Трудовой договор персональные данные работника

Защита персональных данных

• Трудовое право
• Предмет трудового права
• Функции трудового права
• Субъекты трудового права
• Принципы трудового права
• Источники трудового права

Понятие защиты персональных данных работника

Основополагающие нормы, регулирующие отношения по поводу персональных данных, содержатся в Федеральном законе «О персональных данных». В соответствии с п. 1 ст. 3 этого Закона персональными данными является любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация.

В соответствии с ч. 1 ст. 85 Г К РФ под персональными данными работника понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. Оценочный характер данного определения отражает лишь общий подход законодателя к категории персональных данных работника. Работодатель может собирать и обрабатывать не любую информацию о лице, являющемся его работником, а лишь ту, которая непосредственно связана с его трудовым правоотношением.

Защиту персональных данных работника можно рассматривать в нескольких аспектах. Во-первых, это гарантии, закрепленные в трудовом праве, которое представляет собой совокупность норм, регулирующих отношения по поводу персональных данных работника. Во-вторых, это система мероприятий организационно-правового характера, направленных на реализацию законодательных положений и выражающих политику работодателя в данной сфере. В-третьих, это обеспечение субъективного права работника на защиту своих персональных данных.

Информационные отношения возникают как между работником и работодателем, так и между каждым из них и третьими лицами. Отношения между работником и работодателем являются основными информационными отношениями. Поэтому их регулированию в законодательстве о труде отдастся приоритет. Работник не только обязан предоставлять сведения о себе, но и имеет право получать достоверную информацию об условиях труда и о требованиях охраны труда на рабочем месте (ст. 21 ТК РФ). Каждый работник имеет право на получение от работодателя достоверной информации об условиях и охране труда на рабочем месте, о существующем риске повреждения здоровья, а также о мерах по защите от воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов (ч. 3 ст. 219 ТК РФ). Статья 210 этого Кодекса содержит термин «единая информационная система охраны труда». Получение от работодателя информации по вопросам, непосредственно затрагивающим интересы работников, является одной из основных форм участия работников в управлении организацией (ст. 53 ТК РФ). Работодатель обязан предоставлять представи телям работников полную и достоверную информацию, необходимую для заключения коллективного договора, соглашения и контроля за их выполнением (ст. 22 ТК РФ).

Определенные нормы отечественного кодифицированного закона о труде регулируют отношения по поводу конфиденциальной информации. Согласно ч. 3 ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре могут предусматриваться условия о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной). Работодатель имеет право расторгнуть трудовой договор в случаях разглашения работником охраняемой законом тайны, ставшей известной ему в связи с исполнением им трудовых обязанностей, прекращения допуска к государственной тайне, если выполняемая работа требует допуска к государственной тайне (подп. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ). На работника возлагается материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба в случае разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну. В соответствии с ч. 8 ст. 37 ТК РФ участники коллективных переговоров, другие лица, связанные с велением коллективных переговоров, не должны разглашать полученные сведения, если эти сведения относятся к охраняемой законом тайне. Лица, разгласившие указанные сведения, привлекаются к дисциплинарной, административной, гражданско-правовой, уголовной ответственности в установленном законодательством порядке. Персональные данные гражданина в соответствии с действующими нормативными актами относятся к сведениям конфиденциального характера 1 . Поэтому положения ТК РФ по поводу охраняемой законом тайны также относятся к персональным данным работника.

В рыночных условиях хозяйствования эффективность и результативность деятельности работодателя непосредственным образом связаны с ее своевременным обеспечением информационными ресурсами. Деятельность работодателя в отношении персональных данных работника регулируется императивными нормами, что обусловлено публичной составляющей отрасли трудового права в целом и института защиты персональных данных работника в частности. Право на защиту персональных данных имеет абсолютный характер. Оно предоставлено каждому работнику безотносительно к размеру его вклада в достижение организацией поставленных задач. Поэтому согласно п. 9 ст. 86 ТК РФ работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны.

Свое право на защиту персональных данных работники могут реализовать путем свободного бесплатного доступа к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника; путем определения своих представителей для защиты своих персональных данных; путем получения полной информации о персональных данных и их обработке; путем предъявления к работодателю требования об исключении или исправлении неверных либо неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением законодательных требований; путем обжалования в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите персональных данных работника и др. (ст. 89 ТК РФ).

Состав персональных данных

При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами (п. 2 ст. 86 ТК РФ). В своей деятельности работодатель использует документы двух видов. Первую группу документированной информации представляет работник при заключении трудового договора. Документы второй группы работодатель формирует самостоятельно. Трудовая книжка работника может относиться как к первой, так и ко второй группе документов. Это зависит от того, имеется она у работника до возникновения трудовых отношений с данным работодателем или заполняется впервые.

Документы первой категории в ТК РФ названы «документами, предъявляемыми при заключении трудового договора» (ст. 65). К ним относятся паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовая книжка; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; документы воинского учета; документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний; иные документы, необходимость предъявления которых предусмотрена законодательством. Перечисленные документы содержат фотоизображение работника, информацию об имени, фамилии, отчестве, дате и месте рождения, состоянии в браке, составе семьи, месте регистрации, отношении к воинской службе, гражданстве, времени, месте получения образования, специальности работника.

Вторая группа документов создается работодателем. В подзаконных актах она обозначается как «первичная учетная документация по учету труда и его оплаты». К ним относятся приказы (распоряжения) о приеме, перемещении работника, расторжении трудового договора с ним, поощрении работника, а также личная карточка работника, документы по расчетам с персоналом по оплате труда. Помимо сведений, дублирующих положения первой группы документов, они содержат информацию об общем и непрерывном стаже работы, датах приема и переводов на другую работу, структурном подразделении, решении аттестационной комиссии, повышении квалификации, профессиональной переподготовке, поощрениях и наградах работника, сроках и видах отпусков, социальных льготах, на которые работник имеет право.

