Требования к должностным инструкциям менеджеров

Как составляется должностная инструкция менеджера?

Должностная инструкция менеджера: общие положения

Менеджер — специалист по управлению определенной сферой деятельности, эффективное выполнение функций которого способствует развитию организации, в том числе увеличению ее прибыли и сокращению издержек производства.

В зависимости от направления деятельности различают следующие типы менеджеров:

• по персоналу;
• финансовый менеджер;
• менеджер по закупкам;
• менеджер по продажам и т. д.

Для установления пределов полномочий сотрудника, конкретных требований к его квалификации и практическому опыту, а также ответственности работодатель разрабатывает и утверждает должностную инструкцию (далее — ДИ). ДИ составляется на одну штатную единицу, т. е. при наличии в организации разных типов менеджеров ДИ будет разработана для каждой должности в отдельности, например для финансового менеджера, менеджера по развитию и т. д.

Любая ДИ менеджера, как правило, состоит из 5 разделов:

• общие сведения;
• требования к квалификации;
• должностные обязанности;
• права;
• ответственность.

При этом различия будут проявляться только в части квалификации и обязанностей сотрудника, а остальные блоки у всех менеджеров, как правило, примерно одинаковые.

Должностная инструкция менеджера по персоналу и менеджера по подбору персонала

Сотрудникам кадровой сферы при разработке ДИ необходимо учитывать требования профессионального стандарта «Специалист по управлению персоналом», утв. приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 06.10.2015 № 691н. Обязательными сведениями для включения в ДИ являются уровень образования и опыт работы. Остальная информация указывается по желанию работодателя.

Подробнее о профстандартах для кадровиков рассказывается в статье Порядок применения профстандартов для кадровиков с 2017 года.

Основные функции, которые фиксируются в должностной инструкции менеджера по подбору персонала:

• исследование рынка труда в поисках подходящих кандидатов для замещения вакантных должностей;
• привлечение и отбор персонала.

Лицо, занимающее должность менеджера по персоналу, также может осуществлять данную деятельность наряду с другими, такими как:

• ведение кадрового документооборота;
• оценка и аттестация сотрудников;
• оплата и организация труда и др.

Согласно профстандарту лицо, занимающее должность менеджера по персоналу или менеджера по подбору персонала, может не иметь опыта работы, однако должно:

• иметь высшее образование;
• получить дополнительное образование (например, в сфере оценки, развития, подбора персонала и т. д.).

Должностная инструкция менеджера по работе с клиентами

Организация исполнения запросов потребителей — главная задача менеджера по работе с клиентами. Для ее достижения данный сотрудник осуществляет следующие функции, которые подробным образом прописываются в ДИ:

• поиск потенциальных клиентов;
• проведение переговоров с клиентами, их информирование о товаре или услугах, оказываемых организацией;
• проверка товара в торговых залах и пр.

В отношении менеджера по работе с клиентами в сфере информационных технологий действуют несколько профстандартов Минтруда РФ, например «Менеджер по информационным технологиям», утв. приказом от 13.10.2014 № 716н и др.

Так, для продажи инфокоммуникационных систем менеджер по работе с клиентами должен иметь высшее образование, сертификат о дополнительных курсах повышения квалификации и опыт работы от 1 года по специальности.

Должностная инструкция менеджера по снабжению

Менеджер по снабжению занимается вопросами материально-технического обеспечения организации. На данную позицию работодатель нанимает, как правило, сотрудников, окончивших высшее учебное заведение и имеющих опыт работы в сфере снабжения.

В ДИ менеджера по снабжению указываются примерно следующие должностные обязанности:

• формирование политики организации в области материально-технического обеспечения;
• поиск поставщиков на основе критериев выгодной стоимости, своевременных сроков поставок, хорошего качества и других условий поставок;
• проведение переговоров с поставщиками;
• изучение рынка в поисках выгодных условий приобретения материально-технических ресурсов и т. д.

Должностная инструкция финансового менеджера

Основной функцией финансового менеджера является управление денежными потоками организации и расчетами между ней и контрагентами по договорам.

При составлении ДИ финансового менеджера работодатель самостоятельно устанавливает требования к квалификации сотрудника, перечень его должностных прав, обязанностей и ответственности. При этом он может ориентироваться на следующие документы:

• Квалификационный справочник должностей применительно к должности «Финансовый директор» (кроме функций руководителя);
• профстандарт «Специалист по финансовому консультированию», утв. приказом Минтруда РФ от 19.03.2015 № 167н (если менеджер осуществляет финансовое консультирование).

В перечень служебных обязанностей финансового менеджера также входят:

• составление планов, прогнозов и бюджетов организации;
• анализ финансового положения организации;
• консультирование по вопросам вложений в производственную деятельность и т. д.

Должностная инструкция менеджера по развитию

Менеджер по развитию может заниматься как расширением организации в целом, так и иметь более узкое направление деятельности, например развивать бизнес, дилерскую сеть, территории и др.

Соответственно, ДИ менеджера по развитию должна учитывать особенности его деятельности, и в ней должны быть четко прописаны обязанности сотрудника, например, такие как:

• составление программ расширения организации;
• поиск новых площадок для реализации продукции и планы по их освоению;
• анализ конкурентов на рынке и др.

Профстандарт для менеджера по развитию не установлен, поэтому работодатель при составлении ДИ ориентируется только на свои кадровые потребности. Так, на позицию менеджера по развитию могут нанять сотрудника с полным высшим образованием, но без опыта работы. Или наоборот, на работу может быть принят выпускник бакалавриата, но с опытом работы более 5 лет.

