем операций с наличными деньгами, совершаемых клиентом, их многообразие; учитывается оперативная информация о порядке ведения кассовых операций.

Знаете ли Вы, что: заняв с 1-го по 10-е место в конкурсе демо-счетов «Виртуальная реальность» от компании Альпари, Вы можете выиграть от $70 до $500. Призовая сумма доступна к снятию без ограничений. Победители, занявшие призовые места с 11-го по 30-е получат от 1000 до 10000 бонусных баллов.

Кассовая дисциплина — это соблюдение предприятиями (предпринимателями) правил ведения кассовых операций. Результаты проверки их соблюдения оформляются актом, в котором отмечаются примерно следующие вопросы:

— полнота оприходования наличных денег, полученных в банке;
— порядок сдачи наличных денег в кассу банка;
— целевое использование наличных сумм, полученных из банка;
— правильность расходования на месте поступающих в кассу предприятия наличных денег;
— обоснованность расчетов наличными деньгами между предприятиями, предпринимателями (субъектами хозяйствования);
— соблюдение установленного банком лимита остатка наличных денег в кассе предприятия;
— порядок заимствования денежной выручки;
— ведение кассовой книги и оформление кассовых документов и др.

Полнота оприходования денежной наличности, полученной в банке (в разрезе месяцев), оценивается при сравнении данных предприятия и данных банка. В случае их расхождения по кассовой книге выясняются причины. Фактическое наличие денег в кассах предприятий представителем банка не проверяется, однако он имеет право потребовать от руководителя предприятия назначения ревизии кассы.

При проверке порядка сдачи денег в кассу банка сравниваются данные о поступлениях денежных средств (включая из банка) и выдаче наличных денег предприятием на внутренние потребности с данными, касающимися их сдачи в банк. Проверяется своевременность возврата в банк не выплаченных в срок средств на оплату труда и приравненных к ним средств. Изучаются порядок и сроки фактической сдачи выручки в банк в сравнении со сроками, согласованными с банком.

Изучается расходование по целевому назначению сумм, полученных из банка (получено — израсходовано) на заработную плату, на прочие виды оплаты труда, не входящие в фонд заработной платы, на оплату больничных листов и пенсий, на закупку сельскохозяйственной продукции, скупку вещей и вторичного сырья у населения, на командировочные и хозяйственные расходы.

Как отмечалось, предприятиям, организациям может быть разрешено (по согласованию с банком) расходование на месте части поступающих в кассу наличных денег. Соблюдение согласованных с учреждением банка условий расходования наличных денег из выручки рассматривается на основании первичных документов по учету кассовых операций и других бухгалтерских данных, где указываются цели, на которые выдавались деньги.

В целях выявления фактов превышения предприятием (предпринимателем) предельных сумм расчетов наличными деньгами между субъектами хозяйствования за товары, работы, услуги рассматриваются записи в первичных учетных документах по кассовым операциям (кассовая книга, приходные, расходные документы), отчеты подотчетных лиц о расходовании наличных денег, а также товарные чеки, счета, счета-фактуры.

Соблюдение установленного банком предельного остатка (лимита) кассы проверяется на каждый день, с указанием дат (и сумм), когда был превышен лимит.

Правильность ведения кассовой книги и других кассовых документов — важнейший аспект проверки банком предприятия (предпринимателя). Как соблюдается установленный порядок оформления операций по приему и выдаче наличных денег из кассы предприятия (предпринимателя)? Как ведется первичная учетная документация (приходные и расходные кассовые ордера, журналы регистрации приходных и расходных кассовых документов, кассовая книга, книга учета принятых и выданных кассиром наличных денег)? Соответствует ли ежедневный отчет кассира приходным и расходным документам, расчетно-платежным ведомостям? Эти вопросы отражаются в акте проверки. Отмечаются качество и периодичность составления первичных кассовых документов, соответствие записей в приходно-расходных документах записям в кассовой книге и т.д.

По результатам проверки кассовой дисциплины представитель банка делает выводы и вносит предложения руководству предприятия (предпринимателю) по устранению выявленных нарушений. Результаты проверок рассматриваются также руководителем (заместителем руководителя) банка с принятием решения по фактам выявленных нарушений.

При установлении грубых или систематических нарушений и злоупотреблений в кассовой дисциплине, фактов обмана банка клиентами к последним применяются штрафные санкции:

— за совершение расчетов между юридическими лицами по своим производственным обязательствам наличными деньгами вместо применения безналичных расчетов (сверх определенного законодательством предельного размера);
— превышение установленного лимита остатка наличных денег в кассе;
— нецелевое использование наличных денег, полученных из касс банков;
— нарушение установленных банком сроков и порядка сдачи выручки;
— нарушения в позаимствовании наличных денег другим организациям;
— выдачу наличных денег под отчет без полного отчета по ранее выданным суммам;
— другие нарушения кассовой дисциплины.

При выявлении у одного субъекта хозяйствования нескольких нарушений сумма штрафа начисляется и взыскивается по совокупности нарушений. Штрафные санкции налагаются банком, которому предоставлено право надзора за ведением кассовых операций.

Национальный банк Республики Беларусь осуществляет проверки коммерческих банков по организации наличного денежного оборота и соблюдению порядка работы с денежной наличностью. Цель: проверить работу учреждений банков по исполнению законодательства Республики Беларусь, включая нормативные акты и указания Национального банка Республики Беларусь, регулирующего организацию наличного денежного обращения, а также принять предупредительные меры и выработать рекомендации по устранению выявленных нарушений. В ходе проверки рассматривается организация банком работы по обеспечению рационального движения потоков наличных денежных средств, своевременного удовлетворения обоснованной потребности в наличных деньгах предприятий, предпринимателей, физических лиц за счет текущих поступлений денежной наличности в кассы банка, своевременного и полного сбора банком денежной выручки по обслуживаемым клиентам, а также организация предварительного контроля за выдачей денежных средств из касс учреждений банка.