Ответственность за нарушение норм, регулирующих защиту персональных данных работника

В соответствии с действующим законодательством предусмотрено несколько видов ответственности за нарушение норм в области защиты персональных данных (гражданско-правовая, материальная, дисциплинарная, административная и уголовная). Для отдельных составов правонарушений установлены санкции в отношении не только физических и должностных, но и юридических лиц. Таким образом, привлечение к отдельным видам ответственности возможно и для работников, и для работодателей.

Статья 150 ГК РФ к числу неотъемлемых и неотчуждаемых нематериальных прав, подлежащих правовой защите, относит личную неприкосновенность, неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну. Гражданско-правовая ответственность за посягательство на неприкосновенность частной жизни непосредственно связана с категорией морального вреда. Если гражданину причинен моральный вред (физические или нравственные страдания) действиями, нарушающими его личные неимущественные права либо посягающими на принадлежащие гражданину другие нематериальные блага, а также в других случаях, предусмотренных законом, суд может возложить на нарушителя обязанность денежной компенсации указанного вреда.

При определении размеров компенсации морального вреда суд принимает во внимание степень вины нарушителя и иные, заслуживающие внимания обстоятельства. Суд должен также учитывать степень физических и нравственных страданий, связанных с индивидуальными особенностями лица, которому причинен вред (ст. 151 ГК РФ). Кроме того, гражданин вправе требовать по суду опровержения порочащих его честь, достоинство или деловую репутацию сведений, если распространивший такие сведения не докажет, что они соответствуют действительности. Обнародование и дальнейшее использование изображения гражданина (в том числе его фотографии, а также видеозаписи или произведения изобразительного искусства, в которых он изображен) допускаются только с согласия этого гражданина (ст. 152 и 153 ГК РФ). Разъяснения вопросов, связанных с причинением морального вреда, содержатся в постановлении Пленума Верховного Суда РФ от 20 декабря 1994 г. № 10 «Некоторые вопросы применения законодательства о компенсации морального вреда». Компенсация морального вреда осуществляется в денежной форме. Характер физических и нравственных страданий оценивается судом с учетом фактических обстоятельств, при которых был причинен моральный вред, и индивидуальных особенностей потерпевшего (ст. 1101 ГК РФ).

Материальная ответственность работника за разглашение сведений, относящихся к персональным данным других работников, возлагается на него в полном размере причиненного ущерба (п. 7 ст. 243 ТК РФ). Случаи полной материальной ответственности являются исключениями из общего правила, что подтверждает особое значение института защиты персональных данных работников в отечественном трудовом праве.

Дисциплинарная ответственность в виде увольнения наступает для работника, разгласившего охраняемую законом тайну (в том числе персональные данные другого работника). Однако необходимо, чтобы эти сведения стали известны работнику в связи с исполнением им своих трудовых обязанностей (поди, «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ). В соответствии со ст. 192 ТК РФ привлечение работника, совершившего дисциплинарный проступок, является правом, а не обязанностью работодателя. При наложении дисциплинарного взыскания работодатель должен учесть тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен. Поэтому вместо увольнения работодатель вправе наложить на виновное лицо взыскание в виде замечания или выговора. Права и обязанности работника в отношении доступа к персональным данным других работников определяются сто трудовой функцией, другими условиями трудового договора, а также содержанием локальных нормативных правовых актов, определяющих перечень его должностных обязанностей.

Административная ответственность за нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 0,3 тыс. до 0,5 тыс. руб.; на должностных лиц — от 0,5 тыс. до 1 тыс. руб.; на юридических лиц — от 5 тыс. до 10 тыс. руб. (ст. 13.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ)). Разглашение информации ограниченного доступа лицом, получившим доступ к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей, влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от 0,5 тыс. до 1 тыс. руб.; на должностных лиц — от 4 тыс. до 5 тыс. руб. (ст. 13.14 КоАП РФ).

Уголовная ответственность за нарушение неприкосновенности частной жизни предусмотрена ст. 137 Уголовного кодекса РФ (далее — УК РФ). Незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации наказываются штрафом в размере до 200 тыс. руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев, либо обязательными работами на срок от 120 до 180 часов, либо исправительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до четырех месяцев. Те же деяния, совершенные лицом с использованием своего служебного положения, наказываются штрафом в размере от 100 тыс. до 300 тыс. руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от одного года до двух лет, либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет, либо арестом на срок от четырех до шести месяцев.

Трудовой договор с пунктом о согласии на обработку персональных данных: образец

Письменное согласие работника на обработку его персональных данных нужно получать в следующих случаях:
– при получении его персональных данных у третьей стороны (п. 3 ст. 86 ТК РФ);
– при передаче персональных данных работника третьим лицам, за исключением тех случаев, когда это необходимо для предупреждения угрозы жизни и здоровью сотрудника (абз. 2 ст. 88 ТК РФ);
– при обработке специальных категорий персональных данных сотрудника, связанных с вопросами трудовых отношений. К специальным категориям персональных данных относятся сведения о расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных и философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни (ч. 1 ст. 10 Закона о персональных данных).

Согласие на обработку персональных данных лучше отразить на отдельном заявлении. Сотрудник, давший согласие на обработку своих персональных данных, в любой момент вправе отозвать такое согласие (ч. 2 ст. 9 Закона о персональных данных).

Я с этим целиком и полностью согласна. У меня так же сделано. На заявлении о приеме на работу у меня стоит пункт про персональные данные. Сначала типа — прошу Вас принять меня на должность такую-то в подразделение такое-то с 01.05.2015 года.
А далее это
С испытательным сроком __________________________ ______________________ _______________
Указать срок Согласен/не согласен подпись работника
С условиями работы, условиями оплаты, «Правилами внутреннего трудового распорядка», должностной инструкцией, иными локальными нормативными актами Учреждения ознакомлен(а). На обработку, хранение и использование своих персональных данных работодателем в связи с трудовыми отношениями согласен(а) __________________________ Подпись работника

Вот примерно так у меня это выглядит. Поскольку если уж мы пишем заявление о приеме работника на работу, в нем я и указываю условия все, которые должны быть озвучены ДО оформления приема работника на работу.