Таким образом, отличия должностных инструкций менеджера обусловлены сферой деятельности сотрудника. Работодатель сам решает, что будет входить в перечень прав и обязанностей менеджера и какие требования предъявляются к его квалификации с учетом обязательных положений профстандартов.

Должностная инструкция менеджера по туризму

1. Менеджер по турпродуктам относится к категории руководителей.

2. На должность менеджера по турпродуктам назначается лицо, имеющее

профессиональное образование, дополнительную подготовку (высшее; среднее) по направлению «Менеджмент и маркетинг в туризме» и стаж работы в туристической деятельности не менее (1 года; 2 лет; 3 лет; др.)

3. Менеджер по турпродуктам должен знать:

3.1. Закон РФ «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации», иные нормативные правовые документы, регламентирующие осуществление туристской деятельности.

3.2. Географию стран мира.

3.3. Методики планирования туров.

3.4. Транспортные системы в туризме.

3.5. Системы бронирования и оформления услуг.

3.6. Схемы работы с отелями, гостиницами, компаниями-перевозчиками (авиа, железнодорожными, автобусными, круизными и др.), иными организациями.

3.7. Порядок работы консульско-визовых служб.

3.8. Правила страхования туристов.

3.9. Основы туристского права.

3.10. Договорное право в туристской деятельности.

3.11. Основы маркетинга и менеджмента.

3.12. Тактику проведения деловых переговоров.

3.13. Иностранный язык.

3.14. Справочную информацию по туризму (справочники, периодические издания, научные публикации, др.), туристские каталоги.

3.15. Правила оформления туристской документации (туристических путевок, ваучеров, страховых полисов и др.).

3.16. Стандарты делопроизводства (классификация документов, порядок оформления, регистрации, прохождения, хранения и др.).

3.17. Методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникаций и связи, компьютера.

3.18. Методики составления отчетности.

4. Назначение на должность менеджера по туризму и освобождение от должности производится приказом руководителя организации.

5. Менеджер по туризму подчиняется непосредственно _____________________________________________.

6. На время отсутствия менеджера по туризму (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Менеджер по турпродуктам:

1. Изучает справочники по туризму, каталоги, иные источники туристской информации с целью формирования собственных информационных баз по туроператорам.

2. Изучает требования клиентов к туристским продуктам, осуществляет анализ маркетинговых исследований спроса на туристские услуги.

3. Устанавливает контакты с туроператорами с целью изучения программ туров, определения туров, пользующихся наибольшим спросом у клиентов.

4. Разрабатывает предложения по координации турпродуктов с учетом индивидуальных и специальных требований клиентов (диета, медицинские показания, инвалидность, пр.). При невозможности изменения составляющих турпродукта организует поиск наиболее приемлемых для клиентов туров.

5. Осуществляет поиск наиболее выгодных по оплате, срокам и качеству обслуживания туроператоров.

6. Заключает договоры с туроператорами на продвижение и реализацию турпродуктов.

7. Принимает участие в планировании мероприятий по продвижению турпродуктов (рекламных кампаний, презентаций, пр.).

8. Разрабатывает стандарты и процедуры предоставления информации о турпродуктах клиентам, готовит инструктивные материалы и проводит инструктаж менеджеров и агентов по продаже турпродуктов.

9. Обеспечивает менеджеров и агентов по продаже турпродуктов распечатками, фотокопиями, каталогами, брошюрами, путеводителями и другими рекламными материалами в количестве, необходимом для информирования клиентов о турпродуктах.

10. Организует составление туристской документации (проектов договоров; ваучеров; иных туристских документов) и контроль за правильностью оформления туристской документации.

11. Обеспечивает бронирование услуг, их подтверждение и оформление.

12. Принимает участие в разработке техники и методики продаж турпродуктов.

13. Организует контроль за:

— реализацией турпродуктов и послепродажным обслуживанием;

— выполнением туроператорами обязательств по заключенным договорам (услуг по размещению, проживанию и питанию туристов; по транспортному, визовому, экскурсионному, медицинскому ( лечебно-профилактическому ) обслуживанию; по оказанию: услуг культурного и спортивного характера; услуг по страхованию туристов в период турпоездки; услуг гидов-переводчиков и сопровождающих; др.).

14. Изучает жалобы и претензии туристов к качеству туристского обслуживания, выявляет виновных, ведет статистический учет жалоб и претензий, принимает меры по устранению недостатков в обслуживании клиентов, направляет требования туроператорам об объяснении причин нарушения заключенных договоров, готовит предложения по предъявлению претензий к туроператорам, а также по приостановлению или полному прекращению работы с туроператорами, систематически нарушающими условия заключенных договоров.

15. Готовит обзоры, отчеты о проделанной работе, обеспечивает их представление руководству, передачу в архивы на хранение.

III. Права

Менеджер по турпродуктам имеет право:

1. Самостоятельно определять формы работы с туроператорами.

2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

3. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей подразделений организации и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

4. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

5. Требовать от руководства организации обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

IV. Ответственность

Менеджер по турпродуктам несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция менеджера по продажам

Основное предназначение должностной инструкции менеджера по продажам — детальное определение основных обязанностей и квалификационных условий продавца, порядок подчинения сотрудника руководству, его права, ответственность, а также правила назначения и освобождения от занимаемой должности. Несмотря на то, что должностная инструкция не относится к стандартным, обязательным документам предприятия, ее наличие позволяет в случае возникновения каких-либо споров и разногласий выявить или отменить вину как сотрудника, так и работодателя, именно поэтому к ее составлению следует отнестись максимально серьезно и вдумчиво.

Правила составления должностной инструкции

Законодательно закрепленного понятия «должностная инструкция» нет, поэтому не существует и ее унифицированного, строго установленного образца. Организации могут разрабатывать шаблон документа на свое усмотрение, а также менять его в зависимости от условий труда работника и прочих параметров.

Следует отметить, что в разных компаниях должностные обязанности менеджеров по продажам могут несколько отличаться, но основные положения всегда должны быть схожи.

Формулировки в должностной инструкции надо прописывать подробно и четко, без возможности двойного толкования. Если документ составляется на сотрудников одного подразделения, то во избежание дублирования одних и тех же функций при необходимости документ следует корректировать.

Главное правило – должностная инструкция всегда должна быть утверждена руководителем подразделения и директором предприятия, а также подписана самим работником.

Подпись менеджера по продажам будет свидетельствовать о том, что он согласен с возлагаемыми на него трудовыми обязанностями, предоставляемыми правами и понимает свою ответственность. Стандартная должностная инструкция состоит из четырех разделов:

• «Общие положения»,
• «Должностные обязанности»,
• «Права»,
• «Ответственность»,

но иногда содержание документа может быть расширено (к примеру, за счет раздела «Прочие условия»).

Заполнение должностной инструкции менеджера по продажам

Сначала вверху документа посередине пишется его названием с указанием должности, на которую он составляется.
Далее справа необходимо оставить несколько строк для утверждения должностной инструкции руководителем организации. Здесь надо вписать его должность, наименование компании, фамилию, имя, отчество, а также оставить строку для подписи, с расшифровкой.

Основная часть инструкции

В первом разделе под названием «Общие положения» следует указать, к какой категории работников относится менеджер по продажам (рабочий, специалист, руководитель, технический персонал и т.д.), кому конкретно подчиняется (без указания фамилий), квалификация, которой он должен соответствовать (специализация, образование, дополнительные курсы), требуемый стаж и опыт работы.

Далее вписывается лицо, которое будет замещать его в период отсутствия на рабочем месте (также без указания конкретных имен), а также основание для назначения или освобождения работника от должности (например, приказ или распоряжение директора предприятия).

Чуть ниже надо перечислить все документы и правила, с которыми менеджер по продажам в силу специфики работы должен быть ознакомлен:

• основы трудового законодательства,
• правила заключения сделок и договоров,
• порядок оформления документации,
• правила по охране труда и внутреннему распорядку и т.д.

Также здесь нужно обозначить конкретные документы и нормативные акты, на которые должна опираться данная категория специалистов в своей работе.

Второй раздел «Должностные обязанности» касается непосредственно функций, которые возлагаются на менеджера по продажам. В зависимости от предприятия и его рода деятельности, они могут быть различны, но описывать их надо всегда максимально полно и подробно, начиная от изучения рынка и заканчивая ведением отчетности и участием сотрудника во внутренних мероприятиях.

В разделе «Права» нужно подробно расписать права менеджера по продажам, то есть те полномочия, которые ему предоставляются для максимально эффективного исполнения своей работы. Здесь необходимо прописать возможность повышения профессионального уровня, взаимодействие с руководством предприятия и сотрудниками других отделов, а также ожидаемые от сотрудника инициативы.

Четвертый раздел «Ответственность» определяет те нарушения, за которые может последовать наказание со стороны руководства предприятия. Указывать их желательно подробно. При необходимости в эту часть документа можно внести конкретные санкции и взыскания, которые последуют за те или иные нарушения.

Напоследок должностную инструкцию необходимо согласовать с ответственным сотрудником. Здесь нужно вписать его должность, наименование организации, фамилию, имя, отчество, а также поставить подпись с расшифровкой.

Ниже следует указать данные о менеджере по продажам: его фамилию, имя, отчество (полностью), наименование организации, паспортные данные (серия, номер, где, когда и кем выдан), подпись и дату ознакомления с документом. В завершение должностную инструкцию следует передать для резолюции руководителю организации.

Должностная инструкция менеджера по рекламе

I. Общие положения

1. Менеджер по рекламе относится к категории руководителей.

2. На должность менеджера по рекламе назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование (по специальности менеджмент) или высшее профессионально образование и дополнительную подготовку в области менеджмента, стаж работы по специальности не менее 2 лет.

3. Назначение на должность менеджера по рекламе и освобождение от нее

производится приказом директора предприятия по представлению (заместителя директора по коммерческим вопросам; начальника отдела маркетинга; иного должностного лица)

4. Менеджер по рекламе должен знать:

4.1. Законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие предпринимательскую, коммерческую и рекламную деятельность.

4.2. Основы рыночной экономики, предпринимательства и ведения бизнеса.

4.3. Конъюнктуру рынка.

4.4. Порядок ценообразования и налогообложения.

4.5. Теорию и практику менеджмента.

4.6. Организацию рекламного дела.

4.7. Способы, средства и носители рекламы.

4.8. Общие и специальные требования к рекламе.

4.9. Особенности проведения рекламных кампаний.

4.10. Основы делового администрирования, маркетинга.

4.11. Формы и методы ведения рекламных кампаний.

4.12. Порядок разработки договоров и контрактов на организацию и проведение рекламных кампаний.

4.13. Этику делового общения.

4.14. Основы эстетики, этики, общей и специальной психологии, социологии.

4.15. Основы технологии производства, структуру управления предприятием.