Персональные данные работника

Современный предприниматель

Валерий Романов

Какие документы должен составить индивидуальный предприниматель для защиты персональных данных сотрудников?

Что указывается в положении о персональных данных?

Нужно ли от каждого сотрудника получать согласие на обработку данных?

Информация о физлице, которую бизнесмен получает, принимая сотрудника на работу, относится к персональным данным, а значит, предприниматель должен выполнять требования Федерального закона о персональных данных от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ (далее — Закон № 152-ФЗ), а также помнить о Трудовом кодексе, которым также оговаривается защита персональных данных сотрудника.

Персональные данные в рамках ТК РФ

Информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника, относится к персональным данным. Получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных кодекс называет обработкой персональных данных работника (ст. 85 ТК РФ).

Все персональные данные работника следует получать у него самого. Если информацию можно получить только у третьей стороны, то сотрудника следует уведомить об этом заранее и от него следует получить письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение (п. 3 ст. 86 ТК РФ).

Персональные данные работника содержатся в различных документах (таблица). Задача коммерсанта – обеспечить защиту персональных данных работника от недобросовестного их использования кем-либо или утраты (п. 7 ст. 86 ТК РФ). Кроме того, нельзя забывать о требованиях Закона № 152-ФЗ, который также регулирует вопросы хранения и обработки персональных данных. Никаких специальных систем и сейфов коммерсант приобретать не обязан. Трудовой кодекс предоставляет работодателю свободу: «порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований настоящего кодекса и иных федеральных законов» (ст. 87 ТК РФ). Необходимо документально оформить правила хранения и защиты персональных данных.

Документы, в которых содержатся персональные данные работников

№ п/п

Вид документа

Персональные данные сотрудника

Анкета, другой документ, заполняемый кандидатом на должность при собеседовании

Анкетные, биографические данные физлица

Копия паспорта или другого документа, удостоверяющего личность

ФИО, дата рождения. Адрес регистрации, семейное положение

Информация о трудовом стаже, предыдущих местах работы

Копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования

ФИО, личные данные

Документы воинского учета

Информация о воинской обязанности

Документы об образовании, квалификации, наличии специальных знаний

Сведения о квалификации

Личная карточка (форма № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1)

ФИО сотрудника, место его рождения, состав семьи, образование, данные документа, удостоверяющего личность, другие сведения

Копии свидетельств о заключении брака, рождении детей

Состав семьи, изменения в семейном положении

Справка о доходах с предыдущего места работы

ФИО, данные о доходе и удержанном НДФЛ

Сведения о должности, зарплате, месте работы, рабочем месте, другие персональные данные

Приказы по личному составу

Информация о приеме на работу, переводе, увольнении, назначениях, других событиях, связанных с трудовой деятельностью

Положение о персональных данных

В первую очередь коммерсант должен составить внутренний документ, где будут урегулированы вопросы хранения и обработки сведений о сотрудниках – положение о персональных данных работников. Разработать внутренний регламент требует и Закон № 152-ФЗ. Каких-либо требований или унифицированной формы положения нет, исходя из требований законодательства основные разделы, положения приведены в таблице 2.

Положение утверждается приказом коммерсанта. Затем все работники под роспись должны быть ознакомлены с этим документом. Можно сделать отдельный журнал (лист) со списком сотрудников, где каждый напротив свой фамилии поставит подпись и дату. Для работников, которые будут оформляться после утверждения положения, факт ознакомления можно зафиксировать в тексте трудового договора.

Далее следует установить перечень сотрудников, которым будет разрешен доступ к персональным данным. Для этого необходимо составить отдельный приказ, где будет названо лицо, ответственное за сбор, обработку, хранение персональных данных (либо оформить это назначение отдельным приказом), а также лица, имеющие доступ к информации (должности должны быть прописаны в положении о персональных данных) и перечень данных, которыми вправе пользоваться тот или иной специалист. Многие данные хранятся в электронном виде. Доступ к этой информации должен быть ограничен (пароли доступа, другие средства электронной защиты), но это не все – необходимо составить список лиц, имеющих доступ к базам данных. Поэтому придется составить либо еще один приказ, либо указать лиц, имеющих доступ к информации в электронном виде в общем приказе.

Сотрудники, получившие доступ к персональным данным других работников, обязаны не разглашать информацию. Проследить за этим сложно, но обезопасить себя коммерсант сможет, если получит от работника письменное обязательство о неразглашении данных.

Основные разделы, которые должны содержаться в положении о персональных данных работников

№ п/п

Раздел

Содержание

Цель создания документа (защита данных), вопросы, которые регулирует положение (порядок получения, обработки, хранения), ссылки на нормативные документы, на основании которых разработано положение (Конституция, Трудовой кодекс, Закон о защите персональных данных)

Понятия и состав персональных данных

Все определения, связанные с персональными данными («персональные данные», «обработка персональных данных» и др.) можно взять из статьи 3 Закона № 152-ФЗ, а также статьи 85 ТК РФ.

Далее перечислить документы, в которых содержатся персональные данные, и перечислить состав персональных данных (анкетные данные, домашний адрес, телефон, сведения о стаже, зарплате и т.п.)

Требования, которые должен соблюдать работодатель, названы в статье 88 ТК РФ, а также статьях 18 – 21 Закона № 152-ФЗ

Отдельной статьи, регулирующий этот вопрос, нет. Но в числе обязанностей работника можно назвать обязанность передавать работодателю документы, содержащие персональные данные, перечень которых установлен трудовым и налоговым законодательством, а также своевременно сообщать работодателю об изменении персональных данных

Права работника перечислены в статье 89 ТК РФ

Обработка персональных данных

Обработка персональных данных работника – это получение, хранение, комбинирование любое другое использование информации о работнике. Общие требования, которые должны соблюдаться при обработке приводятся в статье 86 ТК РФ, а также в статьях 6 и 9 Закона № 152-ФЗ. Здесь можно указать, что всю информацию работодатель собирает и хранит для трудоустройства и дальнейшего контроля за качеством выполняемой сотрудником работы (или сделать отдельный раздел «Использование персональных данных», где указать цели использования личной информации). Также можно указать сроки хранения документов

Передача персональных данных

Порядок передачи персональных данных внутри (это актуально для организаций), сторонним лицам, государственным ведомствам. Здесь перечисляются требования, которые должен соблюдать работодатель при передаче данных. В частности, нельзя сообщать сведения без письменного согласия сотрудника. Исключение – случаи, предусмотренные законодательством (представление сведений о доходах в налоговую, отчет в фонды)

Доступ к персональным данным

Оговаривается круг лиц, имеющих доступ к персональным данным (внутренний и внешний). Перечислить сотрудников, имеющих доступ к персональным данным (индивидуальный предприниматель, бухгалтер, сам работник). Достаточно назвать должности, а конкретных лиц утвердить отдельным приказом, указав, к каким именно сведениям тот или иной работник имеет право доступа. Далее следует назвать лиц внешнего доступа, то есть, кому могут быть предоставлены сведения: государственные и негосударственные функциональные структуры (налоговые инспекции, фонды, правоохранительные органы, страховые агентства, подразделения муниципальных органов управления и др.), другие организации (в случае запроса о работающем или уволенном сотруднике, сведения предоставляются с письменного согласия работника; можно еще указать необходимость письменного запроса от организации), родственники и члены семьи (сведения могут быть предоставлены родственникам или членам семьи только с письменного разрешения самого работника)

Защита персональных данных

Основные действия работодателя для обеспечения защиты и сохранности сведений: лица, осуществляющие оформление, ведение, хранение информации (только ИП, ИП и бухгалтер, сотрудники отдела кадров); форма хранения (в запирающихся шкафах (сейфах), обеспечивающих защиту от несанкционированного доступа); хранение сведений в электронном виде (персональные компьютеры, защищенные паролем доступа); лица, которые вправе отвечать на письменные запросы о предоставлении информации (только лица, осуществляющие оформление и хранение, либо лица, имеющие доступ в пределах предоставленных полномочий); возможность передачи информации по телефону, факсу, электронной почте (обязательно письменное согласие работника)

Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональной информации

Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами (ст. 90 ТК РФ)

Согласие работника

Обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных, то есть физлица (подп. 1 п. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ). Но существуют случаи, когда согласие не нужно, в частности, когда обработка осуществляется для выполнения обязанностей, возложенных на оператора (работодателя) законодательством (подп. 2 п. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ). Коммерсант как работодатель обрабатывает персональные данные сотрудника для выполнения своих обязанностей, как стороны трудового договора, а именно составление отчетности, представление сведений о доходах, удержание и перечисление налога, то есть выполняет требования закона. Тем не менее, многие работодатели перестраховываются и запрашивают согласие у всех сотрудников, поскольку формулировки Закона № 152-ФЗ нечеткие, а в Трудовом кодексе эта ситуация не оговаривается.

Кроме того, если предполагается какое-либо иное использование персональных данных, выходящее за рамки Трудового кодекса, скажем, размещение информации о сотруднике на стенде или интернет-сайте, использование фамилии сотрудника в его электронном адресе, оформление визитных карточек сотруднику, то согласие лучше получить. Отметим: в согласии работника обязательно должны указываться ФИО и адрес сотрудника и предпринимателя, реквизиты паспорта работника, цель обработки данных (кадровый учет, отчетность); перечень данных, на обработку которых дается согласие; перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие; срок действия согласия, способ отзыва, подпись работника (ст. 9 Закона № 152-ФЗ).

Нужно ли согласие работника, если коммерсант самостоятельно не составляет отчетность, а привлекает сторонних специалистов? Однозначного ответа на данный вопрос нет, разъяснений ведомств тоже. Отдельные налоговые представители требуют предоставить согласие каждого сотрудника и даже предлагают собственный бланк заявления. Конечно, документ лишним не будет и обезопасит от возможных претензий контролеров. Поэтому, если работников немного, согласие лучше получить от каждого. В этом случае в заявлении помимо прочего указывается лицо (нанимаемый специалист, фирма), кому будут предоставляться персональные данные. С другой стороны налоговый агент становится представителем работодателя и, представляя отчетность, действует от его имени, то есть в рамках трудового законодательства. Что касается сохранности сведений, в договоре с привлекаемыми специалистами всегда присутствует пункт о конфиденциальности. Условие о неразглашении сведений можно предусмотреть в трудовых договорах с сотрудниками, которые будут иметь доступ к персональным данным.

Согласие работника на обработку персональных данных

ИП Смирнову А. С.

Заявление на обработку персональных данных

Я, Киселева Елена Николаевна

зарегистрированный (ая) по адресу:__г. Москва, ул. Смольная, д. 7, кв. 15

паспорт серия _45 04_ № _123456_, выдан _ОВД «Левобережный» г. Москвы 15.04.2002

даю согласие __ Индивидуальному предпринимателю Смирнову Антону Сергеевичу

адрес: ___г. Москва ул. Полярная, д. 25, кв. 75

на автоматизированную, а также без использования средств автоматизации обработку следующих персональных данных: ФИО, паспортные данные, дата рождения, должность, адрес регистрации, ИНН, номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования_______________

в целях соблюдения законодательства, обеспечения личной безопасности, контроля выполняемой работы, обеспечения сохранности имущества.