4.16. Перспективы инновационной и инвестиционной деятельности.

4.17. Основы организации делопроизводства.

4.18. Современные средства сбора и обработки информации.

4.19. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи.

4.20. Формы и методы работы с персоналом, мотивации труда.

4.21. Законодательство о труде.

4.22. Передовой отечественный и зарубежный опыт ведения рекламного дела.

4.23. Правила и нормы охраны труда.

5. На время отсутствия менеджера по рекламе (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет заместитель (при отсутствии такового — лицо, назначенное в установленном порядке), который несет ответственность за качественное и своевременное их исполнение.

II. Должностные обязанности

Менеджер по рекламе:

1. Организует работу по рекламированию производимой продукции или выполняемых услуг с целью их продвижения на рынки сбыта, информируя потребителей о преимуществах качества и отличительных свойствах рекламируемых товаров или услуг.

2. Осуществляет руководство, планирование и координацию работ по проведению рекламных кампаний.

3. Разрабатывает планы рекламных мероприятий по одному виду или группе товаров (услуг) и определяет затраты на их проведение.

4. Участвует в формировании рекламной стратегии, основанной на перспективных направлениях дальнейшего организационного развития, инновационной и инвестиционной деятельности.

5. Осуществляет выбор форм и методов рекламы в средствах массовой информации, их текстового, цветового и музыкального оформления.

6. Определяет конкретные носители рекламы (газеты, журналы, рекламные ролики и др.) и их оптимальное сочетание.

7. Изучает рынок сбыта и покупательский спрос с целью определения наилучшего времени и места размещения рекламы, масштабов и сроков проведения рекламных кампаний, круга лиц, на которые должна быть направлена реклама, ориентируя ее на целевые группы по профессии, возрасту, покупательской способности, полу.

8. Организует разработку рекламных текстов, плакатов, проспектов, каталогов, буклетов, контролирует их качество, обеспечивая наглядность и доступность рекламы, соблюдение норм общественной морали, не допуская нарушений правил конкурентной борьбы.

9. Осуществляет контроль за разработкой правил конкурентной борьбы.

10. Осуществляет контроль за разработкой и реализацией договоров и контрактов по рекламированию продукции или услуг.

11. Организует связи с деловыми партнерами, систему сбора необходимой информации и расширение внешних связей в целях совершенствования рекламной деятельности.

12. Анализирует мотивацию спроса на производимую продукцию или оказываемые услуги, организует изучение потребностей покупателей и определяет направленность проведения рекламных кампаний.

13. Поддерживает необходимые связи с другими структурными подразделениями предприятия в процессе разработки и проведения рекламных кампаний, привлекает к решению поставленных задач консультантов и экспертов, приглашает к участию в рекламе широко известных и популярных лиц, заключая с ними договоры на коммерческой основе.

14. Осуществляет руководство подчиненными сотрудниками.

Менеджер по рекламе вправе:

1. Знакомиться с проектами решений директора предприятия, заместителя директора по коммерчески вопросам, иных должностных лиц, касающимися рекламной деятельности предприятия.

2. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.

3. Вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по улучшению деятельности предприятия.

4. Осуществлять взаимодействие с руководителями всех (отдельных) структурных подразделений организации по вопросам подготовки рекламных кампаний.

5. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

6. Вносить предложения о поощрении отличившихся подчиненных ему работников, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

7. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

Менеджер по рекламе несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция: требования к ее составлению

Материал выступления Катрича С.В. на Заседании Клуба 1 апреля 1997 года.

В статье 17 КЗоТ РФ, в пунктах 1, 2 и 3 говорится о трех видах трудовых договоров: на неопределенный срок, срочный трудовой договор и трудовой договор на время выполнения конкретной работы. Должностная инструкция в своем классическом варианте необходима только при трудовом договоре на неопределенный срок, хотя иногда должностную инструкцию составляют и для работника по срочному трудовому договору. Но как правило, все обязанности и функции оговариваются в самом контракте и там же выделяется специальный раздел, посвященный результатам работы сотрудника. В случае заключения срочного трудового договора оговаривается работа, которую работник должен сделать, а при заключении договора на неопределенный срок — делать

Сейчас существует порядка 12 видов гражданско-правовых договоров, включая договор подряда, договор на оказание услуг, договор купли-продажи, по которым можно оформить специалиста во много раз выгоднее, чем оформлять специалиста по трудовому договору. И если вы заключаете с сотрудником гражданско-правовой договору, то должностная инструкция не обязательна . Здесь важно, чтобы работник представил результат своей деятельности, в котором нуждается организация, а кто будет работать, когда и как — для компании не самое главное

Для чего нужна должностная инструкция? Прежде всего, для того, чтобы упорядочить работу не только отдела или департамента по управлению персоналом, но и всей организации. Обычно должностная инструкция описывает обязанности и права работников. В таком случае этот документ не становится тем рабочим инструментом, который поможет организовать и структурировать работу персонала.

Кто определяет обязанности сотрудника? Прежде всего руководитель подразделения, которому непосредственно этот работник подчиняется, или сам руководитель организации, если нет разделения на отделы внутри компании.

С чего начинается разработка должностной инструкции? С подготовки Положения о подразделении. Даже если у вас есть Положение об отделе кадров или департаменте по управлению персоналом, или Положение о повышении квалификации сотрудников, об их обучении — этого все равно недостаточно. Все функции, которые возложены на подразделение, должны быть разделены между сотрудниками данного подразделения. Поэтому Положение о подразделении очень важно. Второй документ, который нам необходим для подготовки должностной инструкции, — это должностная квалификационная характеристика.

В советское время у нас были приняты “Единые номенклатуры должностей служащих” (Приложение 1. Извлечения из Тарифно-квалификационных характеристик общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих), в которых были перечислены все должности руководителей, специалистов и служащих. Здесь обозначено фактически три раздела: что должен знать работник, занимающий определенную должность, что должен он делать, занимая эту должность, и какие квалификационные требования к нему предъявляются: образование и стаж работы.

В настоящее время руководители организаций сами утверждают штатное расписание, следовательно они имеют право вносить в штатное расписание те должности, которые им необходимы. В связи с тем, что открылись совместные предприятия, предприятия со 100-процентным иностранным капиталом, у нас появились должности, которые не предусмотрены Единой номенклатурой должностей служащих: есть и секретарь-машинистка, и референт, и секретарь на reception, и менеджер по управлению персоналом, и помощник директора, и генеральный директор.

Встает вопрос: какие обязанности можно возложить на конкретного работника и как их разделить между близкими позициями? Наш закон делит всех работников, специалистов организации на две группы: рабочих и служащих. Служащие отличаются от всех остальных работников наличием двух реквизитов: должностью и окладом.

Все обязанности работника в соответствии с законом можно поделить на три части.

Первая часть предусмотрена должностной инструкцией.

Вторая (статья 127 КЗоТ РФ) — обязанности, установленные государством и отмеченные в КЗоТ (“добросовестно трудиться” и так далее).

И, наконец, третья часть обязанностей работника — это выполнение индивидуальных указаний непосредственного руководителя. Если такие распоряжение не выполняются, то это является нарушением закона. В соответствии с нашим законодательством работник обязан выполнить то, что ему приказал руководитель. Если работник считает, что распоряжения его руководителя неправильны и незаконны, максимум, что он может сделать, это попросить оформить письменное предписание на разовые поручения. Если же руководитель предполагает, что такие указания могут повторяться часто, то они уже закрепляются в виде конкретной трудовой функции, которая должна быть включена в должностную инструкцию.

Структура должностной инструкции (Приложение 2. Требования к составлению должностной инструкции/Фрагмент книги В.И. Андреевой “Делопроизводство в кадровой службе”).

Первый раздел — “Общие положения” — указание должности, которую занимает специалист, и кому он подчиняется. Можно выделить в этом разделе: порядок назначения работника и освобождения его от должности, хотя эта процедура в коммерческих и некоммерческих организациях в основном одна и та же. Право найма и увольнения есть у одного человека в организации — у руководителя.

В этом же разделе определяются квалификационные требования. Вы, наверное, знаете, что у нас еще с 1984 года действуют “Типовые правила внутреннего трудового распорядка”, в пункте 6-ом которых и в статье 19-ой КЗоТ записано, что администрация не имеет права требовать документы при приеме на работу, не предусмотренные действующим законодательством. В пункте 6-ом “Типовых правил внутреннего трудового распорядка” отмечено, что, принимая на работу человека, администрация обязана потребовать у него два документа: трудовую книжку и паспорт, оформленные в соответствии с установленным порядком. Без этих документов найм на работу недопустим и считается недействительным. При найме специалиста на работу, требующую специальных знаний, администрация может — не обязана, а может! — потребовать документы, свидетельствующие об образовании: диплом или иной другой документ. Но если вы не потребуете их, это не будет нарушением действующего законодательства, ибо это не обязанность ваша, а только право.

Итак, требования квалификации существуют сейчас в должностных характеристиках, но, повторяю, так как теперь уже не соблюдаются все положения Единой системы номенклатуры должностей служащих, то такие требования не обязательны.

Следующий раздел должностной инструкции — “Обязанности”, в некоторых организациях еще отмечают “Функции”. Мы учитываем функции подразделения и обязанности, которые есть в Должностной квалификационной характеристике. С 1989 года у нас действовал Квалификационный справочник, а с 1996 года, с учетом новых уже должностей, которые ввели за это время, появились Должностные квалификационные характеристики — основа для создания должностной инструкции. Я предлагаю не указывать функции в должностной инструкции, потому что они определены в Положении о подразделении, а отметить только должностные обязанности. Мы можем возложить на работника только те обязанности, которые предусмотрены Должностной квалификационной характеристикой. И режим совмещения и замещения, и другие режимы основаны на том, есть ли в должностных обязанностях, утвержденных Госкомтрудом, эти функции или нет. Доплата производится за выполнение тех функций, которых нет в Должностной квалификационной характеристике.

Руководитель устанавливает обязанности, то есть правила деятельности, правила поведения, которые должен выполнять специалист, работающий непосредственно под подчинением данного руководителя. Это самый трудный раздел. Все же остальные разделы вытекают из обязанностей работника.

Раздел “Права”. Что такое права? Права — это инструмент выполнения обязанностей. На первом месте при отношениях власти и подчинения стоят обязанности. Например, я обязан составлять отчеты, но для этого я должен получать какие-то данные, то есть я имею право для этой обязанности требовать представления данных у определенной службы, у конкретного специалиста. Итак, для того, чтобы я мог выполнить свои обязанности, мне надо предоставить права. Если я могу обязанности выполнить без прав, то тогда они не нужны. Надо определить, что же мне нужно, для того, чтобы выполнить ту или иную обязанность и записать в раздел “Права”.