Перечень действий с персональными данными:

— формирования кадровых документов и выполнения требований Трудового кодекса;

— начисления заработной платы, исчисления и уплаты предусмотренных законодательством налогов, сборов и взносов на обязательное социальное страхование;

— представления установленной законодательством отчетности в отношении физических лиц, в том числе сведений персонифицированного учета в Пенсионный фонд РФ;

— размещения моих фотографий, фамилии, имени, отчества на интернет-сайте.

Данное согласие действительно с __ 1 декабря 2011 года до даты расторжения трудового договора

Согласие может быть полностью или частично отозвано субъектом персональных данных на основании его заявления

Дата заполнения 1 декабря 2011 года

Статья 85. Понятие персональных данных работника. Обработка персональных данных работника

Статья 85. Понятие персональных данных работника. Обработка персональных данных работника

1. Понятие персональных данных работника, предлагаемое законодателем, носит общий характер.

Конкретное содержание персональных данных определяется ст. 3 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных»*(84), согласно которой персональные данные — любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация.

Федеральным законом от 29 декабря 2010 г. N 437-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О некоммерческих организациях» и отдельные законодательные акты Российской Федерации»*(85) ТК дополнен ст. 349.1, посвященной особенностям регулирования работников государственных корпораций, государственных компаний. На основании п. 1 ч. 1 ст. 349.1 ТК работник государственной корпорации или государственной компании в случаях и порядке, которые установлены Правительством РФ, представляет не только сведения о своих доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, но также о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера его супруга (супруги) и несовершеннолетних детей.

Таким образом, в некоторых случаях работодатель обязан располагать информацией не только о работнике, но и о персональных данных его супруга (супруги), несовершеннолетних детей.

2. Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. N 188 сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральным законом случаях, включены в Перечень сведений конфиденциального характера*(86).

Требование конфиденциальности персональных данных раскрывается в Федеральном законе «О персональных данных». Согласно п. 10 ст. 3 этого Закона конфиденциальность персональных данных — обязательное для соблюдения оператором или иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не допускать их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания. В трудовых отношениях в качестве оператора выступает работодатель. Статья 7 вышеуказанного Федерального закона возлагает на оператора и третьих лиц, получающих доступ к персональным данным, обязанность обеспечивать их конфиденциальность, за исключением случая обезличивания персональных данных и в отношении общедоступных персональных данных.

3. Статья 65 ТК перечисляет документы, предъявляемые при заключении трудового договора, и устанавливает, что предъявление дополнительных документов с учетом специфики работы может предусматриваться ТК, федеральными законами, указами Президента РФ, постановлениями Правительства РФ.

4. Применительно к отдельным категориям работников информация о персональных данных является более емкой (расширяется).

Лицо допускается к педагогической деятельности, если работодатель располагает сведениями о том, что оно (ст. 331 ТК):

— не лишено права заниматься педагогической деятельностью в соответствии с вступившим в законную силу приговора суда;

— не имеет и не имело судимости, не подвергается или не подвергалось уголовному преследованию (за исключением уголовного преследования, прекращенного в отношении лица по реабилитирующим основаниям) за преступления против жизни и здоровья, свободы, чести и достоинства личности (за исключением незаконного помещения в психиатрический стационар, клеветы и оскорбления), половой неприкосновенности и половой свободы личности, против семьи и несовершеннолетних, здоровья населения и общественной нравственности, а также против общественной безопасности;

— не имеет неснятую или непогашенную судимость за умышленные тяжкие и особо тяжкие преступления;

-не признано недееспособным;

— не имеет заболеваний, предусмотренных перечнем, утверждаемым федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в области здравоохранения.

5. Информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями, определяется рядом законов, например:

1) Законом РФ от 11 марта 1992 г. N 2487-I «О частной детективной и охранной деятельности в Российской Федерации»*(87), где указано, что на приобретение правового статуса частного охранника не вправе претендовать лица (ст. 11.1):

а) имеющие заболевания, которые препятствуют исполнению ими обязанностей частного охранника (см. Перечень заболеваний, препятствующих исполнению обязанностей частного охранника, утвержденный постановлением Правительства РФ от 19 мая 2007 г. N 300*(88));

б) имеющие судимость за совершение умышленного преступления;

в) не прошедшие профессиональной подготовки для работы в качестве охранника;

г) у которых удостоверение частного охранника было аннулировано по основаниям неоднократного привлечения в течение года частного охранника к административной ответственности за совершение административных правонарушений, посягающих на институты государственной власти, административных правонарушений против порядка управления и административных правонарушений, посягающих на общественный порядок и общественную безопасность;

2) Воздушным кодексом РФ (ст. 52), установившим, что на должности авиационного персонала не принимаются лица, имеющие непогашенную или неснятую судимость за совершение умышленного преступления. На работу в службы авиационной безопасности не принимаются лица:

а) имеющие непогашенную или неснятую судимость за совершение умышленного преступления;

б) состоящие на учете в учреждениях органов здравоохранения по поводу психического заболевания, алкоголизма или наркомании;

в) в отношении которых по результатам проверки, проведенной в соответствии с Законом РФ от 18 апреля 1991 г. N 1026-I «О милиции»*(89), имеется заключение органов внутренних дел о невозможности допуска этих лиц к осуществлению деятельности, связанной с объектами, представляющими повышенную опасность для жизни или здоровья человека, а также для окружающей среды;

3) Федеральным законом от 14 апреля 1999 г. N 77-ФЗ «О ведомственной охране»*(90) (ст. 7), в котором установлено, что гражданин не может быть принят на работу в ведомственную охрану в случаях:

а) наличия у него неснятой или непогашенной судимости;

б) наличия подтвержденного заключением медицинской организации заболевания, препятствующего исполнению им должностных обязанностей;

в) лишения его права занимать должности на государственной службе, в органах местного самоуправления либо заниматься охранной деятельностью приговором суда, вступившим в законную силу.