Следующий раздел — “Поощрения и ответственность”. В “Поощрения”, прежде всего, вносится оклад и различные выплаты, связанные с этим окладом. Напоминаю вам статью 81, часть 3 КЗоТ “Оплата труда руководителей, специалистов и служащих”. В первой части этой статьи сказано, что оплата устанавливается по должностным окладам. В третьей части отмечено, что руководители, специалисты и служащие могут устанавливать себе иной вид оплаты: в процентах от выручки, в долях от прибыли и в других формах. Мы разрабатываем для некоторых организаций систему оплаты труда таким образом: например, работнику устанавливается оклад 1000 долларов в месяц, 10 процентов от этой суммы — это постоянная оплата, а 90 процентов — это переменная оплата труда в зависимости от результатов работы, которые принимает непосредственный руководитель.

Раньше действовали Положения о премировании, о тринадцатой зарплате, о единовременных выплатах по результатам работы за год и так далее — много различных показателей. Теперь, как правило, сколько я буду получать, определяет мой непосредственный руководитель. Хорошо, если в должностной инструкции отмечены показатели, по которым можно было бы примерную часть оплаты труда или увеличить, или уменьшить. Во многих фирмах, кроме оклада, устанавливаются различные поощрения: бесплатное питание, проезд на транспорте, другие социальные выплаты, связанные с отпуском. В принципе, вы можете не обозначать “премию”, а указать “вознаграждение” (например, при достижении определенных результатов устанавливается поощрение в размере двух-трех месячных окладов). Если сотрудник работает по трудовому договору на неопределенный срок, то, естественно, ему платят за труд. Уволить его практически нельзя, и тогда стимула хорошо работать практически нет. Поэтому все-таки лучше в должностной инструкции, в разделе “Поощрения”, сделать акцент на результат, тогда появится стимул работать лучше.

Следующий раздел должностной инструкции — “Ответственность”. У нас есть дисциплинарная и материальная ответственность (135, 136 статья КЗоТ РФ). Дисциплинарная ответственность — это замечание, выговор, строгий выговор, увольнение. Сейчас дисциплинарная ответственность не работает, и в тех коммерческих фирмах, которых мы консультируем, не применяется выговор, а только материальная ответственность. Теперь вы можете оговорить в должностной инструкции в разделе “Ответственность” следующее условие: если работник не будет выполнять свои обязанности, то он будет уволен по 33-ей статье (пункты 3, 4, 7, 8 — наказательные пункты). В этом случае он должен будет возместить фирме расходы на его питание, транспорт, машину фирмы и другие расходы. Могут учитываться накладные расходы. Что это такое? Например, фирма оплачивает детский садик, исходя из прибыли: если заплатили 200 тысяч рублей в месяц, то для фирмы эти расходы обходятся как минимум в 320 тысяч, здесь и прибыль в 35 процентов, и НДС, и оплата работы бухгалтера, и аренда помещения, и эксплуатационные расходы — то есть накладные расходы составят довольно большую сумму. Если в должностной инструкции указать, что сотрудник при нарушении своих обязанностей должен возместить фирме все расходы, то это психологически очень сильно подействует на него. Но это условие обязательно должно быть оговорено в трудовом договоре. Если при заключении трудового договора, в заявлении работника не будет оно отмечено, то это юридически будет неграмотно и вы через суд не сможете взыскать эти расходы с нарушителя. Применение любых санкций — это право администрации, а не его обязанность.

Заключительный раздел должностной инструкции ”Взаимоотношения и связи по должности”, который можно представить в виде блок-схемы: кто кому какие функции передает. Связи по должности имеют смысл только тогда, когда должностные инструкции разработаны на всех работников. Чтобы связи по должности работали, надо, чтобы любое право корреспондировалось с обязанностью. И если у одного сотрудника будет право что-то потребовать, то у другого должна быть обязанность это требование выполнить. В разделе “Взаимосвязи по должности” говорить следует прежде всего о документах, которые сотрудник должен представить и получить от других служб и других специалистов. Конечно, это не так просто. Если это будет прописано, то это гарантия тому, что 50 или 70 процентов конфликтов, которые сейчас возникают на этой почве (“А я вам не должен”, “А вы не имеете права мне отказывать”), будет решено.

С юридической точки зрения обязательным считаю для всех локальных и даже не локальных нормативных актов раздел “Порядок утверждения и изменения должностной инструкции”. Необходимо определить, кто утверждает должностную инструкцию и как она будет изменена. Часто складывается ситуация, когда руководитель может возложить дополнительные обязанности на своего сотрудника. На что сотрудник отвечает: “Я не хочу, я больше не могу”. Руководитель возражает: “А я вас не спрашиваю об этом, я возлагаю на вас обязанности и сейчас сам утверждаю новую инструкцию”. Очень часто сотрудник сопротивляется: “Как? При устройстве на работу Вы мне установили определенные обязанности. Именно за выполнение этих обязанностей я и получаю зарплату”. Чтобы не возникало такой ситуации, желательно внести специальный раздел в должностной инструкции, где было бы написано, в каком порядке изменяется этот документ и кто его утверждает. И тогда можно сказать своему работнику: “Посмотрите раздел 7 Вашей инструкции, там все написано: какие права имею я и какие права имеете Вы”.

Это не изменения существенных условий труда. Существенные условия труда — те, которые оговорены при заключении трудового договора: название должности, оклад, подразделение, в котором будет работать сотрудник, время работы. А какие обязанности он будет выполнять — это уже определяет сам руководитель.

Если речь идет об инспекторе отдела кадров, то, как руководитель, я не имею права возложить обязанности на этого работника, которые не предусмотрены должностной квалификационной характеристикой. Изменять обязанности можно только в пределах должностной квалификационной характеристики, если в ней нет такой должности, которая есть в компании, то обязанности сотрудника на этой позиции определяет сам руководитель.

В 25-ой статье, части 3-ей “Изменение существенных условий труда” написано: “изменение существенных условий труда в связи с изменением организации труда и производства” и дан перечень изменений существенных условий труда — там нет слова “обязанности”.

Если в контракте отмечено, что должностная инструкция, с которой ознакомлен работник, является неотъемлемой частью договора и может быть изменена только с согласия работника, тогда сотрудник может еще воспротивиться изменению своих обязанностей.

В нашем законодательстве есть два способа общения между лицами. Первый способ основан на власти и подчинении, когда у руководителя есть подчиненный. А второй — “на равенстве сторон”. На основе власти и подчинения руководитель имеет право определять, что подчиненный должен делать. Статья 127 КЗоТ четко и ясно гласит: “своевременно и точно исполнять распоряжения администрации”. Здесь не конкретизируются распоряжения, которые дает администрация.

Для работника из этой ситуации существует два выхода. Первый вариант — выполнить поручение руководителя в тех пределах, которые позволяет его совесть, и то, что находится в рамках закона. Значит, тогда к нему может быть применено дисциплинарное взыскание.

Второй вариант — если другого выхода нет, я могу сделать то, что требует от меня руководитель, но чтобы снять с себя ответственность, в том числе и уголовную, я должен в вышестоящую инстанцию направить информацию о том, что я выполняю такое-то указание.

Дисциплинарные статьи 135 и 136 КЗоТ РФ устанавливают процедуру применения дисциплинарной ответственности. Дисциплинарная ответственность имеет две особенности. Первая — в КЗоТ не установлен порядок применения санкций. Можно сначала объявить строгий выговор, а потом, если хотите, сделать замечание. И второе, в КЗоТ вообще нигде не определено, за какое правонарушение выносится какая ответственность.

В пункте 3-ем статьи 33-ей “Увольнение за систематическое невыполнение служебных обязанностей” расписана целая процедура такого увольнения. Как правило, все работники кадровых служб нарушают эту процедуру. Большая часть этой процедуры увольнения изложена в Типовых правилах внутреннего трудового распорядка. Если вы работника увольняете, вы издаете приказ и предупреждаете сотрудника об этом в течение 3-х дней со дня издания приказа.

Приложение 1. Извлечения из Тарифно-квалификационных характеристик общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих

Начальник вспомогательного отдела (кадров, спецотдела и др.)

Должностные обязанности. Возглавляет работу отдела. Обеспечивает выполнение работ, способствует успешной работе основных подразделений организации. Разрабатывает необходимую документацию, предложения материальных, финансовых и технических средств. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну. Обеспечивает рациональное распределение нагрузки между работниками отдела. Создает условия для роста и повышения квалификации персонала. Контролирует соблюдение работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности, состояние производственной и трудовой дисциплины. Вносит предложения о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины. Обеспечивает составление установленной отчетности.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела; нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе: основы экономики, организации труда и управления; законодательство о труде и охране труда Российской Федерации; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Требования к квалификации по разрядам оплаты. Высшее профессиональное образование и стаж работы по профилю не менее 5 лет:

8-й разряд — при выполнении должностных обязанностей начальника вспомогательного отдела организации, отнесенной к III группе по оплате труда руководителей;

9-10-й paзpяд — при выполнении должностных обязанностей начальника вспомогательного отдела организации, отнесенной ко II группе по оплате труда руководителей;

11-12-й разряд — при выполнении должностных обязанностей начальника вспомогательного отдела организации, отнесенной к 1 группе по оплате труда руководителей.

по кадрам, по контролю за исполнением поручений (включая старших)

Должностные обязанности. Осуществляет контроль за своевременным исполнением приказов, поручений и распоряжений руководителя организации. Ведет учет личного состава организации, ее подразделений. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя организации. Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью. Участвует в разработке перспективных и годовых планов по труду и кадрам. Подготавливает необходимые материалы для квалификационной и аттестационной комиссий и представления на работников к поощрениям и награждениям. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников. Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков. Оформляет документы, необходимые для назначения пенсий работникам организации и их семьям. Изучает движение и причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по их устранению. Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив. Проверяет соответствие подготавливаемых в организации проектов приказов и распоряжений документам вышестоящих организаций, на основе которых они издаются. Заполняет контрольные карточки и ведет картотеки учета приказов, распоряжений и других документов, а также поручений, требующих контроля за их исполнением. Ведет оперативный учет прохождения документов. Определяет причины несвоевременного исполнения поручений. Информирует руководителя организации о состоянии их выполнения. Осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего и трудового распорядка. Составляет установленную отчетность.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации делопроизводства в организации, учета личного состава, оформления пенсий, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников организации; форм и методы контроля исполнения документов; структуру организации и ее подразделений; стандарты унифицированной системы делопроизводства, организационно-распорядительную документацию; действующее законодательство о приеме, переводе и увольнении работников; порядок учета движения кадров и составления отчетности о состоянии трудовой дисциплины; порядок установления наименования профессий рабочих и должностей служащих, общего и наименования профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа определенной работы; основы экономики, организации труда и управления; законодательство о труде и охране труда Российской Федерации; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Требования к квалификации по разрядам оплаты. Среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование, специальная подготовка по установленной программе и стаж работы по профилю не менее 3 лет, в том числе в данной организации не менее 1 года:

4-й разряд — при выполнении должностных обязанностей инспектора;

5-6 разряд — при выполнении должностных обязанностей старшего инспектора.