В отдельных случаях персональные данные, которыми должен располагать работодатель, определяются подзаконными нормативными актами. Так, постановлением Правительства РФ от 6 августа 1998 г. N 892 утверждены Правила допуска лиц к работе с наркотическими средствами и психотропными веществами, а также к деятельности, связанной с оборотом прекурсоров наркотических средств и психотропных веществ*(91), согласно которым к работе с наркотическими средствами и психотропными веществами, а также к деятельности, связанной с оборотом прекурсоров, не допускаются лица (п. 4 Правил):

а) имеющие непогашенную или неснятую судимость за преступление средней тяжести, тяжкое и особо тяжкое преступление или преступление, связанное с незаконным оборотом наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров либо с незаконным культивированием наркосодержащих растений, в том числе совершенное за пределами Российской Федерации;

б) больные наркоманией, токсикоманией и хроническим алкоголизмом.

В целях обеспечения реализации права граждан на предоставление информации о наличии или отсутствии у них судимости приказом МВД России от 1 ноября 2001 г. N 965 утверждена Инструкция о порядке предоставления гражданам справок о наличии (отсутствии) у них судимости*(92).

6. К персональным данным на основании ст. 9 Федерального закона от 25 июля 1998 г. N 128-ФЗ «О государственной дактилоскопической регистрации в Российской Федерации»*(93) относится информация о прохождении обязательной государственной дактилоскопической регистрации, которой подлежат:

1) граждане РФ, призываемые на военную службу;

3) граждане России, проходящие службу в:

а) органах внутренних дел;

б) органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ;

в) органах государственной налоговой службы;

г) органах по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий;

д) органах и подразделениях службы судебных приставов;

е) таможенных органах;

ж) органах государственной охраны;

з) учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы;

и) Государственной противопожарной службе;

к) федеральном органе исполнительной власти, уполномоченном на осуществление функций по контролю и надзору в сфере миграции, и его территориальных органах, организациях, подразделениях;

л) с 1 января 2013 г. — в федеральном органе исполнительной власти, реализующем государственную политику в сфере миграции и осуществляющем правоприменительные функции, функции по контролю, надзору и оказанию государственных услуг в сфере миграции, и его территориальных органах, организациях, подразделениях, в том числе зарубежных (ст. 3, 9 Федерального закона от 19 мая 2010 г. N 86-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» и отдельные законодательные акты Российской Федерации»*(94));

4) федеральные государственные гражданские служащие кадрового состава органов внешней разведки, а также не входящие в кадровый состав федеральные государственные гражданские служащие и работники органов внешней разведки;

5) федеральные государственные гражданские служащие и работники органов федеральной службы безопасности, а также граждане, поступающие на военную службу по контракту, федеральную государственную гражданскую службу или работу в органы федеральной службы безопасности;

6) спасатели профессиональных аварийно-спасательных служб и профессиональных аварийно-спасательных формирований Российской Федерации;

7) члены экипажей воздушных судов государственной, гражданской и экспериментальной авиации Российской Федерации.

Перечень должностей, на которых проходят службу граждане Российской Федерации, подлежащие обязательной государственной дактилоскопической регистрации, утвержден постановлением Правительства РФ от 6 апреля 1999 г. N 386*(95);

8) граждане, претендующие на получение удостоверения частного охранника;

9) граждане РФ, постоянно проживающие на территории РФ иностранные граждане и лица без гражданства, в отношении которых принято решение о выдаче удостоверения личности моряка и др.

С 1 января 2013 г. обязательной государственной дактилоскопической регистрации будут подлежать:

— иностранные граждане и лица без гражданства, в отношении которых принято решение о выдаче разрешений на работу либо патентов, предоставляющих право на осуществление трудовой деятельности в Российской Федерации;

— иностранные граждане и лица без гражданства, осуществляющие трудовую деятельность в Российской Федерации в нарушение законодательства РФ;

— иностранные граждане и лица без гражданства, обратившиеся в территориальные органы федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на осуществление функций по контролю и надзору в сфере миграции, с заявлением о получении дубликата разрешения на работу, миграционной карты, визы, разрешения на временное проживание, вида на жительство или отрывной части бланка уведомления о прибытии взамен утраченных или испорченных (ст. 3, 9 Федерального закона «О внесении изменений в Федеральный закон «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» и отдельные законодательные акты Российской Федерации»).

7. К персональным данным относится также:

— медицинские заключения о необходимости перевода работника на другую работу (ст. 73 ТК), перевода на другую работу беременных женщин и женщин, имеющих детей до полутора лет (ст. 254 ТК);

— медицинские заключения как предшествующее приему на работу, так и периодические, представляемые в процессе трудовой деятельности в отношении работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (в том числе на подземных работах), а также на работах, связанных с движением транспорта и др. (ст. 213 ТК);

— медицинские заключения, предшествующие заключению трудового договора со спортсменами (ст. 348.3 ТК);

— медицинские заключения о необходимости ухода за больным членом семьи в связи с установлением неполного рабочего времени (ст. 93 ТК);

— информация о наличии у работника двух и более иждивенцев, когда решается вопрос о преимущественном праве оставления на работе (ст. 179 ТК) и др.

8. Персональные данные работника, подлежащие обработке, получают отражение в Унифицированных формах первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1, к числу которых отнесены:

1) по учету кадров:

— N Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»;

— N Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу»;

— N Т-2 «Личная карточка работника»;

— N Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего»;

— N Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника»;

— N Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»;

— N Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»;

— N Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»;

— N Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»;

— N Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»;

— N Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»;

— N Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;

— N Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»;

— N Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»;

— N Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»;

— N Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников»;

2) по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

— N Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»;

— N Т-13 «Табель учета рабочего времени;

— N Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей»;

— N Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»;

— N Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»;

— N Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 утверждены указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

9. Статьей 42 Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации» предусмотрено ведение личного дела гражданского служащего, в которое вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа.

Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. N 609 утверждено Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела*(96). В п. 16 этого Положения перечисляются документы, которые должны быть приобщены к личному делу гражданского служащего.

При переводе гражданского служащего на должность гражданской службы в другом государственном органе его личное дело передается в государственный орган по новому месту замещения должности гражданской службы (п. 21 названного Положения).

При назначении гражданского служащего на государственную должность Российской Федерации или государственную должность субъекта Российской Федерации его личное дело передается в государственный орган по месту замещения государственной должности Российской Федерации или государственной должности субъекта Российской Федерации (п. 22 названного Положения).

Личные дела уволенных гражданских служащих (за исключением указанных выше), хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, после чего передаются в архив. Если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой государственного органа, поступит на гражданскую службу вновь, его личное дело подлежит передаче указанной кадровой службой в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы (п. 23 названного Положения).

Статьей 30 Федерального закона от 2 марта 2007 г. N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»*(97) определено ведение личного дела муниципального служащего, к которому приобщаются документы, связанные с его поступлением на муниципальную службу, ее прохождением и увольнением с муниципальной службы. Такие личные дела хранятся в течение 10 лет.

При увольнении муниципального служащего его личное дело хранится в архиве органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования по последнему месту муниципальной службы. При ликвидации органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования, в которых муниципальный служащий замещал должность муниципальной службы, его личное дело передается на хранение в орган местного самоуправления, избирательную комиссию муниципального образования, которым переданы функции ликвидированных органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования или их правопреемникам.

Личное дело муниципального служащего ведется в порядке, установленном для ведения личного дела государственного гражданского служащего.

Трудовым законодательством не урегулирован вопрос о ведении личных дел работников. На практике работодатель ведет личные дела работников, включая в них всю информацию, касающуюся:

1) поступления на работу, а именно:

а) паспортные данные работника;

б) копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; копия документа воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

в) копия документа об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки);

г) анкетные данные, заполненные работником при поступлении на работу;

д) трудовой договор и др.;

2) трудовой деятельности и прекращения трудовых отношений:

а) копии приказов о приеме, переводах, увольнении, повышении заработной платы, премировании, поощрениях и взысканиях;

б) заявления, объяснительные и служебные записки работника;

в) документы о прохождении работником аттестации, собеседования, повышения квалификации;

г) иные документы, содержащие сведения о работнике.

10. Государственные и муниципальные органы создают, в пределах своих полномочий, информационные системы персональных данных. В целях обеспечения реализации прав субъектов этих данных в государственных или муниципальных информационных системах персональных данных может быть создан государственный регистр населения, правовой статус которого и порядок работы с которым устанавливаются федеральным законом (ст. 13 Федерального закона «О персональных данных»).

11. В некоторых случаях сведения о персональных данных работников объединяются и содержатся в электронной базе данных ведомственного характера на федеральном уровне.

Федеральное агентство морского и речного транспорта обеспечивает ведение электронной базы данных, содержащей сведения об удостоверениях личности моряка, выданных в Российской Федерации. Электронная база данных содержит информацию о каждом удостоверении личности моряка, выданном в Российской Федерации, об удостоверениях личности моряка, действие которых временно приостановлено, а также об изъятых удостоверениях личности моряка.

Информация, содержащаяся в указанной электронной базе данных, ограничивается лишь сведениями, необходимыми для проверки удостоверений личности моряка или статуса моряка, и включает в себя данные, перечень которых приведен в Приложении 2 к Конвенции МОТ N 185, пересматривающей Конвенцию 1958 года об удостоверениях личности моряков (2003 г.)*(98), при полном соблюдении права владельцев удостоверений на конфиденциальность своих персональных данных и удовлетворении всех требований защиты персональных данных, установленных Федеральным законом «О персональных данных» (см. постановление Правительства РФ от 18 августа 2008 г. N 628 «О Положении об удостоверении личности моряка, Положении о мореходной книжке, образце и описании бланка мореходной книжки»*(99)). Приказом Минтранса России от 17 мая 2010 г. N 113 утвержден Порядок ведения электронной базы данных, содержащей сведения о выданных удостоверениях личности моряка, и использования указанных сведений*(100).

12. Распоряжением Правительства РФ от 9 июня 2005 г. N 748-р одобрена Концепция создания системы персонального учета населения Российской Федерации*(101), согласно которой под ней понимается система взаимодействия органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций по обмену персональными данными о гражданах РФ, иностранных гражданах или лицах без гражданства, временно пребывающих и временно или постоянно проживающих в Российской Федерации, на основе современных информационных технологий в рамках обеспечения конституционных прав граждан, а также предоставления услуг населению в соответствии с законодательством РФ.

Концепция определяет роль и место системы персонального учета в структуре государственных информационных систем и ресурсов, цели, принципы, структуру, функции и основные этапы создания и развития системы персонального учета, а также источники финансирования.

13. Персональные данные работника подлежат обработке со стороны работодателя. Под такой обработкой согласно ст. 3 Федерального закона «О персональных данных» понимаются действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных.

Федеральный закон «О персональных данных» и ч. 2 комментируемой статьи не содержат исчерпывающего перечня способов обработки персональных данных работников.

Под распространением персональных данных понимаются действия, направленные на передачу персональных данных определенному кругу лиц (передача персональных данных) или на ознакомление с персональными данными неограниченного круга, в том числе обнародование персональных данных в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к персональным данным каким-либо иным способом (п. 4 ст. 3 Федерального закона «О персональных данных»).

Использование персональных данных — действия (операции) с персональными данными, совершаемые оператором в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или других лиц либо иным образом затрагивающих права и свободы субъекта персональных данных или других лиц (п. 5 ст. 3 Федерального закона «О персональных данных»).

Блокирование персональных данных означает временное прекращение сбора, систематизации, накопления, использования, распространения персональных данных, в том числе и их передачи (п. 6 ст. 3 Федерального закона «О персональных данных»).