Специалист по кадрам

Должностные обязанности. Выполняет работу по обеспечению организации кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации. Изучает личный состав организации и ее подразделений, установленную документацию по учету кадров, связанную с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников, а также расстановку работников, их деловые качества с целью подбора их на замещение вакантных должностей руководителей. Участвует в организации работы квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и в оформлении их решений. Анализирует движение кадров и принимает участие в разработке мероприятий по устранению их текучести. Организует профессиональное обучение рабочих и повышение квалификации руководителей и специалистов. Участвует в работе по профессиональной ориентации, а также в разработке учебно-методической документации (учебных планов и программ, пособий и рекомендаций, расписаний занятий учебных групп). Ведет учет работы по подготовке и повышению квалификации кадров, анализирует качественные показатели результатов обучения и его эффективность (изменение профессионально-квалификационного и должностного состава работников), ведет установленную отчетность. Принимает меры по соблюдению трудовой дисциплины и правил трудового распорядка в организации, порядка установления льгот и назначения пенсий, оформления документов, необходимых для представления в соответствующие органы.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы с кадрами, вопросов подготовки и повышения квалификации работников; перспективы развития организации; положения о работе квалификационных и аттестационных комиссий; порядок избрания (назначения) на должности; формы, виды и методы профессиональной ориентации и профессионального обучения; методы планирования подготовки и повышения квалификации кадров, разработки учебных планов, программ и другой учебно-методической документации; условия материального обеспечения направляемых на обучение работников; порядок ведения отчетности по кадрам, по подготовке и повышению квалификации работников; основы психологии и социологии труда; основы экономики, организации труда и управления; законодательство о труде и охране труда Российской Федерации; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Требования к квалификации по разрядам оплаты.

5 — 6-й разряды — среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы;

6 — 7-й разряды — высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы в должности специалиста по кадрах не менее 3 лет;

7 — 8-й разряды — высшее профессиональное образование и стаж работы в должности специалиста по кадрах не менее 5 лет.

Должностные обязанности. Ведет табельный учет фактического времени пребывания работников в организации или в ее подразделении, осуществляет контроль за их своевременной явкой на работу и уходом с работы. Делает соответствующие отметки в табеле и ежедневно составляет рапорты (сводки) о явках на работу, а также об опозданиях и неявках с указанием причин, их вызвавших, систематически ведет учет списочного состава работников. Контролирует своевременность представления работниками листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными и документов, подтверждающих право на отсутствие работника на рабочем месте. Готовит и представляет руководству организации табель, содержащий сведения об отработанном времени, сверхурочных часах работы, нарушениях трудовой дисциплины и т.д.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся ведения табельного учета; графики сменности работы и режим рабочего времени в организации и в ее подразделениях; организацию делопроизводства в организации; основы организации труда; законодательство о труде и охране труда Российской Федерации; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Требования к квалификации по разрядам оплаты. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или основное общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

Приложение 2. ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ ДОЛЖНОСТОЙ ИНСТРУКЦИИ

Выдержки из книги В.И. Андреевой “ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ”

Правовое положение работников предприятия регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц. Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

Устанавливается сфера деятельности данного специалиста, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, замещение по должности во время отсутствия, определяются квалификационные требования, подчиненность специалиста и должностные лица, которыми он руководит. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности.

Определяются направления деятельности специалиста.

Перечисляются конкретные задачи, возложенные на специалиста; указывается форма его участия в управленческом процессе — руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и т.д.

Определяются права, предоставляемые специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей.

Устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и не использование предоставленных ему прав.

“Взаимоотношения. Связи по должности”

Перечисляется круг должностных лиц, с которыми специалист вступает в служебные взаимоотношения и обменивается информацией, указываются сроки получения и представления информации, определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов.

Должностная инструкция разрабатывается руководителем структурного подразделения, при отсутствии структурных подразделений — специалистом, занимающим данную должность, подписывается руководителем структурного подразделения или специалистом-разработчиком, утверждается директором предприятия, согласовывается с юристом и доводится до работника под расписку.

При разработке должностных инструкций сотрудниками кадровых служб следует учитывать названия должностей, предусмотренных для этих служб Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов: директор по кадрам и быту, начальник отдела (управления кадрами и трудовыми отношениями), специалист по кадрам, менеджер (в подразделениях (службах) управления кадрами и трудовыми отношениями), заведующий отделом по управлению кадрами и трудовыми отношениями, инженер по подготовке кадров, инспектор по кадрам, табельщик.

Некоторые из этих должностей представлены в Тарифно-квалификационных характеристиках общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих, введенных взамен ранее действовавшего Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих.

Основанием для внесения изменений в должностную инструкцию является приказ директора предприятия. Приказ о внесении изменений издается при необходимости перераспределения функций и должностных обязанностей, при реорганизациях, сокращении штатов и т.д.

Кроме того, должностные инструкции должны быть заменены и заново утверждены в следующих случаях:

• при изменении названия предприятия или структурного подразделения;
• при изменении названия должности;
• при изменении фамилии работника, замещающего данную должность (т.е. при увольнении прежнего работника и замене его другим), если инструкция, в виде исключения, была именной и содержала в заголовке к тексту фамилию и инициалы работника.

Распределение должностных обязанностей между руководящими работниками предприятия устанавливается распорядительным документом-приказом директора