Уничтожение персональных данных — это действия, в результате которых невозможно восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных или в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных (п. 7 ст. 3 Федерального закона «О персональных данных»).

Обезличивание персональных данных — это действия, в результате которых невозможно определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных (п. 8 ст. 3 Федерального закона «О персональных данных»).

Персональные данные либо представляются самими работниками, либо их получают из иных источников.

Хранение персональных данных должно обеспечиваться в порядке, исключающем их утрату или неправомерное использование.

14. Персональные данные работников, как в условиях ее ручной обработки, так и при использовании автоматизированных информационных систем и технологий могут стать в определенной мере открытыми и привести к ущемлению их прав и интересов, причинить материальный ущерб и моральный вред. В качестве гарантии защиты персональных данных законодателем устанавливаются принципы, лежащие в основе обработки персональных данных работника, положения о порядке их хранения и использования в организации, о передаче персональных данных, правах работника по их защите, об ответственности лиц за невыполнение требований норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника.

15. Положение об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утверждено постановлением Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. N 687*(102) (далее — Положение).

Обработка персональных данных, содержащихся в информационной системе персональных данных либо извлеченных из такой системы, считается осуществленной без использования средств автоматизации (неавтоматизированной), если такие действия с персональными данными, как использование, уточнение, распространение, уничтожение персональных данных в отношении каждого из субъектов персональных данных, осуществляются при непосредственном участии человека (п. 1 Положения).

Обработка персональных данных не может быть признана осуществляемой с использованием средств автоматизации только на том основании, что персональные данные содержатся в информационной системе персональных данных либо были извлечены из нее (п. 2 Положения).

Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности, путем фиксации их на отдельных материальных носителях персональных данных, в специальных разделах или на полях форм (бланков) (п. 4 Положения).

При фиксации персональных данных на материальных носителях не допускается фиксация на одном материальном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо несовместимы. Для обработки различных категорий персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, для каждой категории персональных данных должен использоваться отдельный материальный носитель (п. 5 Положения).

Лица, осуществляющие обработку персональных данных без использования средств автоматизации (в том числе сотрудники организации-оператора или лица, осуществляющие такую обработку по договору с оператором), должны быть проинформированы о факте обработки ими персональных данных, обработка которых осуществляется оператором без использования средств автоматизации, категориях обрабатываемых персональных данных, а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки, установленных нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов РФ, а также локальными правовыми актами организации (при их наличии) (п. 6 Положения).

При использовании типовых форм документов, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных, должны соблюдаться следующие условия:

1) типовая форма или связанные с ней документы (инструкция по ее заполнению, карточки, реестры и журналы) должны содержать сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, имя (наименование) и адрес оператора, фамилию, имя, отчество и адрес субъекта персональных данных, источник получения персональных данных, сроки обработки персональных данных, перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться в процессе их обработки, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;

2) типовая форма должна предусматривать поле, в котором субъект персональных данных может поставить отметку о своем согласии на обработку персональных данных, осуществляемую без использования средств автоматизации, — при необходимости получения письменного согласия на обработку персональных данных;

3) типовая форма должна быть составлена таким образом, чтобы каждый из субъектов персональных данных, содержащихся в документе, имел возможность ознакомиться со своими персональными данными, содержащимися в документе, не нарушая прав и законных интересов иных субъектов персональных данных;

4) типовая форма должна исключать объединение полей, предназначенных для внесения персональных данных, цели обработки которых заведомо несовместимы (п. 7 Положения).

При ведении журналов (реестров, книг), содержащих персональные данные, необходимые для однократного пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор, или в иных аналогичных целях, должны соблюдаться следующие условия:

1) необходимость ведения такого журнала (реестра, книги) должна быть предусмотрена актом оператора, содержащим сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, способы фиксации и состав информации, запрашиваемой у субъектов персональных данных, перечень лиц (поименно или по должностям), имеющих доступ к материальным носителям и ответственных за ведение и сохранность журнала (реестра, книги), сроки обработки персональных данных, а также сведения о порядке пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор, без подтверждения подлинности персональных данных, сообщенных субъектом персональных данных;

2) копирование содержащейся в таких журналах (реестрах, книгах) информации не допускается;

3) персональные данные каждого субъекта персональных данных могут заноситься в такой журнал (книгу, реестр) не более одного раза в каждом случае пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор (п. 8 Положения).

При несовместимости целей обработки персональных данных, зафиксированных на одном материальном носителе, если материальный носитель не позволяет осуществлять обработку персональных данных отдельно от других зафиксированных на том же носителе персональных данных, должны быть приняты меры по обеспечению раздельной обработки персональных данных, в частности:

1) при необходимости использования или распространения определенных персональных данных отдельно от находящихся на том же материальном носителе других персональных данных осуществляется копирование персональных данных, подлежащих распространению или использованию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, не подлежащих распространению и использованию, и используется (распространяется) копия персональных данных;

2) при необходимости уничтожения или блокирования части персональных данных уничтожается или блокируется материальный носитель с предварительным копированием сведений, не подлежащих уничтожению или блокированию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, подлежащих уничтожению или блокированию (п. 9 Положения).

Уничтожение или обезличивание части персональных данных, если это допускается материальным носителем, может производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание) (п. 10 Положения).

Указанные правила применяются также в случае, если необходимо обеспечить раздельную обработку зафиксированных на одном материальном носителе персональных данных и информации, не являющейся персональными данными.

Уточнение персональных данных при осуществлении их обработки без использования средств автоматизации производится путем обновления или изменения данных на материальном носителе, а если это не допускается техническими особенностями материального носителя, — путем фиксации на том же материальном носителе сведений о вносимых в них изменениях либо путем изготовления нового материального носителя с уточненными персональными данными (п. 12 Положения).